Verzend e-mails met LuckyTemplates en het Power Automate-platform

Vandaag laten we u zien hoe u LuckyTemplates en het Power Automate-platform kunt verbinden. Een eenvoudige use-case hiervoor is als u een LuckyTemplates-rapport heeft waarin klanten, klanten en leden van uw eigen team in een lijst staan, en u wilt door elk rapport kunnen bladeren en iets voor elke klant, klant of klant wilt doen. teamlid.

U wilt ze bijvoorbeeld een e-mail sturen. U kunt LuckyTemplates verbinden met Power Automate en de records markeren waarvoor u die actie wilt laten plaatsvinden. Wanneer u op een knop klikt, wordt in feite een Power Automate-script geactiveerd dat een e-mail verzendt of een bestand maakt voor elke klant, klant of teamlid.

Toen Tim en ik dit voor het eerst aanpakten, was het vrij eenvoudig om te doen. Maar de fout die we hebben gemaakt, is wanneer u gebruikers hebt die op de knop klikken voordat ze daadwerkelijk twee specifieke records filteren.

Stel dat u deel uitmaakt van een bedrijf met 10.000 werknemers en dat u een lijst heeft van al uw teamleden in uw organisatie. Je wilt geen e-mails naar 10.000 mensen sturen. U moet een drempelwaarde of een filter in uw Power Automate-script hebben; anders stuur je duizenden onnodige e-mails, waardoor je Outlook-systeem wordt geblokkeerd.

Hier is een goed voorbeeld van een heel eenvoudige tabel. In mijn voorbeeld laat ik slechts zes namen zien, maar in uw rapport kunt u honderden of duizenden records in deze tabel hebben.

Het mooie van Power Automate is het gebruik van de functionaliteit om e-mails automatisch te verzenden in plaats van ze handmatig te verzenden.

U kunt echter enkele potentiële problemen tegenkomen. Laten we zeggen dat we een e-mail moeten sturen naar onze verkopers in het oosten: Melissa en Sam. We hebben een Power Automate- knop die is verbonden met ons rapport.

We activeren het gewoon om de e-mail te verzenden. In deze situatie heb ik de e-mail naar mij laten sturen, zodat ik dit kon laten zien. In mijn inbox zijn hier de twee e-mails die zijn geactiveerd vanuit Power Automate en het LuckyTemplates-rapport. Uiteraard zouden deze ook naar de gebruiker zijn gegaan.

Inhoudsopgave

• Enkele mogelijke problemen in het Power Automate-platform
• Een e-mail verzenden met behulp van het Power Automate-platform
• De variabele initialiseren
• Een voorwaardelijke verklaring toevoegen
• De stroom testen in het Power Automate-platform
• Een recordlimiet toevoegen met een slicer
• Conclusie

Enkele mogelijke problemen in het Power Automate-platform

Voordat ik u begeleid bij het opzetten van het e-mailproces en het invoeren van de voorwaardelijke stop gap-maatstaf, wil ik een aantal problemen benadrukken die ik heb ondervonden .

De eerste is dat wanneer u een tabel heeft met honderden of duizenden records, dit uw e-mailsysteem kan verstoppen.

Het tweede waar mensen zich misschien niet van bewust zijn, is dat als uw tabel een verborgen filter heeft dat niet hetzelfde filter is als in uw Power Automate-platformknop, u enkele onvoorziene resultaten kunt hebben.

Een e-mail verzenden met behulp van het Power Automate-platform

Eerst zal ik doornemen hoe ik de e-mail moet instellen en verzenden, daarna zal ik de techniek gebruiken die ik gebruik om te voorkomen dat er veel e-mails binnenkomen.

Dit is mijn tabel in Power Automate, wat een standaardvisual zou moeten zijn die wordt weergegeven in het visualvenster.

