SharePoint-voordelen bij de ontwikkeling van LuckyTemplates-rapporten

Ik wil het hebben over de drie belangrijkste voordelen van SharePoint. We zullen het hebben over de drie overkoepelende voordelen en gaan in detail in op wat die voordelen betekenen en hoe de functies van SharePoint deze voordelen mogelijk maken. Je kunt de volledige video van deze tutorial onderaan deze blog bekijken.

Inhoudsopgave

• SharePoint-voordeel 1: inhoudsbeheer en levering
• Documentbibliotheken
• SharePoint-lijsten
• Teamsite
• SharePoint Voordeel 2: Workflows voor bedrijfsprocessen
• SharePoint en Power Automate
• SharePoint en PowerApps
• SharePoint en PowerBI
• SharePoint Voordeel 3: Samenwerking
• Conclusie

SharePoint-voordeel 1: inhoudsbeheer en levering

De eerste van de voordelen van SharePoint is wat ik graag inhoudsbeheer en levering noem . Dit gebied is altijd een belangrijk probleem geweest op werkplekken over de hele wereld.

Naar schatting wordt ongeveer 30% van uw tijd besteed aan het verzenden, beantwoorden en organiseren van e-mails en gegevens. SharePoint kan uw medewerkers en uzelf helpen om wat van die tijd terug te krijgen.

Dat is trouwens zo'n 2,6 tot 3 uur per dag die je potentieel terug zou kunnen krijgen met SharePoint. Mensen gebruiken SharePoint om documenten op te slaan, vergelijkbaar met hoe ze het doen voor OneDrive. Maar het voordeel van het opslaan van uw documenten met SharePoint is dat u metadata aan elk document kunt toevoegen.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een boekhoudmap heeft waarin u al uw bestanden eerst op jaar en vervolgens op de daadwerkelijke rekening zelf hebt gescheiden.

Om het belastingbestand voor werknemers van 2017 te vinden, moet u eerst op de map 2017 klikken, vervolgens op werknemersbelastingen en vervolgens de werkelijke individuele persoon zoeken voor wie u de belastingen wilt.

Dat is een heel ingewikkeld systeem, vooral als je alle bestanden van een bepaalde persoon wilt zien, toch? Alle bestanden voor een bepaalde persoon of alle belastingbestanden voor elk jaar bevinden zich in verschillende mappen, dus het is moeilijk om dat in een traditioneel OneDrive- of desktopformaat te doen.

Documentbibliotheken

Dus wat SharePoint heeft gedaan, is het maken van documentbibliotheken , waar al uw bestanden in een lijst staan ​​en u metadata aan uw documenten kunt toevoegen.

In ons voorbeeld hebben we een metadata genaamd Year , een andere metadata genaamd Account Type en een andere metadata genaamd Person .

Als u alle bestanden voor een specifieke persoon wilt bekijken, kunt u gewoon naar die metadata gaan en naar die persoon filteren. Je zou alle bestanden voor alle jaren zien. Als je terug wilt naar de oorspronkelijke manier en alleen alle bestanden voor een bepaald jaar wilt bekijken, dan ga je naar die metadata en filter je naar dat jaar.

Metadata is het volgende organisatieniveau voor uw documentbibliotheek.

Ik ben zo verbaasd dat niet meer bedrijven dit doen. Wanneer ze dit doen, zien ze een hogere productiviteit bij het vinden van de documenten die ze nodig hebben.

Dit is ook zeer schaalbaar. U kunt bijvoorbeeld een documentbibliotheek hebben voor uw contracten, een andere documentbibliotheek voor uw boekhouding en een andere documentbibliotheek voor uw HR. Ze kunnen apart worden gehouden, zodat iemand van HR de documenten in de boekhouding niet kan nakijken.

SharePoint-lijsten

Een andere functie die robuuste levering van inhoudsbeheer mogelijk maakt , is via SharePoint- lijsten . In dit voorbeeld hebben we een aangepaste database die iemand heeft gemaakt om de gegevens te bewaren die voor hem relevant zijn.

Dit is een lijst met evenementenroutes. Elk record hier is een specifiek evenement in dat evenementschema. We hebben een ontbijt meet & greet Welcome & Introduction , enzovoort.

Wat deze persoon heeft gedaan, is kolommen maken die voor hem relevant zijn. Dus voor elke sessie hebben ze een code, type, beschrijving, sprekers, starttijd en eindtijd.

Wat zo krachtig is aan SharePoint-lijsten, is dat ze u de veelzijdigheid van een robuuste database bieden en dat ze voor een werknemer eenvoudig in gebruik zijn. Het is heel eenvoudig om uw eigen lijst- en kolomtypen te maken. U kunt geavanceerde kolomtypen hebben, zoals keuzekolommen (bijv. Sessietype) of op gebruikers gebaseerde kolommen (bijv. Sprekers).

Er zijn veel dingen die u kunt doen nadat uw SharePoint-lijst is gemaakt. Het is ook schaalbaar omdat u er voor veel dingen een kunt maken. U kunt er een maken voor onkosten in plaats van het in een willekeurig Excel-bestand te doen dat erg moeilijk toegankelijk is. Iedereen kan het openen en bijwerken. Als er wijzigingen zijn, kunt u goedkeuring voor die wijzigingen eisen en kleine workflows toevoegen.

Deze lijsten kunnen ook worden gewijzigd met bijlagen. Dit is bijvoorbeeld een lijst met blogartikelen waarbij elk artikel een echt bestand is. Dit is dus een mix van documentbibliotheken en SharePoint-lijsten, waarbij iemand een documentbibliotheek heeft gemaakt met metadata en kolommen uit een SharePoint-lijst.

Ook hier kun je dus volop mixen en matchen. Dit is veel beter dan dat uw gegevens zich in een willekeurig magazijn of OneDrive of e-mails bevinden.

SharePoint is een alles-in-één plek voor al uw gegevens, of het nu gaat om een ​​documentbibliotheek of een SharePoint-lijst.

Teamsite

Het laatste kenmerk van SharePoint is dat het een teamsite is . Het is een interne teamsite waar al uw medewerkers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. U kunt een teamsite hebben voor uw hele organisatie voor zaken als nieuws, blogposts, agenda's, snelkoppelingen en externe bronnen die uw werknemers gebruiken.

Als ik bijvoorbeeld mijn HR-beleid wil vinden, hoef ik de HR-persoon niet te e-mailen. Ik kan naar de teamsite gaan en de HR-sectie vinden om alle documenten te vinden die ik nodig heb.

Het is ook heel relevant dat wanneer u SharePoint heeft, de teamsite van uw organisatie uw startpagina is. Dus zodra iemand Chrome of Explorer opent, ziet hij het laatste bedrijfsnieuws en de laatste activiteiten.

U kunt ook groepsspecifieke teamsites hebben. U kunt één teamsite hebben voor de hele organisatie en een andere teamsite die privé is voor uw team, zodat alleen informatie wordt gegeven die relevant is voor de werknemer.

U kunt uw eigen SharePoint-sites en SharePoint-lijsten maken. Het is voor iedereen heel gemakkelijk om het te maken, omdat er geen codering aan te pas komt en het allemaal slepen en neerzetten is.

SharePoint Voordeel 2: Workflows voor bedrijfsprocessen

Een van de belangrijke voordelen van SharePoint betreft de workflows van bedrijfsprocessen . Dit is een voorbeeld van een zeer eenvoudige bedrijfsprocesworkflow voor een organisatie.

Een stuk document arriveert in een e-mailinbox, die wordt omgeleid naar revisoren. Vervolgens doorloopt het meerdere stadia van beoordelaars. Als ze het goedkeuren, is het geaccepteerd; zo niet, dan wordt het afgewezen.

Dit proces omvat een paar e-mails, toch? Er komt een e-mail aan in de daadwerkelijke inbox. Vervolgens moet er een e-mail naar Anna en Sean worden gestuurd ter beoordeling. Anna en Sean zullen elkaar waarschijnlijk e-mailen om het te bekijken. En dan tot slot nog een e-mail om goed- of afkeuring aan te geven.

Als de gegevens die worden gebruikt zich nu daadwerkelijk in SharePoint bevinden, kan deze workflow worden geautomatiseerd. We kunnen bijvoorbeeld een SharePoint-lijst maken met al deze documenten. Het document komt aan en moet door Sean of Anna worden beoordeeld voordat het wordt geaccepteerd.

In plaats van een e-mailproces kan de persoon die de goedkeuring wil, deze uploaden naar een SharePoint-lijst of een documentbibliotheek, die vervolgens automatisch een e-mailmelding naar Sean en Anna stuurt. Dit kan worden gedaan via Power Automate of het interne workflowsysteem van SharePoint.

De e-mail kan ook een link naar het SharePoint-document in de SharePoint-documentbibliotheek bevatten, zodat Anna een e-mail ontvangt waarin staat dat iemand een nieuw document heeft geüpload. Anna bekijkt dan het document en klikt op Goedkeuren of Afkeuren .

Hetzelfde geldt voor Sean; en als ze allebei op Goedkeuren klikken , wordt er nog een e-mail verzonden naar de oorspronkelijke afzender waarin staat dat Sean en Anna beide hebben goedgekeurd. Vervolgens wordt de status van dat document automatisch bijgewerkt naar Approve en wordt al dat statusbeheer gedaan in SharePoint.

