E-mailbijlage opslaan in SharePoint met Power Automate

In de blog van vandaag leert u hoe u met Power Automate automatisch e-mailbijlagen opslaat in SharePoint. Door een Power Automate-stroom te gebruiken, bespaar ik veel tijd in mijn dagelijkse activiteiten, en ik hoop dat dit ook voor jou kan betekenen. Je kunt de volledige video van deze tutorial onderaan deze blog bekijken.

Inhoudsopgave

• Overzicht
• E-mailbijlage opslaan in SharePoint en e-mail verwijderen
• Power Automate Flow Voorbeeld: LawtonAR
• Een stroom maken met Power Automate-sjabloon
  • Stap 1: Wanneer een e-mail met bijlage binnenkomt
  • Stap 2: E-mailbijlage opslaan in Sharepoint
  • Stap 3: de e-mail verwijderen
• Desktop Flow gebruiken na het opslaan van de e-mailbijlage in SharePoint
• Conclusie

Overzicht

Elke dag ontvang ik verschillende e-mails met bijlagen en wat ik regelmatig doe, is deze bijlagen meenemen en opslaan in een SharePoint- map. 

Maar in plaats van elke e-mail afzonderlijk door te nemen, de bijlagen in SharePoint op te slaan en de bestanden dagelijks bij te werken, heb ik een eenmalige stroom in Power Automate gemaakt om deze vervelende taak te automatiseren.  

Dus voor elke e-mail die binnenkomt van een specifieke afzender, neemt de stroom de bijlage, verplaatst deze naar SharePoint en overschrijft het bestaande bestand in die map. En vervolgens gebruik ik de gegevens die in dat bestand zijn opgeslagen om mijn LuckyTemplates- bestanden bij te werken. Laten we ingaan op de stappen voor het instellen van deze Power Automate-stroom.

E-mailbijlage opslaan in SharePoint en e-mail verwijderen

Begin met het openen van Power Automate Online . Zoals je kunt zien in Mijn stromen, zijn er verschillende stromen die ik elke dag gebruik. De eerste drie stromen in mijn lijst gebruiken bijvoorbeeld dezelfde Power Automate-sjabloon waar we het over hadden. 

Ik heb ze gemaakt met behulp van een Power Automate-sjabloon die e-mailbijlagen opneemt, opslaat in SharePoint en zelfs de e-mail daarna verwijdert, zodat ik me geen zorgen hoef te maken over het verwijderen ervan. 

Om toegang te krijgen tot dit sjabloon, klikt u op Sjablonen en typt u e-mailbijlagen opslaan in de zoekbalk. 

Er verschijnen verschillende gerelateerde Power Automate-sjablonen in de resultaten, maar we concentreren ons op E-mailbijlagen opslaan in SharePoint en de e-mail verwijderen . 

En in plaats van dit helemaal opnieuw te maken, nemen we een bestaande en kijken we hoe deze is opgezet en hoe deze stroom in de loop van de tijd heeft gepresteerd.

Power Automate Flow Voorbeeld: LawtonAR

Laten we een van mijn stromen als voorbeeld beschouwen. LawtonAR is een van de flows die ik heb gemaakt en die al een tijdje draait. 

Als u dit opent, ziet u de beschrijving, de sjabloon die we eerder hebben gekozen. We kunnen ook de datum zien waarop het is gemaakt op 20 augustus, en we weten dat het sindsdien actief is. 

Als we naar beneden scrollen, zien we de dagelijkse uitvoeringsgeschiedenis van de stroom, de duur van het proces en de status of het is geslaagd of mislukt.

Concentreer u op de kolom Duur en let op de hoeveelheid tijd die nodig is om het proces te voltooien. Zodra de e-mail in de inbox terechtkomt, duurt het 2 tot 3 seconden voordat de stroom de bijlage oppakt, opslaat in SharePoint en vervolgens de e-mail verwijdert.

Ik heb deze stroom nodig omdat ik klanten heb die QuickBooks Online gebruiken, en ik heb een aantal aangepaste rapporten die me elke dag e-mail sturen. QuickBooks Online ondersteunt momenteel echter geen e-mailplanning.

Doorgaans arriveren de e-mails tussen 04:30 en 05:00 uur mijn tijd, wat voldoende tijd biedt om de bestanden op te slaan in SharePoint voordat de dagelijkse LuckyTemplates-vernieuwing plaatsvindt.

Dus dat is het overzicht van ons voorbeeld, LawtonAR. Laten we nu doorgaan met het instellen van een vergelijkbare Power Automate-stroom.

Een stroom maken met Power Automate-sjabloon

Begin door op Bewerken te klikken om de stroom te openen en de stappen die u voor deze specifieke stroom moet instellen. Er zijn drie hoofdstappen die we moeten nemen voor deze stroom.

Stap 1: Wanneer een e-mail met bijlage binnenkomt

De eerste is wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt . Klik op deze stap om de geavanceerde opties te openen. 

Laten we voor dit voorbeeld Inbox kiezen voor de map . Kies in het veld Aan het juiste e-mailadres, vooral als u meer dan één e-mailadres hebt opgeslagen. 

Kies Ja bij Inclusief bijlagen , want dat is wat we naar SharePoint willen verplaatsen. Het onderwerpfilter bevat dezelfde onderwerpregel van de e-mail als ze binnenkomen. Stel Belang in op Normaal en kies Ja op Alleen met bijlagen . 

En dat is alles wat we nodig hebben om vol te tanken voor deze eerste stap. 

Stap 2: E-mailbijlage opslaan in Sharepoint

Zodra de e-mail binnenkomt, vertelt de tweede stap ons waar we de bijlagen naartoe moeten verplaatsen of meenemen. Als u een e-mail heeft met vijf verschillende bijlagen, kan elk van deze bestanden van het ene punt naar de toegewezen locatie worden verplaatst.

Open de tweede stap, Toepassen op elke bijlage van de e-mail . Zodra het is geopend, kunt u zien dat Bijlagen al is geplaatst onder Selecteer een uitvoer uit eerdere stappen.

Klik met de linkermuisknop naast Bijlagen om de lijst met dynamische inhoud en expressie te openen . Open de substap Bestand maken . Voeg in het siteadres het te gebruiken SharePoint-adres toe . Vul ook het mappad van uw voorkeur in met waar u de bijlagen naartoe wilt verplaatsen.

Ga voor de Bestandsnaam naar de lijst met dynamische inhoud en kies Bijlagenaam . Kies voor Bestandsinhoud de optie Bijlage-inhoud .

Om de tweede stap samen te vatten, nemen we de bijlage van de originele e-mail en wijzen deze vervolgens toe aan waar en in welke map we deze willen toevoegen in SharePoint. Vervolgens slaan we het op met de bijlagenaam en inhoud. 

Stap 3: de e-mail verwijderen

Ten slotte verwijderen we e-mail in de derde stap. Open deze stap zoals we deden in de vorige twee.

Kies vervolgens voor de Bericht-ID uit de lijst met dynamische inhoud . Deze bericht-ID heeft de unieke identificatie van het bericht die later zal helpen bij het verwijderen van e-mail. Voeg vervolgens het juiste e-mailadres toe in het veld Oorspronkelijk postbusadres .

Het mooie aan deze stroom is dat als je deze eenmaal hebt ingesteld en uitgevoerd, je je geen zorgen hoeft te maken over planning. De flow vindt namelijk pas plaats als er een e-mail is verzonden naar het bedoelde e-mailadres, met het opgegeven onderwerpfilter en een bijlage. Alleen dan wordt de e-mailbijlage opgeslagen in SharePoint.

Desktop Flow gebruiken na het opslaan van de e-mailbijlage in SharePoint

Zodra de bestanden zijn opgeslagen, heb ik andere bureaubladstromen die de bestanden vervolgens van onze tijdelijke map (FilesToMove) naar de juiste mappen brengen waar de bestanden moeten worden opgeslagen voor verwerking. 

Als ik mijn bestanden op mijn computer open, ga ik naar mijn SharePoint-map > Power Reports – Documenten > .FilesToMove . Ik heb momenteel een bestand opgeslagen met de naam ReconAR.

Eenmaal opgeslagen in deze map door onze eerste stroom, haalt mijn bureaubladstroom dit bestand van hier en verplaatst het vervolgens naar de juiste map. Dus als ik terugga naar Power Reports – Documents , kan ik een andere map openen met de naam RECON .

In deze map kunnen we zien dat de desktopstroom werkte en dat de ReconAR al is verplaatst. 

Microsoft Power Automate: workflowautomatisering
MS Power Automate versus. SharePoint Automate
Power Automate-acties | Een diepe duik-zelfstudie

Conclusie

Kortom, Power Automate kan een krachtige tool zijn om e-mailbijlagen automatisch op te slaan in SharePoint. Door een eenvoudige stroom te maken met behulp van de trigger Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt en de actie Bestand maken , kunt u eenvoudig een systeem opzetten om bijlagen automatisch op te slaan in de door u gewenste SharePoint-map. 

Deze Power Automate-sjabloon kan u tijd en moeite besparen door de noodzaak weg te nemen om bijlagen handmatig te downloaden en te uploaden, en kan er ook voor zorgen dat belangrijke documenten correct worden opgeslagen en georganiseerd. Met Power Automate is het eenvoudig om dit proces te automatiseren en uw workflow te stroomlijnen.

Al het beste,

Jarrett Moore