Elke keer dat u Power Automate overzet, is het eerste waar het om vraagt ​​velden . Nu hoeven het niet alle velden te zijn die u in uw visuals heeft, maar alleen de gegevens die u nodig heeft voor uw stroom. In mijn geval heb ik het e-mailadres , de naam en de titel nodig .

Ik voeg mijn naam en titel toe aan mijn afbeelding. Ik klik op de ellipsen en klik vervolgens op Bewerken . Deze actie stuurt me naar Power Automate.

Een ding om ook rekening mee te houden, is dat om toegang te krijgen tot de velden hier, u toegang moet hebben tot de stroom zodra ik deze heb opgeslagen in de Power Automate-toepassing zelf. Het is moeilijker om daadwerkelijk toegang te krijgen tot de dynamische velden in LuckyTemplates, daarom doe ik veel van mijn ontwikkeling hier. Maar zodat u het weet, u kunt beide doen.

Dit is een Power Automate-shell binnen LuckyTemplates en het is veel eenvoudiger om de stroom hier te ontwikkelen in plaats van een Power Automate-webbrowser te openen en het daar te doen.

Ik heb al een paar stromen ingesteld, maar laten we doorgaan en een nieuwe maken. Klik op Nieuw , vervolgens op Beginnen met een sjabloon en vervolgens op Directe cloudstroom .

Er wordt automatisch op de LuckyTemplates-knop geklikt toegevoegd . Dan ga ik naar mijn connector en kies ik een operator. Wanneer ik een e-mail verzenden typ , worden de V2 en V3 weergegeven.

Ik heb begrepen en mijn ervaring met de V3 is dat dit wordt verzonden vanuit de Power Automate-service zelf, terwijl de V2 daadwerkelijk afkomstig is van de gebruiker die de stroom heeft gebouwd. Het komt uit hun e-mailinbox.

Een ding om op te letten is dat wanneer u een e-mailmelding verzendt via Power Automate, u beperkt bent tot 100 e-mails per dag. Als u echter wilt dat de e-mail van u komt, dan moet u natuurlijk de benadering per e-mail verzenden (V2) gebruiken.

Het vraagt ​​​​me om de naam, die uit mijn dynamische inhoud zal komen . Er zijn slechts twee e-mailadressen die ik nodig heb: het e-mailadres van de gebruiker (de standaard waar ik later toegang toe zal krijgen) en het gegevensveld dat ik heb toegevoegd.

Ter verduidelijking: de eerste dynamische gegevens zijn het e-mailadres van de gebruiker of de persoon die daadwerkelijk op de knop klikt, terwijl de tweede de LuckyTemplates-gegevens-e-mail is, het e-mailadres in de tabel en degene die we gaan gebruiken .

En omdat de gegevens die uit het LuckyTemplates-rapport komen meerdere records hebben, worden deze automatisch geconverteerd naar Toepassen op elk besturingselement .

Ik heb mijn onderwerp toegevoegd, namelijk Dit is een e-mail voor en in de body die ik heb getypt Beste . Vervolgens klik ik op Opslaan en toepassen .

Dit hier is het basisprincipe en alles wat u moet weten om een ​​e-mail in te stellen. Dus als we dit opslaan en toepassen, wanneer we teruggaan en deze tests uitvoeren, wordt de e-mail verzonden. Maar als u duizend rijen heeft, zal het duizend keer door de toepassing Toepassen op elke functie gaan.

Ik wil de stroom kunnen vertellen dat als deze boven een drempel van drie komt, deze de stroom niet zal stoppen en geen e-mail naar de gebruiker zal sturen. Om dit te doen, maken we een variabele.

De variabele initialiseren

De eerste stap is het initialiseren van de variabele. Laat me dit RecordCount noemen , kies het type Integer en begin met 0.

Nu ik mijn variabele heb geïnitialiseerd, is de volgende stap het verhogen van de variabele. Dit helpt me te bepalen hoeveel records er zijn geselecteerd toen ik op de LuckyTemplates-knop klikte. De makkelijke manier om dit te doen is door een actie toe te voegen .

