Dynamisch filteren voor boekjaar in LuckyTemplates-rapporten

In deze zelfstudie bespreek ik hoe u informatie op basis van het boekjaar kunt weergeven in LuckyTemplates-rapporten. Deze analyse is echter een beetje ingewikkeld. Dit komt omdat het verschillende klanten heeft en elk van hen een ander boekjaar heeft. Je kunt de volledige video van deze tutorial onderaan deze blog bekijken.

Ik heb een voorbeeld verzonnen waarbij ik verschillende klanten kan selecteren. Als ik hier verschillende klanten selecteer, hebben ze allemaal verschillende boekjaren. Sommigen van hen zijn mogelijk tussen maart 2020 en februari 2021 of tussen juli 2020 en juni 2021 .

Ik kan niet alleen de kolom Boekjaar in de tabel Datum gebruiken om ze op boekjaar ( fiscaal jaar ) te filteren. Dus door door onze klanten te klikken, moeten we het fiscale jaar voor die specifieke klant dynamisch weergeven.

In dit voorbeeld heb ik de tabel Datum afgeslankt . Dit geeft dus gegevens per dag weer in plaats van per maand en jaar.

Inhoudsopgave

• Analyse van het gegevensmodel
• Een specifiek boekjaar filteren
• Dynamische financiële jaarfiltering
  • Startdatum Maatregel
  • Einddatum Maatregel
  • Bedrag per maatregel boekjaar
• Conclusie

Analyse van het gegevensmodel

Laten we nu eens kijken naar het gegevensmodel waarin ik dit specifieke scenario moet oplossen. Dit bevat klanten (Customer_List), datums (Dates) en onze klantgegevens ( Raw_Data ).

In dit voorbeeld heeft de tabel Raw_Data de kolommen Datum , Klant-ID en Bedrag .

In de tabel Customer_List kan ik een parameter instellen die de beginmaand van het boekjaar van de klant weergeeft. Deze tabel bevat de kolommen Klant-ID , Klanten en de FY Beginmaand- kolommen.

In de kolom FY Start Month kan ik een getal plaatsen als maatstaf voor wanneer het financiële jaar in een bepaalde maand begon. Daarom is Google in maart, Microsoft in juni en Salesforce in september.

Dit lijkt misschien alsof ik iets ingewikkelds moet doen, zoals het maken van meerdere datumtabellen of meerdere kolommen voor het boekjaar in één datumtabel. Maar ik ga een formule gebruiken met een eenvoudige opzet.

Een specifiek boekjaar filteren

Het belangrijkste om hier op te merken is dat ik in plaats van iets in de tabel Datums te doen , een nieuwe tabel heb gemaakt met de naam Boekjaren .

Ik heb deze tabel gemaakt omdat ik hier een waarde moet vastleggen op basis van een selectie .

De tabel met financiële jaren is vrij eenvoudig, omdat deze alleen de kolom Fiscaal jaar en Fin Yr bevat . Ik beschouw dit als de ondersteunende tafel .

Ik ga enkele van de selecties of metrieken in deze tabel gebruiken in een formule om een ​​dynamische berekening te maken.

Houd er rekening mee dat de snijmachine voor het boekjaar hier afkomstig is uit de tabel die ik heb gemaakt ( Boekjaren ). Het heeft geen relatie met het datamodel.

Standaard geeft de visualisatie Totaalbedrag per datum alles weer.

Aan de andere kant geeft de Bedragen per boekjaar per datum de resultaten weer op basis van de selecties van de slicers. In dit voorbeeld wordt voor Microsoft alleen het boekjaar 2020 ( FY20 ) weergegeven .

Dus, hoe kan ik die dynamische berekeningsresultaten van het boekjaar bereiken in de visualisatie Bedragen per boekjaar per datum ?

Dynamische financiële jaarfiltering

Om een ​​dynamisch resultaat van het boekjaar weer te geven, heb ik enkele berekeningen gemaakt waarbij ik de startdatum en einddatum dynamisch kan vinden wanneer ik selecties heb via de slicers Klanten en boekjaar .

Als ik dat kan vinden, kan ik dynamisch alle datums wissen die buiten die begin- en einddatum vallen . 

Houd er rekening mee dat als u iets kunt weglaten, het niet in uw visualisatie zal verschijnen .

Deze specifieke formule is een van de technieken om die berekening uit te voeren.

Voordat ik verder ga met de stapsgewijze bespreking van de formule, dupliceer ik eerst de visualisatie van het totale bedrag op datum en geef ik deze weer als een tabel. Ik heb hier ook de tabel Bedragen per boekjaar toegevoegd , zodat ik je gemakkelijk kan laten zien wat ik probeer te doen.

Vervolgens sorteer ik de kolom Datum hier en stel deze in op " Toon items zonder gegevens ".

Als ik in deze tabel naar beneden scrol, ziet u dat het eerste datapunt in deze specifieke maand voor het financiële jaar van Microsoft op 7 juni 2020 valt .

Nu zal ik de selectie in de slicer Klanten wijzigen in Salesforce .

