Common Data Service voor bedrijfsprocesstromen

Voordat we een bedrijfsprocesstroom instellen in Power Automate , moeten we eerst een CDS ( Common Data Service ) maken. In deze zelfstudie bespreken we vooral hoe u een CDS kunt maken voordat u een bedrijfsprocesstroom maakt. 

Een Common Data Service is de manier van Microsoft om alle gegevens die we hebben en die uit alle verschillende richtingen in een organisatie komen, te consolideren. 

Inhoudsopgave

• De voordelen van Common Data Service begrijpen
• Entiteiten in Common Data Service
• Een nieuwe CDS-omgeving maken
• Machtigingen en beveiligingsrollen instellen
• Conclusie

De voordelen van Common Data Service begrijpen

Als we bijvoorbeeld een winkel zijn, komen er gegevens binnen van ons POS- of kassasysteem, kassasysteem, HR-software, salarisadministratiesoftware en van onze leveranciers, zoals facturen. Die worden allemaal vastgelegd in verschillende software. 

CDS stelt ons in staat om ze allemaal op te nemen en ze allemaal op één plek te plaatsen. Zodra we al onze gegevens in een Common Data Service hebben, hebben we één plek om toegang te krijgen tot alle informatie. Bovendien kunnen alle apps die we moeten bouwen op basis van CDS worden gebouwd. Hiermee kunnen we met deze data een flow of applicaties bouwen.  

Bovendien kunnen we bepaalde bedrijfsregels toepassen rond Common Data Service. Een voorbeeld van een bedrijfsregel is wanneer we elke keer dat we POS-gegevens ontvangen, ervoor moeten zorgen dat deze volledig zijn. We moeten er dus voor zorgen dat het transacties van elke afzonderlijke kassa vastlegt. 

Het derde en laatste voordeel van het hebben van een Common Data Service met Microsoft is dat het veilig is en veel back-ups maakt. Dus als onze gegevens om de een of andere reden crashen, bevinden al onze gegevens zich nu in de CDS waarvan een back-up is gemaakt en die kunnen worden hersteld. 

Dat zijn de voordelen van CDS. Nogmaals, we moeten een CDS opzetten om bedrijfsprocesstromen te gebruiken.

Entiteiten in Common Data Service

We kunnen Common Data Service zien als een gegevenslaag tussen al onze verschillende gegevensbronnen in een organisatie en de apps die de gegevens gebruiken. Binnen die gegevenslaag bevinden zich wat we entiteiten noemden .

Entiteiten zijn verschillende tabellen die we in onze CDS- laag hebben. 

Laten we dat eens bekijken. Klik op de vervolgkeuzelijst Gegevens en klik op Entiteiten .  

Hierdoor wordt onze Power Apps- pagina geopend die de entiteiten bevat .

Elk van deze entiteiten is een tabel. Microsoft heeft al gemeenschappelijke entiteiten die het in bedrijven aantreft, vooraf geladen in onze gemeenschappelijke gegevensservicelaag. Daarom hebben we, ongeacht het type bedrijf dat we zijn, een tabel met contactgegevens, e-mailgegevens, enzovoort. 

In een andere zelfstudie gaan we een entiteit maken en vervolgens een bedrijfsproces eromheen laten stromen. Nogmaals, de hele reden waarom we dit doen, is om alle infrastructuren op te zetten die we nodig hebben om een ​​bedrijfsprocesstroom te creëren.

Een nieuwe CDS-omgeving maken

Een ander ding om te weten over CDS is het milieu. Op dit moment bevinden we ons in onze standaardomgeving. We kunnen het zien door naar de rechterbovenhoek van onze pagina te kijken. 

Helaas kunnen we geen entiteiten maken in onze standaardomgeving zonder toestemming van de organisatie. Laten we dus eerst een nieuwe omgeving bouwen om de benodigde machtigingen te hebben voor het maken van een entiteit.

Klik eerst op het instellingenpictogram rechtsboven op onze pagina.

Klik vervolgens op het Beheercentrum . 

