SharePoint-metagegevens | Een introductie

In deze blog laten we je zien hoe je je bestanden kunt ordenen door middel van mappenstructuur. We zullen het ook hebben over de voordelen van SharePoint-metadata voor het eenvoudig organiseren en lokaliseren van onze bestanden in vergelijking met het gebruik van mappenhiërarchie. 

SharePoint-metagegevens zijn de aanvullende informatie over uw bestanden, niet de inhoud van de bestanden. Het helpt gebruikers om uw inhoud gemakkelijk te vinden, op te halen en te ordenen.

Door onze bestanden goed te organiseren, kunnen we ze correct vinden, wat cruciaal is voor onze productiviteit. Op onze computer groeperen we onze bestanden meestal via mapstructuren of hiërarchie.

Inhoudsopgave

• De traditionele mappenstructuur gebruiken op SharePoint
• Mappenhiërarchie gebruiken in plaats van SharePoint-metagegevens
• Voordelen van SharePoint-metadata voor het organiseren van bestanden
• Conclusie

De traditionele mappenstructuur gebruiken op SharePoint

Sommige mensen geven er nog steeds de voorkeur aan hun bestanden in mappen te ordenen. Voor dit voorbeeld hebben we een map genaamd Expenses – TRADITIONAL .

In deze map vindt u de voorbeelddeclaraties van de verschillende afdelingen van ons bedrijf. De eerste ordening die we op deze bestanden hebben gedaan, is door ze een andere naam te geven.

E staat voor onkosten, gevolgd door de afdelingsnaam, waar de onkosten voor zijn, dan een willekeurige cijfercode aan het einde. In een groot bedrijf kunnen er elke dag honderd van deze rapporten zijn. Daarom zal het niet zo nuttig zijn om ze op namen te ordenen. 

Het eerste dat we kunnen doen om ze te ordenen, is door mappen te maken en ze te scheiden op afdeling.

Dus hebben we alle boekhoudkundige onkostendeclaraties verplaatst naar de boekhoudmap, de HR-onkostennota naar de HR-map, enzovoort.

Dat is dus de traditionele manier om onze bestanden in onze documentbibliotheken te ordenen. 

Mappenhiërarchie gebruiken in plaats van SharePoint-metagegevens

Het gebruik van mappen of directorysystemen beperkt ons echter door slechts één manier te hebben om onze bestanden te groeperen. In dit geval kunnen we ons alleen organiseren op basis van één categorie, namelijk de afdeling. Dus als we alle reis- of benodigdhedengerelateerde rapporten willen bekijken, moeten we ze zoeken in elk van de afdelingsmappen. Dat is niet echt efficiënt en maakt het lokaliseren van bestanden nog steeds moeilijk. 

Een ander probleem met alleen het gebruik van mappenhiërarchie voor het organiseren van bestanden zijn bestandsduplicaten. Misschien willen we onze bestanden groeperen per afdeling en ook per onkostensoort. Hiermee willen we misschien een kopie van hetzelfde bestand opslaan, maar dan in elke map.

Ook kunnen we onze bestanden op SharePoint doorzoeken via het zoekveld. Sommige gebruikers kunnen hun bestandsrapporten echter verkeerd spellen. 

Voordelen van SharePoint-metadata voor het organiseren van bestanden

SharePoint-metadata geven aanvullende informatie over onze bestanden, zoals bestandsnaam, aanmaakdatum, wie het heeft gemaakt, bestandsgrootte, bestandstype en nog veel meer. Dit helpt ons onze bestanden gemakkelijk te organiseren, op te halen en te lokaliseren.

In de onderstaande voorbeeldafbeelding kunnen we de metadata zien via de kolommen Naam , Gewijzigd , Gewijzigd door , Afdeling en Onkostentype . Er zijn veel manieren om deze metadatakolommen te gebruiken, zoals het maken van weergaven , groeperen op en filteren . 

We kunnen meer metadatakolommen maken en deze aanpassen aan onze behoeften. Sommige kolommen met metagegevens, zoals Gewijzigd en Gewijzigd door, worden automatisch ingevuld, wat betekent dat we ze niet kunnen wijzigen. 

Voor ons voorbeeldbestand hebben we de kolom Afdeling en Onkostensoort gemaakt samen met filter en groeperen op functie. 

Daarom kunnen we de dossiers gemakkelijk groeperen of terugvinden per afdeling of per onkostensoort.

We kunnen ook SharePoint-metadata gebruiken voor informatiebeveiliging, zoals het blokkeren van gebruikers om bepaalde bestanden te bekijken of te bewerken. Hiermee kunnen we veilig bestanden opslaan die privé of gevoelig zijn binnen onze organisatie. 

SharePoint-bestanden aan uw computer toevoegen
SharePoint-sjablonen voor documentbibliotheken
SharePoint-documentbibliotheek | Handleiding voor beginners

Conclusie

Kortom, we kunnen het verschil begrijpen tussen het organiseren van bestanden via mappenhiërarchie en het gebruik van SharePoint-metadata. Houd er rekening mee dat SharePoint-metagegevens de informatie over uw bestanden zijn, niet de inhoud van de bestanden.

Het is volledig aanpasbaar, afhankelijk van uw rollen en branche. De krachtigste functie die metadata ons biedt, is de mogelijkheid om onze bestanden gemakkelijk te groeperen, sorteren of vinden. U leert hier meer over zodra u begrijpt hoe u metadatakolommen kunt toevoegen. 

Al het beste,

Henry