Vervolgkeuzelijsten maken met gegevensvalidatie in Microsoft Excel

Met gegevensvalidatie kunt u dingen doen die ingewikkelde aangepaste instellingen met zich meebrengen, zoals gebruikers vragen een optie uit een lijst te kiezen of cellen beperken tot bepaalde gegevenstypen. Het is handig wanneer u uw Microsoft Excel-gegevens consistent en gestandaardiseerd wilt houden.

Vandaag laat ik je zien hoe je een vervolgkeuzelijst in een cel kunt maken met behulp van gegevensvalidatie. Hoewel ik de schermafbeeldingen maak met Excel 2016, zijn de stappen hetzelfde als je oudere versies gebruikt. De stappen zijn ook hetzelfde in moderne versies van Excel in de Microsoft 365 (voorheen O365) suite.

Een gegevenstabel en de lijst met opties maken

Stel eerst een basisgegevenstabel op. U kunt uw gegevens handmatig invoeren of kopiëren en plakken vanuit een andere bron.

Vervolgens gaan we een lijst met opties invoeren voor de vervolgkeuzelijst. U kunt dat doen wanneer u de gegevensvalidatie definieert of een lijst definieert op een andere locatie op hetzelfde werkblad of een ander werkblad.

Voor dit voorbeeld gaan we de opties voor de vervolgkeuzelijst op een ander werkblad weergeven, dus klik op een van de werkbladtabbladen onder aan het Excel-venster.

Voer elke optie in een kolom (of rij) in, één optie in een cel. Ga vervolgens terug naar het werkblad met uw gegevens.

Schakel gegevensvalidatie in voor geselecteerde cellen

Voor dit voorbeeld willen we vervolgkeuzelijsten toevoegen aan de kolom Beoordeling of kolom B . Selecteer de cellen waaraan u de vervolgkeuzelijsten wilt toevoegen. In ons geval hebben we B2 tot en met B10 geselecteerd .

Klik vervolgens op het tabblad Gegevens .

Klik in het gedeelte Gegevenshulpmiddelen op de knop Gegevensvalidatie .

Een vervolgkeuzelijst toevoegen aan de geselecteerde cellen

Het dialoogvenster Gegevensvalidatie wordt weergegeven. Op het tabblad Instellingen kunt u ervoor zorgen dat Excel de invoer in de geselecteerde cellen beperkt tot datums, getallen, decimalen, tijden of een bepaalde lengte.

Selecteer in ons voorbeeld Lijst in de vervolgkeuzelijst Toestaan ​​om een ​​vervolgkeuzelijst te maken in elk van de geselecteerde cellen.

Selecteer de bron voor de vervolgkeuzelijstopties

Nu moeten we de bron voor de opties in elke vervolgkeuzelijst specificeren. Er zijn twee manieren waarop u dit kunt doen. De eerste methode omvat het handmatig typen van de opties in het vak Bron , gescheiden door komma's. Dit kan tijdrovend zijn als je een lange lijst met items hebt.

Eerder in dit artikel hebben we een lijst met items op een apart werkblad gemaakt. We gaan die lijst nu gebruiken om de vervolgkeuzelijst in elk van de geselecteerde cellen te vullen. Deze tweede methode is eenvoudig te beheren. U kunt ook het werkblad met de opties verbergen (klik met de rechtermuisknop op het werkbladtabblad en selecteer Verbergen ) wanneer u de werkmap naar uw gebruikers distribueert.

Als u de lijst van het afzonderlijke werkblad aan uw vervolgkeuzelijst wilt toevoegen, klikt u op de pijl omhoog aan de rechterkant van het vak Bron .

Het dialoogvenster Gegevensvalidatie verkleint tot alleen het vak Bron en u hebt toegang tot uw werkmap onder het dialoogvenster. Klik op het tabblad voor het werkblad met de vervolgkeuzelijstopties.

Selecteer vervolgens de cellen met de opties. De werkbladnaam en het celbereik met de opties worden toegevoegd aan het vak Bron in het dialoogvenster Gegevensvalidatie .

Klik op de pijl omlaag aan de rechterkant van het vak Bron om de invoer te accepteren en het dialoogvenster uit te vouwen.

Een invoerbericht toevoegen

U kunt een optioneel bericht toevoegen aan de vervolgkeuzelijst. Misschien wilt u een helpbericht of tip weergeven. Het is een goed idee om het bericht kort te houden.

Als u een bericht wilt toevoegen dat wordt weergegeven wanneer een cel met de vervolgkeuzelijst is geselecteerd, klikt u op het tabblad Bericht invoeren . Voer vervolgens een Titel en het invoerbericht in de vakken in.

Een foutwaarschuwing toevoegen

Een ander optie-item in de vervolgkeuzelijst is een foutmelding die wordt weergegeven wanneer een gebruiker probeert gegevens in te voeren die niet overeenkomen met de validatie-instellingen. In ons voorbeeld wordt het foutbericht weergegeven wanneer iemand een optie in de cel typt die niet overeenkomt met een van de vooraf ingestelde opties.

Klik op het tabblad Foutmelding om een ​​foutbericht toe te voegen . De standaardoptie voor de stijl van de foutwaarschuwing is Stop . U kunt ook Waarschuwing of Informatie selecteren . Accepteer voor dit voorbeeld de standaardoptie Stop in de vervolgkeuzelijst Stijl .

Voer de titel en het foutbericht voor de foutwaarschuwing in . Het is het beste om de foutmelding kort en informatief te houden. Klik op OK .

Gebruik uw nieuwe vervolgkeuzelijst

Wanneer u nu op een cel klikt waaraan u een gegevensvalidatielijst hebt toegevoegd, wordt een vervolgkeuzelijst weergegeven en kunt u een optie selecteren.

Als u een invoerbericht aan de vervolgkeuzelijst hebt toegevoegd, wordt dit weergegeven wanneer u een cel selecteert die de vervolgkeuzelijst bevat.

Als u een optie probeert in te voeren die niet overeenkomt met een van de vooraf ingestelde opties, wordt de door u ingestelde foutwaarschuwing weergegeven in een dialoogvenster.

Hoe heb je gebruik gemaakt van vervolgkeuzelijsten in Excel? Laat het ons weten in de reacties. Bekijk ook onze andere Microsoft Office-tips  en onze tutorial voor het maken van vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets .