4 manieren om een ​​LuckyTemplates-rapport te delen: het is eenvoudig

Heb je ooit op een schat aan inzichten gezeten, allemaal netjes verpakt in een LuckyTemplates-rapport, maar je hoofd krabben over hoe je het met je team kunt delen? Maak je geen zorgen, je bent niet de enige! Zelfs de meest doorgewinterde databeheerders kunnen soms verstrikt raken in de details.

Als u een LuckyTemplates-rapport wilt delen, moet u het eerst publiceren naar de LuckyTemplates-service vanuit LuckyTemplates Desktop. Eenmaal gepubliceerd, navigeert u naar het rapport in uw werkruimte en selecteert u vervolgens de knop 'Delen' boven aan het scherm. Voer in het deelvenster de e-mailadressen in van de mensen met wie u wilt delen en druk vervolgens nogmaals op de knop "Delen". Voila! Je rapport is onderweg.

Met de kennis uit dit artikel kunt u vol vertrouwen uw LuckyTemplates-rapporten delen en een cultuur van gegevensgestuurde samenwerking binnen uw organisatie bevorderen. U leert over verschillende methoden om een ​​LuckyTemplates-rapport te delen en de voordelen van elke aanpak.

Laten we beginnen!

Inhoudsopgave

• 4 beste manieren om een ​​LuckyTemplates-rapport te delen
  • 1. Gebruik een LuckyTemplates App-werkruimte
  • 2. Publiceer uw LuckyTemplates-rapport op internet
  • 3. Sluit uw LuckyTemplates-rapport in SharePoint in
  • 4. Exporteer uw LuckyTemplates-rapport naar bestandsindelingen
• LuckyTemplates-rapporten delen met externe gebruikers
• Rapportmachtigingen instellen in LuckyTemplates
  • Toegang voor kijkers, bijdragers of leden toewijzen aan LuckyTemplates-rapporten
• Gegevensbeveiliging configureren in LuckyTemplates
  • 1. Beheer gegevenssetmachtigingen
  • 2. Beperk de toegang op basis van rollen
  • 3. Wijs rollen toe aan gebruikers of groepen
• Gedeelde rapporten bewaken en controleren in LuckyTemplates
• Best practices voor het oplossen van problemen bij het delen in LuckyTemplates
  • Best practices voor het delen van LuckyTemplates-rapporten
• Laatste gedachten

4 beste manieren om een ​​LuckyTemplates-rapport te delen

LuckyTemplates biedt verschillende deelopties om samen te werken en rapporten te verspreiden met interne gebruikers. Hier zijn enkele van de belangrijkste beschikbare opties voor delen:

1. Gebruik een LuckyTemplates App-werkruimte

App-werkruimten bieden een samenwerkingsomgeving waarin u LuckyTemplates-rapporten en -dashboards kunt maken, bewerken en delen met een groep mensen.

Hieronder staan ​​de stappen om een ​​rapport met uw team te delen:

1. Maak een nieuwe app-werkruimte op LuckyTemplates Desktop of selecteer een bestaande.

2. Voeg de gewenste leden toe aan de werkruimte met de juiste machtigingen.

3. Nu hebben uw teamleden toegang tot dezelfde gegevens binnen de werkruimte.

   

Deze manier van delen is ideaal voor teams die moeten samenwerken aan het ontwikkelen van rapporten en dashboards. Sommige functies kunnen echter beperkt zijn zonder een LuckyTemplates Pro-licentie.

2. Publiceer uw LuckyTemplates-rapport op internet

Met Publiceren op internet kunt u LuckyTemplates-rapporten delen via een openbare URL die voor iedereen toegankelijk is. Om deze optie te gebruiken:

1. Open uw rapport in de LuckyTemplates-service.

2. Selecteer de optie 'Delen'.

3. Kies 'Publiceren naar web' en genereer een URL.

Houd er rekening mee dat deze methode uw LuckyTemplates-rapport toegankelijk maakt voor iedereen op internet, dus wees voorzichtig als u deze optie gebruikt om gevoelige informatie te delen.

3. Sluit uw LuckyTemplates-rapport in SharePoint in

Als u SharePoint Online gebruikt , kunt u eenvoudig LuckyTemplates-rapporten insluiten in uw SharePoint-pagina's. Om dit te doen:

1. Bewerk een SharePoint-pagina en voeg het webonderdeel 'LuckyTemplates' toe.

2. Configureer het webonderdeel om uw rapport weer te geven door de URL van het rapport op te geven.

3. Sla uw wijzigingen op en publiceer de pagina.

Met deze methode kunt u uw LuckyTemplates-rapporten delen met gebruikers die toegang hebben tot de SharePoint-site.

4. Exporteer uw LuckyTemplates-rapport naar bestandsindelingen

Een andere manier om LuckyTemplates-rapporten te delen, is door ze te exporteren naar verschillende bestandsindelingen, zoals PDF, PowerPoint of CSV. Een rapport exporteren:

1. Open uw rapport in de LuckyTemplates-service of LuckyTemplates Desktop.

2. Selecteer de optie 'Exporteren' of 'Opslaan als' in het menu.

3. Kies het bestandsformaat en sla het rapport op de gewenste locatie op.

Eenmaal geëxporteerd, kunt u het bestand met anderen delen via e-mail of andere services voor het delen van bestanden. Deze optie is handig wanneer u gebruikers een statische momentopname van uw rapport moet bieden zonder ze toegang te geven tot de interactieve versie in de LuckyTemplates-service.

Laten we vervolgens eens kijken hoe u uw LuckyTemplates-rapporten kunt delen met gebruikers buiten uw organisatie.

LuckyTemplates-rapporten delen met externe gebruikers

Wanneer u een LuckyTemplates-rapport moet delen met externe gebruikers, zijn er verschillende benaderingen die u kunt volgen:

1. Gastgebruikers uitnodigen met Azure AD B2B : om gastgebruikers uit te nodigen met Azure AD B2B , moet u de inhoud distribueren naar externe gastgebruikers via de oplossing voor extern delen van Microsoft. Voor deze methode moet de externe gebruiker een LuckyTemplates Pro-licentie hebben.

2. LuckyTemplates Premium gebruiken : met LuckyTemplates Premium kunt u LuckyTemplates-rapporten publiceren en zowel intern als extern delen zonder dat voor elke individuele gebruiker een LuckyTemplates Pro-licentie vereist is. Dit is een uitstekende optie als uw organisatie een groot aantal gebruikers heeft die toegang nodig hebben tot gedeelde rapporten.

3. Delen via een sjabloon-app op Microsoft AppSource : Door een LuckyTemplates-sjabloon-app te maken , kunt u uw rapporten en dashboards distribueren naar externe LuckyTemplates-gebruikers via Microsoft AppSource . Met deze methode kunt u content bundelen die eenvoudig gedeeld kan worden met gebruikers buiten uw organisatie.

4. Insluiten in beveiligde portalen of openbare websites : u kunt LuckyTemplates-rapporten insluiten in beveiligde portalen of openbare websites. Door deze methode te gebruiken, kunnen externe gebruikers uw rapporten bekijken zonder dat ze een LuckyTemplates-klant hoeven te zijn. Wees echter voorzichtig bij het delen van gevoelige gegevens, aangezien het insluiten van rapporten in openbare websites uw gegevensbeveiliging in gevaar kan brengen.

Nu we de opties voor delen in LuckyTemplates hebben behandeld, leggen we in het volgende gedeelte uit hoe u rapportmachtigingen instelt in LuckyTemplates.

Rapportmachtigingen instellen in LuckyTemplates

Het instellen van rapportmachtigingen in LuckyTemplates is essentieel voor het handhaven van gegevensbeveiliging, vertrouwelijkheid, privacy, samenwerking, naleving en governance.

Het helpt ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie terwijl de controle over de toegankelijkheid en integriteit van het rapport behouden blijft, dus laten we eens kijken hoe u machtigingen kunt instellen!

Toegang voor kijkers, bijdragers of leden toewijzen aan LuckyTemplates-rapporten

Als u een LuckyTemplates-rapport met anderen wilt delen, moet u de juiste toegangsniveaus toewijzen, afhankelijk van hun vereiste niveau van interactie met het rapport.

Er zijn drie hoofdrollen om uit te kiezen:

• Kijker – Kan het rapport bekijken, maar kan er geen wijzigingen in aanbrengen.

• Bijdrager : kan het rapport bekijken en wijzigen, maar kan geen machtigingen beheren.

• Lid : kan machtigingen voor het rapport bekijken, wijzigen en beheren.

Volg deze stappen om toegangsniveaus toe te wijzen:

1. Selecteer het pictogram Delen op een LuckyTemplates-dashboard, rapport of app.

2. Voer in het deelvenster de e-mailadressen in van de gebruikers aan wie u toegang wilt verlenen.

3. Selecteer het gewenste toegangsniveau (Kijker, Bijdrager of Lid) voor elke gebruiker.

4. Klik op de knop Delen om de toewijzing van het toegangsniveau te bevestigen.

En dat is het! Nu we hebben besproken hoe machtigingen kunnen worden toegewezen, gaan we in het volgende gedeelte in op gegevensbeveiliging in LuckyTemplates.

Gegevensbeveiliging configureren in LuckyTemplates

Wanneer u een LuckyTemplates-rapport met anderen deelt, moet u ook een goede gegevensbeveiliging instellen om ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Hier is hoe het te doen:

1. Beheer gegevenssetmachtigingen

Navigeer in de LuckyTemplates-service naar de gegevensset waarvoor u machtigingen wilt beheren. Klik op het menu Meer opties (...) en selecteer Machtigingen beheren.

2. Beperk de toegang op basis van rollen

Definieer rollen met specifieke toegangsniveaus tot de dataset. Dit kunnen rollen zijn zoals Sales Manager en HR Manager, met verschillende vereisten voor gegevenstoegang. Een rol maken:

1. Open de gegevensset in LuckyTemplates Desktop .

2. Klik op het tabblad Modellering en klik vervolgens op Rollen beheren.

3. Maak een nieuwe rol aan, voer de rolnaam in en definieer beperkingen voor gegevenstoegang met behulp van DAX-expressies.

4. Publiceer de gegevensset naar de LuckyTemplates-service.

3. Wijs rollen toe aan gebruikers of groepen

Ga in de LuckyTemplates-service naar de dataset waarvoor u machtigingen wilt beheren. Klik op het menu Meer opties (...) en selecteer Beveiliging.

Voeg in het beveiligingsdialoogvenster gebruikers of groepen toe aan de juiste rollen.

Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat uw LuckyTemplates-rapport wordt gedeeld met de juiste mensen en dat de gegevens erin goed worden beveiligd.

Vervolgens gaan we in op het monitoren en controleren van gedeelde rapporten in LuckyTemplates

Gedeelde rapporten bewaken en controleren in LuckyTemplates

Het bewaken en controleren van gedeelde rapporten is cruciaal voor het handhaven van de gegevensbeveiliging en het begrijpen van het rapportgebruik onder uw bijdragers, dus laten we eens kijken hoe u dat effectief kunt doen met uw gedeelde LuckyTemplates-rapporten.

Zorg er allereerst voor dat u weet voor wie de gedeelde rapporten toegankelijk zijn. Wanneer u een rapport of dashboard deelt, noteer dan met welke personen of groepen het is gedeeld.

U kunt de machtigingen voor elk rapport controleren en beheren door op de drie puntjes naast het rapport te klikken, 'Machtigingen beheren' te selecteren en naar het tabblad 'Directe toegang' te gaan.

U kunt ook het rapportgebruik bijhouden. In LuckyTemplates kunt u rapporten met gebruiksstatistieken maken om weergaven en interacties met uw gedeelde rapporten te controleren.

Om toegang te krijgen tot een rapport met gebruiksstatistieken, selecteert u eenvoudig de weglatingstekens naast het rapport en klikt u op 'Gebruiksstatistieken'. Dit geeft u inzicht in hoe vaak uw gedeelde rapport wordt bekeken, het aantal unieke kijkers en meer.

Om activiteiten voor het delen van rapporten te controleren, kunt u de LuckyTemplates-controlelogboeken gebruiken. De auditlogboeken bieden gedetailleerde informatie over het delen van gebeurtenissen, inclusief de betrokken gebruikers, de tijd en de specifieke actie die is ondernomen.

Om toegang te krijgen tot controlelogboeken, hebt u de juiste machtigingen nodig, zoals een globale Office 365-beheerder of een LuckyTemplates-servicebeheerder.