Het zal ons doorverwijzen naar de pagina Omgevingen waar we een nieuwe omgeving kunnen maken en de lijst met gemaakte omgevingen kunnen bekijken.

Laten we nu een nieuwe omgeving maken door op + Nieuw te klikken . 

Laten we het Env1 noemen .

Laten we voor het Type Trial gebruiken . We willen er geen sandbox-omgeving van maken omdat we een database nodig hebben die we alleen kunnen krijgen door het Trial- type te gebruiken. 

We kunnen elke regio kiezen die we willen. Laten we het voor dit voorbeeld op de standaardwaarde laten staan, namelijk Azië . Het tekstvak Doel is optioneel, dus laten we het leeg laten.

Nogmaals, we hebben een database nodig, dus laten we dit op Ja zetten . 

Laten we dan op de knop Volgende klikken .

We hoeven in het volgende deel niets te veranderen, behalve de optie Voorbeeld-apps en gegevens implementeren op Ja te zetten . Dit is voor ons om een ​​voorbeeld van PowerApps-gegevens te hebben om door te nemen. 

Laten we op Opslaan klikken .

Het duurt weer een paar minuten om te laden. Als we klaar zijn, wordt de nieuwe omgeving die we hebben gemaakt vermeld op deze pagina Omgevingen en we zullen zien dat deze zich momenteel in een voorbereidingsfase bevindt. 

Nadat we ongeveer 5 tot 10 minuten hebben gewacht na het opslaan van onze omgeving, kunnen we op de knop Vernieuwen klikken .

Dan kunnen we zien dat de toestand van onze omgeving gereed is. 

Machtigingen en beveiligingsrollen instellen

Laten we nu machtigingen toevoegen. Klik eerst op Instellingen . 

Ga dan naar de Beveiligingsrollen .

Klik op de Omgevingsmaker .

Laten we daarna mensen toevoegen. 

Laten we onszelf toevoegen door het e-mailadres toe te voegen dat we hebben gebruikt om ons aan te melden. 

Klik vervolgens op de knop Toevoegen . 

We hebben Henry Legge (het account dat we momenteel gebruiken) toestemming gegeven om entiteiten te maken of te verwijderen en gegevens toe te voegen of te verwijderen. 

Als we dit nu in productie nemen, is het goed om dit soort beveiligingsrollen te hebben. Dit is voor ons om precies te weten wie wat kan doen en welke machtigingen ze hebben na het opzetten van de infrastructuur.

Nadat we een omgeving hebben gemaakt, kunnen we nu teruggaan naar onze pagina Power Apps- entiteiten en deze pagina vernieuwen, zodat we kunnen overschakelen naar onze nieuwe omgeving. 

Laten we rechtsboven op de pagina op de omgeving klikken en de omgeving selecteren die we eerder hebben gemaakt ( Env1 ).

We worden nu doorgestuurd naar onze nieuwe omgeving. Zoals we kunnen zien, is er een bericht dat dit over 29 dagen verloopt. Dat is prima, want dit is alleen voor een tutorial. Als u echter daadwerkelijke gegevens heeft die u wilt behouden, zorg er dan voor dat u deze binnen 29 dagen exporteert . 

Integratie van bedrijfsprocesstromen in Power Automate
Power Automate Stromen vanaf nul creëren
Microsoft Power Automate: workflowautomatisering

Conclusie

Kortom, we zijn in staat om een ​​Common Data Service te creëren die essentieel is bij het maken van bedrijfsprocesstromen. Nogmaals, met CDS hebben we één plek voor alle informatie die we nodig hebben bij het bouwen van applicaties. Eenvoudig gezegd is het een systeem voor het opslaan en ophalen van gegevens, zoals een database.

Het maakt onze informatie ook veilig vanwege de back-ups die automatisch worden gemaakt. Houd er rekening mee dat voordat we een CDS hebben, we een omgeving moeten opzetten waarin we entiteiten kunnen maken. Zoals vermeld, bespreken we hoe u entiteiten kunt maken in een afzonderlijke zelfstudie.

Al het beste,

Henry