Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Bijna elke kantoormedewerker heeft wel eens te maken met een logge e-mailinbox. Gelukkig kunnen Microsoft Outlook-gebruikers profiteren van verschillende functies die zijn ontworpen om belangrijke e-mails te laten opvallen.

Deze omvatten voorwaardelijke opmaak en kleurcategorieën om verschillende lettertypen en kleuren aan uw e-mails toe te voegen. Hier leest u hoe u deze functies in Outlook gebruikt.

Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Outlook

Met voorwaardelijke opmaak kunt u opmaakregels instellen voor Outlook-e-mails. U kunt verschillende kleuren, lettertypen en stijlen instellen voor uw e-mailberichten zoals ze in uw inbox verschijnen. Om aan de slag te gaan, moet u een nieuwe regel voor voorwaardelijke opmaak maken.

Klik in Outlook op  Beeld > Instellingen bekijken in de categorie Huidige weergave . Klik in het  venster Geavanceerde weergave-instellingen op Voorwaardelijke opmaak .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Een nieuwe regel voor voorwaardelijke opmaak maken

Outlook gebruikt al voorwaardelijke opmaakregels voor specifieke scenario's, zoals u zult zien in het instellingenvenster voor voorwaardelijke opmaak . Ongelezen e-mails verschijnen bijvoorbeeld met blauwe tekst met het Segoe UI-lettertype.

Om uw eigen voorwaardelijke opmaakregel toe te voegen, klikt u op de knop Toevoegen .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Geef een toepasselijke naam aan uw regel en klik vervolgens op  Lettertype om uw opmaakopties in te stellen, zoals lettertype, kleur en grootte.

Klik  op OK  om uw lettertype-instellingen te bevestigen.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Zodra de opmaakstijl voor uw regel is ingesteld, klikt u op de  knop Voorwaarde .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Hier kunt u instellen dat de regel automatisch wordt toegepast op e-mails die bepaalde trefwoorden bevatten of op e-mails die van of naar bepaalde e-mailadressen worden verzonden.

Opmaak op e-mailadres

Om een ​​regel toe te voegen die van toepassing is op e-mails van een specifieke afzender, typt u het e-mailadres in het vak Van en scheidt u meerdere e-mailadressen met een puntkomma. U kunt dit toepassen op alle e-mails die vanaf een enkele site worden verzonden door @domain.com te typen en domein.com te vervangen door de juiste domeinnaam.

U kunt dit ook doen voor e-mails die u verzendt in plaats van ontvangt, door in plaats daarvan het e-mailadres in het vak Verzenden naar te typen .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Opmaak op trefwoord zoeken

Om uw voorwaardelijke opmaakregel toe te passen op e-mails die woorden bevatten, typt u het trefwoord (of trefwoorden) in het vak Zoeken naar woorden .

Selecteer de optie Alleen onderwerpveld in het vervolgkeuzemenu hieronder om alleen in het onderwerpveld te zoeken naar de door u gekozen trefwoorden, of het onderwerpveld en de berichttekst om de hele e-mail te doorzoeken.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Geavanceerde voorwaardelijke opmaakregels

U kunt nog meer complexe opmaakregels maken op de tabbladen Meer keuzes en Geavanceerd . Vanaf hier kunt u uw nieuwe regel toepassen op e-mails op basis van hun leesstatus, belangrijkheid, follow-upvlag, grootte en meer.

Om bijvoorbeeld uw regel zo in te stellen dat deze alleen van toepassing is op ongelezen e-mails, klikt u op het selectievakje Alleen items die zijn ingeschakeld op het tabblad Meer keuzes en selecteert u vervolgens de optie Ongelezen in het vervolgkeuzemenu.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Op het  tabblad Geavanceerd kunt u specifieke zoekopdrachten voor uw regel maken met bijna alle beschikbare Outlook-gegevens. Als u op de optie Velden klikt , krijgt u honderden opties om uit te kiezen. De meest voorkomende velden staan ​​vermeld onder de categorie Veelgebruikte velden .

Klik  op Toevoegen aan lijst om deze geavanceerde zoekcriteria toe te voegen aan uw opmaakregel. Het onderstaande voorbeeld toont een geavanceerde zoekopdracht voor alle e-mails die "Ben" bevatten in het  veld Onderwerp .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Als u tevreden bent met uw regel, klikt u op  OK om te bevestigen en vervolgens  op OK om het  instellingenvenster Voorwaardelijke opmaak te sluiten .

E-mailcategorieën gebruiken

Hoewel het mogelijk is om Outlook-e-mails te categoriseren met behulp van zoekmappen , is een andere manier om uw belangrijke e-mails te benadrukken het toepassen van een categorie. Categorieën hebben een aparte naam en kleurtag, zodat je ze apart kunt bekijken.

Een groen-geel-rood kleurensysteem kan u bijvoorbeeld helpen bij het prioriteren van de belangrijkste e-mails. Outlook biedt standaard categorieën in blauw, groen, oranje, paars, rood en geel. U kunt deze bewerken of uw eigen maken met alternatieve kleuren en namen.

Categorieën maken of bewerken

Als u een nieuwe categorie wilt maken of een bestaande wilt bewerken, klikt u op Home > Categoriseren > Alle categorieën .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Klik  op Nieuw om een ​​nieuwe categorie aan te maken. Selecteer uw categoriekleur in het vervolgkeuzemenu en geef het een naam in het vak Naam hierboven.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Klik  op OK om uw categorie op te slaan.

Handmatig een categorie toepassen op Outlook-e-mails

Om handmatig een categorie toe te passen op een Outlook-e-mail, selecteert u deze in de Outlook-mapweergave. Klik op Start > Categoriseren en klik vervolgens op uw categorie.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Uw categorie wordt weergegeven als een gekleurd vierkant in de standaard Outlook-mapweergave, boven de ontvangsttijd en -datum. De naam van uw categorie verschijnt onder het e-mailonderwerp in de e-mailweergave.

Om e-mails per categorie te bekijken, klikt  u op Weergeven > Categorieën en bladert u naar de juiste sectie voor uw categorie.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Automatisch Outlook-categorieën toepassen

U kunt ook Outlook-regels gebruiken om categorieën automatisch op bepaalde e-mails toe te passen. Klik hiervoor op Bestand > Info > Regels en waarschuwingen beheren .

Klik op het  tabblad E-mailregels van het  menu Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Selecteer  Regel toepassen op berichten die ik ontvang voordat u op  Volgende klikt .

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Selecteer de zoekcriteria voor uw kleurcategorieregel. Als u de regel bijvoorbeeld wilt toepassen op e-mails van een bepaald e-mailadres of domeinnaam, klikt u op het selectievakje Van personen of openbare groep .

Klik in het  gedeelte Stap 2 hieronder nogmaals op de criteria (blauw onderstreept). Typ onderaan naast de  optie Van uw e-mailadres of domeinnaam.

Als Outlook het e-mailadres in uw bestaande mailbox kan vinden, selecteert u het in de lijst die verschijnt en klikt u op  OK . Als dit niet het geval is, klikt  u op Annuleren . De regel wordt hoe dan ook gemaakt. Klik  op Volgende om door te gaan.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

U kunt de actie voor uw regel in de volgende fase instellen. Klik om de optie " Toewijzen aan categoriecategorie " in het gedeelte Stap 1 in te schakelen .

Selecteer de categorie die u aan deze regel wilt toewijzen door op een categorie te klikken in het  gedeelte Stap 2 hieronder, voordat u op OK en vervolgens  op Volgende klikt.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

In de volgende fase kunt u eventuele uitzonderingen op deze regel selecteren. Selecteer deze, zoals hierboven, of klik op  Volgende om door te gaan.

Geef in de laatste fase een naam voor uw kleurcategorieregel en selecteer vervolgens het selectievakje  Deze regel nu uitvoeren op berichten die al in "Inbox" staan, om deze met terugwerkende kracht toe te passen op al uw bestaande e-mails.