Als u over deze machtigingen beschikt, navigeert u naar het Microsoft 365-beheercentrum en opent u het gedeelte 'Beveiliging en naleving'. Van daaruit kunt u de optie "Audit log search" zoeken om te beginnen met het analyseren van uw LuckyTemplates-deelactiviteiten.

Vergeet niet dat het in de gaten houden van activiteiten en gebruik van gedeelde rapporten helpt bij het waarborgen van gegevensbeveiliging en u in staat stelt het deelproces te optimaliseren.

In het volgende gedeelte gaan we in op best practices voor het oplossen van problemen bij het delen van rapporten in LuckyTemplates.

Best practices voor het oplossen van problemen bij het delen in LuckyTemplates

U kunt problemen of obstakels tegenkomen bij het delen van een LuckyTemplates-rapport. In dit gedeelte bekijken we algemene tips voor het oplossen van problemen en best practices voor het effectief delen van LuckyTemplates-rapporten.

Als u problemen ondervindt bij het delen van een dashboard of rapport, zorg er dan voor dat u over de benodigde machtigingen beschikt. U kunt machtigingen beheren door naar het tabblad "Alles" of "Datasets + gegevensstromen" in uw inhoudslijst te gaan.

Selecteer Meer opties (...) naast een gegevensset en kies vervolgens 'Machtigingen beheren'. Voer de volledige e-mailadressen in van personen, distributiegroepen of beveiligingsgroepen die u wilt toevoegen. Houd er rekening mee dat u geen dashboards of rapporten kunt delen met dynamische distributielijsten.

Best practices voor het delen van LuckyTemplates-rapporten

Houd bij het delen van LuckyTemplates-rapporten met collega's en anderen rekening met de volgende best practices:

• Houd uw rapporten overzichtelijk en goed gestructureerd om het voor anderen gemakkelijker te maken uw gegevens te begrijpen.

• Gebruik beschrijvende namen voor uw rapporten en dashboards om gebruikers te helpen de informatie die ze nodig hebben te vinden en te begrijpen.

• Werk uw rapporten regelmatig bij om ervoor te zorgen dat ze de meest actuele informatie bevatten en stel gebruikers op de hoogte wanneer er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

• Maak gebruik van de beschikbare samenwerkingsfuncties om de deelervaring te verbeteren

• Begin gesprekken door opmerkingen toe te voegen aan LuckyTemplates-dashboards, rapporten of specifieke visuals op een rapport of dashboard. Dit kan de discussie en samenwerking binnen uw team vergemakkelijken.

• Profiteer van mobiele apps om uw rapporten onderweg te bekijken, te annoteren of te delen.

• Overweeg voor geavanceerde integratie LuckyTemplates-rapporten in te sluiten in beveiligde portals of openbare websites om een ​​breder publiek te bereiken.

Door deze tips en praktische tips voor het oplossen van problemen te volgen, kunt u uw LuckyTemplates-rapporten effectief delen en de samenwerking binnen uw organisatie bevorderen.

Laatste gedachten

Het delen van een LuckyTemplates-rapport is een eenvoudig proces dat uit een paar eenvoudige stappen bestaat. Door de hierboven genoemde stappen te volgen, kunt u snel en gemakkelijk een rapport delen met interne en externe gebruikers, en hen waar nodig weergave- of bewerkingsrechten verlenen.

Geen data-inzichten meer verborgen in uw werkruimte, geen teamleden meer in het ongewisse. Met deze eenvoudige stappen bent u nu goed uitgerust om uw LuckyTemplates-rapporten wijd en zijd te delen, wat bijdraagt ​​aan een beter geïnformeerde, gegevensgestuurde cultuur in uw organisatie.

Maar vergeet niet dat het deelproces slechts de laatste hand is. De echte magie ligt in het creëren van inzichtelijke, impactvolle LuckyTemplates-rapporten die echt een verschil kunnen maken .

Dus blijf die cijfers kraken, blijf die lastige vragen stellen, en vooral, blijf je bevindingen delen. Want in de wereld van data is delen inderdaad zorgzaam!

Als je meer wilt weten over hoe LuckyTemplates werkt, bekijk dan de onderstaande video: