Instellingen SharePoint-sitebibliotheek | Een overzicht

Er wordt altijd automatisch een documentbibliotheek gemaakt wanneer we een site in SharePoint maken. We kunnen een bibliotheek aanpassen en bepalen hoe gebruikers documenten kunnen bekijken, beheren en maken, of zelfs versies van bestanden kunnen volgen. In deze zelfstudie bespreken we hoe we de instellingen van de SharePoint-sitebibliotheek kunnen configureren.

Een documentbibliotheek in SharePoint is een locatie op een site waar teamleden kunnen samenwerken aan gedeelde bestanden.

Inhoudsopgave

• Toegang tot de instellingen van de sitebibliotheek
• Versie-instellingen in SharePoint-sitebibliotheek 
• Validatie en geavanceerde instellingen in SharePoint-sitebibliotheek 
• Formulierinstellingen in een documentbibliotheek
• Andere relevante instellingen in een documentbibliotheek
• Conclusie

Toegang tot de instellingen van de sitebibliotheek

Om toegang te krijgen tot de bibliotheekinstellingen, moeten we naar een documentbibliotheek gaan. Voor dit voorbeeld hebben we een documentbibliotheek genaamd Expenses . 

Klik vervolgens rechtsboven op het tandwielpictogram en klik op Bibliotheekinstellingen .

Het brengt ons dan naar een klassieke weergave van instellingen. Hier kunnen we ook dingen doen zoals weergaven maken, kolommen toevoegen, formatteren en nog veel meer. bekijken . 

Een van de algemene instellingen hier is de lijstnaam, beschrijving en navigatie- instellingen. 

Hier kunnen we de naam van onze bibliotheek wijzigen en een beschrijving toevoegen als we dat willen. We zullen de Quick Launch- optie hier niet bespreken , maar houd er rekening mee dat deze handig is voor het maken van homepages en SharePoint-sitenavigaties.

Versie-instellingen in SharePoint-sitebibliotheek 

Een andere bibliotheekinstellingen die we hebben, zijn de Versioning-instellingen .

Hier kunnen we wijzigingen aanbrengen, zoals het vereisen van inhoudsgoedkeuring voor ingediende items. Dit is voor het instellen van een configuratie of nieuwe items of wijzigingen aan bestaande items al dan niet in conceptstatus moeten blijven totdat ze zijn goedgekeurd. 

We kunnen ook de bestandslabelnummering van onze grote en kleine revisies wijzigen. Grote revisies voor onze bestanden worden bijvoorbeeld gelabeld met 1, 2, 3 , en kleine revisies krijgen 1.0, 1.1, 1.2, enzovoort.

We kunnen ook het aantal exemplaren van onze artikelen in de laatste versies instellen. Gewoonlijk zou dit slechts 10-20 moeten zijn vanwege problemen met ruimtebeperkingen. 

De beveiliging van conceptitems is bedoeld om de gebruikers te beperken die de conceptitems in onze documentbibliotheek kunnen zien.

Ten slotte kunnen we de functie Uitchecken vereisen voordat iemand de documenten kan bewerken. De functie Uitchecken is bedoeld om de toegang van andere gebruikers tot het bestand te beperken als het momenteel wordt bewerkt. 

Validatie en geavanceerde instellingen in SharePoint-sitebibliotheek 

Laten we nu verder gaan met de geavanceerde instellingen.

Dit bevat verschillende instellingen voor het beheren van inhoudstypen, documentsjablonen en mappen.

Het volgende is de validatie-instellingen .

Hier kunnen we enkele formules instellen. Als we bijvoorbeeld niet willen dat andere gebruikers hun nieuwe document of afdeling de naam " Homepage " geven, kunnen we dat in dit deel doen.

Formulierinstellingen in een documentbibliotheek

Dit is een voorbeeld van een SharePoint-formulier. We kunnen het wijzigen door naar de formulierinstellingen te gaan .

Formulierinstellingen is waar we het standaard SharePoint-formulier kunnen wijzigen.

We kunnen bijvoorbeeld een aangepast formulier gebruiken dat is gemaakt in PowerApps in plaats van het standaardformulier uit SharePoint.

Andere relevante instellingen in een documentbibliotheek

We hebben ook het gedeelte Machtigingen en beheer waar we onze bibliotheek kunnen verwijderen, machtigingen kunnen instellen voor onze bibliotheek, workflowinstellingen, enzovoort. De toestemming voor deze documentbibliotheekinstellingen is waar we bepaalde mensen toegang kunnen geven tot bepaalde documenten en apps en niet aan anderen. 

Werkstroominstellingen zijn voor het maken van een specifieke werkstroom die optreedt wanneer iemand een nieuw document wijzigt of toevoegt. Als een gebruiker bijvoorbeeld een nieuw onkostendocument toevoegt, wordt er eerst een e-mail ter goedkeuring naar de manager gestuurd, vervolgens naar HR ter beoordeling, enzovoort. 

Daarnaast hebben we de  RSS-instellingen . Hier kunnen we meldingen of updates instellen wanneer een gebruiker een item wijzigt of toevoegt.

We hebben ook toegang tot meer geavanceerde kolommeninstellingen , zoals het maken van kolommen, kolomvolgorde en nog veel meer. 

Bovendien hebben we een instelling voor het maken van weergaven.

Als we erop klikken, krijgen we een klassieke manier om een ​​weergave te maken.

Documentbibliotheek toevoegen in SharePoint
SharePoint-sjablonen voor documentbibliotheken
Afbeeldingsbibliotheek in SharePoint | Een introductie

Conclusie

Al met al zijn dit enkele van de instellingen waartoe we toegang hebben via de instellingen van een SharePoint-sitebibliotheek. Houd er rekening mee dat wanneer we een SharePoint-site maken, deze ook automatisch een documentbibliotheek maakt.

Met SharePoint kunnen gebruikers documentbibliotheken volledig aanpassen en configureren via de bibliotheekinstellingen.

Ik hoop dat dit nuttig was. Als u meer wilt weten over de rest van de instellingen, kunt u deze bekijken op onze cursus, die zal worden opgenomen in de lijst met relevante links hieronder. 

Al het beste,

Henry