Documentbibliotheek toevoegen in SharePoint

De documentbibliotheek biedt een locatie op onze SharePoint-site waar we onze bestanden veilig kunnen opslaan, maken, bijwerken en delen met andere gebruikers binnen onze organisatie. In deze zelfstudie bespreken we de twee manieren om een ​​nieuwe documentbibliotheek toe te voegen in SharePoint.

Een SharePoint-documentbibliotheek helpt ons om onze bestanden voor onze afdeling of organisatie eenvoudig te beheren. 

Standaard biedt het opzetten van een SharePoint-site ons een documentbibliotheek met de naam Documenten . We kunnen dit nu al gebruiken als opslag van onze bestanden. 

In dit voorbeeld hebben we een mappenhiërarchie in de Documenten om onze bestanden te ordenen. Het gebruik van de metadatafunctie van SharePoint kan ons echter helpen onze bestanden beter te ordenen in plaats van mappenstructuren te gebruiken. 

Zoals u kunt zien, hebben we mappen en bestanden voor uitgaven, offertes, video's, belangrijke lengtes, eten, auto's en nog veel meer. In plaats van slechts één documentbibliotheek te gebruiken en deze per map te groeperen, kunt u dit het beste doen door voor elk ervan een documentbibliotheek te maken.

De metadata voor deze bestanden verschillen ook onderling. Zo is het hebben van metadata voor de afdeling belangrijk voor de Onkostendossiers . Wat offertes betreft, zijn de metadata waar we mogelijk om geven het vermelde bedrag, de naam van de klant, het type taak, enzovoort. Dat is nog een reden waarom het handig is om verschillende documentbibliotheken voor deze verschillende soorten bestanden te hebben.

Laten we nu leren hoe we een nieuwe documentbibliotheek kunnen maken. Er zijn twee manieren om een ​​nieuwe documentbibliotheek te maken. 

Inhoudsopgave

• Een documentbibliotheek maken in SharePoint via site-inhoud
• Een documentbibliotheek maken via de startpagina
• Conclusie

Een documentbibliotheek maken in SharePoint via site-inhoud

De eerste methode is door naar de inhoud van de site te gaan . Daar kunnen we alle andere documentbibliotheken zien die we hebben. Sommige van deze documentbibliotheken, zoals de Formuliersjablonen , Sites-activa en Stijlbibliotheek , worden gebruikt voor backend-doeleinden. De sitepagina's wordt een paginabibliotheek genoemd waarin alle pagina's van onze site zijn opgeslagen. Voor dit voorbeeld hebben we slechts één pagina, namelijk de startpagina . 

Om een ​​nieuwe documentbibliotheek toe te voegen, klikt u gewoon op Nieuw en selecteert u vervolgens App . We kunnen ook de optie Documentbibliotheek kiezen . Er kan echter een moment komen waarop Microsoft een update heeft en de optie Documentbibliotheek mogelijk wordt verwijderd. Dus afgezien van die optie kunnen we ook een documentbibliotheek toevoegen door ze in plaats daarvan via de app toe te voegen .

Een documentbibliotheek maken via de startpagina

De tweede manier is door naar de startpagina te gaan . Klik op Nieuw en kies App .

Het brengt ons dan naar deze pagina met de naam Mijn apps . Hier kunnen we onze SharePoint-apps zien .

We kunnen ook naar de SharePoint Store gaan waar we kunnen zoeken naar alle beschikbare apps die we kunnen gebruiken. 

Voor dit voorbeeld willen we zoeken naar ingebouwde apps. We kunnen ze vinden door op de klassieke ervaringslink te klikken . 

Het zal ons dan omleiden naar deze pagina. Nogmaals, we hebben hier verschillende apps die we kunnen gebruiken op onze SharePoint-site. Wat we nodig hebben is de Document Library- app. Laten we er dus op klikken.

Daarna zal het ons om een ​​documentbibliotheeknaam vragen. Voor dit voorbeeld noemen we het Expenses . Klik vervolgens op de knop Maken .

Onze nieuwe documentbibliotheek met de naam Expenses wordt dan toegevoegd aan de lijst binnen de inhoud van onze site . Laten we erop klikken.

We kunnen nu onze onkostenbestanden uploaden naar deze documentbibliotheek.

Dan kunnen we nu onze metadata voor deze bestanden toevoegen. Voor dit voorbeeld hebben we de kolom voor de metagegevens van de afdeling toegevoegd .

MS SharePoint-weergaven | SharePoint-sjablonen maken en opslaan
voor documentbibliotheken
Metadatafiltering in SharePoint-bestanden

Conclusie

Kortom, we kunnen onze eigen documentbibliotheek maken. Nogmaals, er zijn twee manieren om een ​​nieuwe documentbibliotheek te maken. De eerste is door naar de startpagina te gaan , op Nieuw te klikken en vervolgens Documentbibliotheek of App te kiezen . De tweede gaat naar de inhoud van de site , klikt op Nieuw en kiest vervolgens Documentbibliotheek of App .

U kunt dan uw nieuwe documentbibliotheken bezoeken op de site-inhoud waar alle documentbibliotheken en paginabibliotheken worden vermeld. 

Al het beste,

Henry