Hoe u belangrijke e-mails kunt laten opvallen in Outlook

Klik  op Voltooien om de regel te maken en uit te voeren. De kleurcategorie wordt toegepast op uw e-mails, volgens de criteria die u hebt geselecteerd.

Mis uw belangrijke Outlook-e-mails niet

Het gebruik van kleurcategorieën en voorwaardelijke opmaakregels is een geweldige manier om de belangrijke e-mails die u verzendt en ontvangt op te laten vallen in Outlook. Vergeet niet om uw Outlook-productiviteit nog verder te verhogen door extra Outlook-regels en follow-upvlaggen te gebruiken om e-mailketens en belangrijke taken bij te houden.

U kunt Quick Parts in Outlook ook gebruiken om snel algemene verklaringen aan uw e-mailantwoorden toe te voegen.

Tags: #HOW-TO

6 coole zoekmachines om naar gezichten te zoeken

6 coole zoekmachines om naar gezichten te zoeken

Soms wilt u misschien uw gezicht of dat van iemand anders op internet zoeken. Hier is een blik op zes zoekdiensten voor omgekeerde afbeeldingen die resultaten kunnen opleveren.

Werkt de Facebook Messenger-camera niet? Hier is een oplossing

Werkt de Facebook Messenger-camera niet? Hier is een oplossing

Als de Facebook Messenger-camera niet werkt, controleer dan de Messenger-status, installeer de app opnieuw of draai terug met een APK.

Hoe Gmail toe te voegen aan de taakbalk op Windows (SNELLE GIDS)

Hoe Gmail toe te voegen aan de taakbalk op Windows (SNELLE GIDS)

Ontdek hoe je Gmail kunt toevoegen aan de taakbalk op Windows 10 of Windows 11 met Chrome of Microsoft Edge. Volg onze eenvoudige gids.

Telefoon blijft continu rinkelen? Controleer deze oplossingen

Telefoon blijft continu rinkelen? Controleer deze oplossingen

Als uw telefoon continu blijft rinkelen, start u uw apparaat opnieuw op, controleert u de nabijheidssensor, reset u de app-voorkeuren of voert u de fabrieksinstellingen terug.

Speciale tekens typen op Windows 11

Speciale tekens typen op Windows 11

Leer hoe u speciale tekens kunt typen op Windows 11. Volg deze gids voor handige technieken om wiskundige symbolen, emoji

6 manieren om schijfbeheer te openen op Windows 11

6 manieren om schijfbeheer te openen op Windows 11

Ontdek 6 efficiënte manieren om Schijfbeheer te openen in Windows 11 voor het partitioneren van schijven en het wijzigen van stationsletters.

Websites vastzetten op de Windows-taakbalk vanuit Microsoft Edge

Websites vastzetten op de Windows-taakbalk vanuit Microsoft Edge

Leer hoe u websites kunt vastzetten op de Windows-taakbalk vanuit Microsoft Edge voor snelle toegang met één klik.

Snapchat Berichten bijwerken (Quick Fix)

Snapchat Berichten bijwerken (Quick Fix)

Als je de Snapchat-melding voor het bijwerken van berichten op je Android ontvangt, navigeer dan naar Instellingen> Apps> Snapchat> Meldingen en schakel deze uit.

Kun je geen screenshot maken vanwege het beveiligingsbeleid? Dit is waarom

Kun je geen screenshot maken vanwege het beveiligingsbeleid? Dit is waarom

Ontdek hoe je kunt omzeilen dat je geen screenshot kunt maken vanwege het beveiligingsbeleid in apps, en leer handige tips voor het maken van screenshots op Android en iOS.

8 oplossingen voor COD Modern Warfare gesplitst scherm werkt niet

8 oplossingen voor COD Modern Warfare gesplitst scherm werkt niet

Lees onze gids om oplossingen te vinden voor het probleem dat COD Modern Warfare gesplitst scherm niet werkt in multiplayer. Volg de gegeven oplossingen en verbeter uw spelervaring.