En omdat ik ze allemaal wil doorlopen, gebruik ik de knop Toepassen op elk besturingselement.

Voeg vervolgens een actie toe en verhoog mijn variabele.

Voor mijn variabele zal ik RecordCount selecteren , dat ik eerder heb geïnitialiseerd, en ik wil het verhogen met een waarde van één.

Dit doorloopt elk afzonderlijk record in mijn dataset en verhoogt het met 1. Aan het einde heb ik het totale aantal records dat er zijn, wat ik kan gebruiken in mijn voorwaardelijke verklaring .

Een voorwaardelijke verklaring toevoegen

De volgende stap is het toevoegen van een voorwaarde. Ik haal mijn RecordCount- variabele binnen, kies kleiner dan of gelijk aan drie omdat ik maar zes records heb.

Als het kleiner is dan of gelijk is aan drie, gaat de stroom het ja-pad af . Het zal de e-mail verzenden en alles komt goed.

Zo niet, dan gaat het naar het geen-pad waar ik de stroom annuleer. Als deze variabele groter is dan drie, zal hij twee dingen doen. Eerst waarschuwt de stroom de gebruiker via een e-mail. Ik zal opnieuw voor de V2 kiezen.

Dit is het veld dat van pas komt, want dit is degene die de stroom heeft geactiveerd.

Ik zal hier schrijven dat de stroom is geannuleerd en mijn variabele ophalen. Dan klik ik op Opslaan en toepassen .

De stroom testen in het Power Automate-platform

Laten we ervoor zorgen dat deze stroom wordt uitgevoerd, dus we gaan terug naar het rapport, selecteren hier twee records en voeren de stroom uit.

Omdat er staat dat de stroom is geactiveerd, gaan we naar mijn inbox. We kunnen de twee e-mails zien die door de stroom zijn verzonden.

Als we nu alles selecteren, activeert dit de voorwaarde die mijn stroom annuleert. Zoals je kunt zien, is er een e-mail waarin staat dat de stroom is geannuleerd.

Een recordlimiet toevoegen met een slicer

Stel dat uw gebruikers geen toegang hebben tot de stroom, maar u wilt ze de mogelijkheid geven om de recordlimiet te kiezen. In dit voorbeeld hebben we een snijmachine.

Ik zal je laten zien hoe ik dit in de stroom heb ingebed en een andere variabele heb gemaakt om deze slicer te maken. Ik heb deze eenvoudige tabel gemaakt en deze Max Selection Count genoemd, wat ik gebruik voor mijn slicer.

Vervolgens heb ik een meting gemaakt, deze Selected Max Records genoemd , en de gebruikt . U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat het wordt omgezet in een keuzerondje, zodat een gebruiker er een kan selecteren. De volgende stap is om die maatregel toe te voegen aan de stroom.

Dit is de eerste variabele die ik heb geïnitialiseerd en de tweede variabele die ik heb omgezet in een geheel getal.

En nu doe ik nog een lus, maar in plaats van te verhogen, doe ik gewoon de set variabele . Het enige wat ik doe is die variabele instellen en hij loopt elke keer door hetzelfde heen. Nu is mijn Max Records-variabele ingesteld met de meting die ik zojuist heb gemaakt.

Wat betreft de voorwaarde, in plaats van het hard gecodeerd te hebben, plug ik gewoon mijn Max Records-variabele in om het dynamisch te maken en voeg ik het vervolgens toe aan mijn e-mail.

Conclusie

Voor vandaag hebben we geleerd hoe we onze LuckyTemplates-rapporten naar een hoger niveau kunnen tillen met behulp van het Power Automate-platform. Concreet kunt u een tabel hebben en op een knop klikken die in feite een proces uitvoert, in dit voorbeeld het verzenden van e-mail naar elk record. Dit is een nieuwe techniek waarmee we kunnen beginnen, en hopelijk zullen mensen dit nuttig vinden bij het maken van hun eigen rapporten.

Henry