Je ziet dan dat de data zijn gewijzigd. Opvallend is dat de FY-startdatum nu 1 september is, wat in dit specifieke voorbeeld de startdatum is van het boekjaar voor Salesforce .

Dus, hoe heb ik die begindatum- en einddatumberekeningen gemaakt ? 

Startdatum Maatregel

Laten we nu de startdatum ( FY Start Date ) meten.

In deze formule probeer ik de invoer voor de startdatum te vinden. Ik heb de functie gebruikt om het jaar ( FiscalYearSelected ) en de startmaand ( FinancialStartMonth ) te krijgen.

Wanneer ik een klant selecteer, heb ik een kolom met de beginmaand van het boekjaar ( kolom FY Start Month ) onder de tabel Customer_List . Eigenlijk leg ik die informatie hier alleen vast.

Onthoud dat ik in de ondersteunende tabel ( tabel Financiële jaren ) die ik heb gemaakt, een kolom had die het werkelijke jaar retourneerde ( kolom Fin Yr ). Ik kan dus gewoon een optie selecteren in de snijmachine voor het fiscale jaar .

Dan kan ik de waarde van dat jaar hier gemakkelijk vastleggen.

Daarna voer ik hier de FinancialStartMonth en FiscalYearSelected in de DATE- functie in. 

Ik weet dat de startdatum de eerste dag van de maand zal zijn. Ik kan er dus maar 1 neerzetten .

En dat geeft de startdatum van het geselecteerde boekjaar terug.

Einddatum Maatregel

Laten we nu eens kijken naar de FY End Date- meting.

Zoals u kunt zien, is het vergelijkbaar met de FY Start Date- meting. Het enige verschil is dat ik  FiscalYearSelected + 1 in de formule heb gebruikt. Hiermee, als het geselecteerde boekjaar ( FiscalYearSelected) 2020 is, dan is het jaar voor de FY End Date 2021 .

Hier ziet u dat dit niet echt de eerste datum van het volgende boekjaar is. In de daadwerkelijke berekening zou dit 31 augustus 2021 moeten zijn .

In de formule kunnen we ook de relationele operator gebruiken die kleiner is dan (<> . Als we kleiner gebruiken dan (<> , wordt het altijd een dag korter dan de fiscale einddatum . En dat is prima, want het resultaat is wordt de daadwerkelijke laatste datum .

Aangezien de einddatum van het fiscale jaar in dit specifieke voorbeeld 1 september 2021 is en we minder gebruiken dan (<> , is de feitelijke laatste datum 31 augustus .

Bedrag per maatregel boekjaar

Laten we dan de volgende formule analyseren, namelijk het bedrag per FY- maatstaf.

Dit is ook vrij gelijkaardig aan de vorige twee formules. In plaats van die reeksen formules echter op te splitsen, heb ik ze met behulp van variabelen in deze enkele formule gestopt.

Dit is het belangrijkste onderdeel van de formule.

Houd er rekening mee dat in dit specifieke voorbeeld het eerste gegevenspunt of de startdatum van Salesforce voor het financiële jaar 2020 4 september 2020 is .

Kort gezegd geeft dit deel van de formule aan dat als de datum ( 4 september 2020 voor dit voorbeeld) groter is dan of gelijk is aan de StartDate ( 1 september 2020 ), en ook kleiner is dan de EndDate ( 1 september 2021 ) , dan wordt het totale bedrag weergegeven . Zo niet, dan blijft het leeg.

In deze sectie wordt het totale bedrag berekend dat wordt weergegeven onder de FY-einddatum van dit model.

Vervolgens wordt het totale bedrag hier gefilterd met behulp van de functie. Daarom wordt alleen het totale bedrag weergegeven met de datum die binnen het bereik van de StartDate en EndDate ligt .

Met deze logica kan ik hier dynamisch het bedrag per boekjaar weergeven terwijl ik opties selecteer uit de snijmachines Klanten en Fiscaal jaar .

LuckyTemplates Financiële jaar tot datum berekeningen
Hoe maak je unieke financiële jaarkwartalen met behulp van een berekende kolom
Datums sorteren op financieel jaar in LuckyTemplates

Conclusie

Deze zelfstudie behandelde enkele interessante technieken voor het dynamisch weergeven van verschillende financiële jaren in LuckyTemplates-rapporten. Het voorbeeld kwam eigenlijk uit een echt scenario dat een klant van ons heeft meegemaakt.

Het gegeven voorbeeld is van complexere aard. Maar je kunt het altijd oplossen met LuckyTemplates.

Er is niets dat u niet kunt doen in LuckyTemplates vanuit een analytisch perspectief.

U hoeft alleen maar het belang te begrijpen van het gebruik van variabelen , het correct instellen van uw gegevensmodel , het gebruik van ondersteunende tabellen en het vervolgens uitwerken van een logica waarmee u een dynamische berekening en visualisatie kunt maken. 

Bekijk de onderstaande links voor meer voorbeelden en gerelateerde inhoud.

Al het beste,