SharePoint en Power Automate

We hebben eigenlijk een onkostengoedkeuringssysteem gedaan in onze YouTube-serie, waar we het hadden over het gebruik van Power Automate met SharePoint om dat systeem te automatiseren.

Hier is een eenvoudige onkostengoedkeuring die ik deed voor een organisatie, die voorheen ongeveer 7 of 8 e-mails aannam en veel te veel pijnpunten had. Voorheen werd de medewerker die de declaratie indiende buiten de lus gehouden en was er achteraf geen mogelijkheid om alles te regelen.

SharePoint en een workflowsysteem zoals Power Automate kunnen dit echt oplossen. Zodra u uw gegevens, processen en SharePoint hebt, is het heel gemakkelijk voor andere apps om dat proces te verbeteren.

SharePoint en PowerApps

We hebben gesproken over hoe SharePoint en Power Automate kunnen worden gebruikt om workflows voor bedrijfsprocessen te automatiseren. Maar hetzelfde kan gezegd worden met SharePoint en Power Apps. Stel dat u helemaal niet wilt dat Sean en Anna toegang hebben tot SharePoint.

U kunt een app voor Sean en Anna maken waar ze naar een website kunnen gaan die hen de contracten laat zien die ze een voor een moeten bekijken. Ze ontvangen geen e-mails, ze loggen gewoon in op de app. En nogmaals, het beste van Power Apps is dat het geen code is.

SharePoint en PowerBI

SharePoint is ook erg krachtig met LuckyTemplates. Stel dat u uw onkostengoedkeuringssysteem in SharePoint hebt. Dat betekent ook dat u alle gegevens voor dat proces bijhoudt. U houdt bij wie onkosten indient, hoeveel ze zijn en hoe lang het duurt om alles te bekijken. Een van de voordelen van SharePoint is dat u de gegevens kunt gebruiken om een ​​rapport en een dashboard op te maken .

SharePoint maakt workflows mogelijk, maar door het te integreren met andere Power Platform-apps gaat het echt naar een hoger niveau.

SharePoint Voordeel 3: Samenwerking

De derde van de voordelen van SharePoint is samenwerking. Dit is een van de redenen waarom de meeste organisaties de aanschaf van SharePoint rechtvaardigen om hun productiviteit te verbeteren. Er zijn tal van SharePoint-voordelen en -functies die een samenwerkingsomgeving mogelijk maken. Ik zal ze allemaal heel snel doornemen.

Met versiebeheer zorgt u ervoor dat uw documenten up-to-date zijn en als er wijzigingen in documenten zijn aangebracht, kunt u altijd terug naar de vorige versie.

Goedkeuren en beoordelen is zoals waar we het over hadden in de bedrijfsprocesworkflows. U kunt een documentbibliotheeksysteem laten opzetten waarbij iemand een document indient en iemand anders dat document moet goedkeuren of afwijzen.

Alles-in-één bank is een filosofie waarbij alle informatie van uw organisatie op één plek moet staan. Het moet dus niet herhaalbaar en gemakkelijk vindbaar zijn voor iedereen die het moet vinden.

Extensies kunnen binnen SharePoint worden gemaakt en geïmporteerd om uw samenwerking te verbeteren. Zaken als taakregistratie, widgets en Kanban-borden worden veel gebruikt op SharePoint-pagina's om de samenwerking te verbeteren.

Met machtigingen kunt u bepaalde groepen mensen selecteren om toegang te krijgen tot informatie. Soms hebben bedrijven last van information overload. Je wilt niet dat iedereen toegang heeft tot alles, en als je zeer gevoelige gegevens hebt, moet je ervoor zorgen dat alleen de mensen die je wilt zien, deze ook daadwerkelijk zien.

Schaalbaarheid is een ander groot voordeel. Als u SharePoint niet on-premises gebruikt, maar SharePoint in de cloud, kunt u opschalen van 10 mensen tot een miljoen mensen op een Microsoft-server. Het is heel gemakkelijk in gebruik en je hoeft alleen maar een vast tarief per persoon te spelen.

Sociale functies zijn ook beschikbaar via blogposts en pagina's. Je kunt ze ook becommentariëren, leuk vinden en delen. Je kunt ook bepaalde itemlijsten delen als je toestemming hebt.

Er is ook een sterke integratie met Office 365 , aangezien het is gemaakt door hetzelfde moederbedrijf, Microsoft. Als u bestanden in Excel , Word of PowerPoint hebt, kunt u deze online in SharePoint bewerken in plaats van ze te downloaden en te bewerken.

Conclusie

In dit bericht hebben we de drie belangrijkste SharePoint-voordelen besproken. We spraken over hoe SharePoint erg goed is in inhoudbeheer , bedrijfsprocesworkflows en samenwerking .

Henry