Cheques schrijven vanuit QuickBooks 2021

U kunt op twee manieren cheques uitschrijven in QuickBooks 2021: vanuit het venster Schrijf cheques en vanuit het register. Voor het geval je op de achterste rij van de klas lag te slapen, hier is de korte versie van de instructies voor het schrijven van cheques.

U kunt debetkaart- en geldautomaattransacties op dezelfde manier registreren als cheques die u uitschrijft.

Cheques schrijven vanuit het venster Cheques schrijven

U kunt handgeschreven cheques en andere cheques die u wilt afdrukken met QuickBooks opnemen door de cheques te beschrijven in het venster Schrijf cheques.

Volg deze stappen om een ​​cheque uit te schrijven vanuit het venster Cheques schrijven:

1. Kies Bankieren → Cheques schrijven.

U kunt ook op het pictogram Cheques schrijven klikken in het gedeelte Bankieren van het startscherm. QuickBooks geeft het venster Schrijfcontroles weer, zoals weergegeven.

Het venster Cheques schrijven

2. Klik op het vervolgkeuzemenu Bankrekening boven in het venster en kies de rekening waarvan u deze cheque wilt uitschrijven.

Deze stap is erg belangrijk en moet u altijd onthouden voordat u een cheque uitschrijft als u meerdere bankrekeningen heeft.

3. Voer een chequenummer in of markeer de cheque voor afdrukken.

Schakel het selectievakje Later afdrukken in als u van plan bent de cheque af te drukken met QuickBooks, met behulp van uw printer en voorbedrukte chequeformulieren die u hebt gekocht. Als u een cheque opneemt die u met de hand hebt uitgeschreven, voert u het chequenummer in dat u voor de cheque hebt gebruikt in het tekstvak Nr.

4. Vul de cheque in.

Als u eerder een cheque naar deze persoon of partij heeft geschreven, vult de functie Automatisch aanvullen de naam van de begunstigde in de regel Betalen aan de order van voor u in nadat u de naam begint te typen. Hoe QuickBooks deze prestatie beheert, lijkt misschien op magie, maar het is echt niet zo moeilijk. QuickBooks vergelijkt gewoon wat u tot nu toe hebt getypt met namen in uw lijsten met klanten, werknemers en anderen. Zodra QuickBooks de letters die je hebt getypt kan matchen met een naam in een van deze lijsten, grijpt het de naam.

Als u nog niet eerder een cheque naar deze persoon of partij heeft geschreven, vraagt ​​QuickBooks u om de naam van de begunstigde toe te voegen. Doe dat.

Voer het bedrag van de cheque in naast het dollarteken en druk vervolgens op Tab. QuickBooks schrijft het bedrag voor u op de Dollars-regel. Het schrijft ook het adres als het is ingevuld in het hoofdbestand van de begunstigde.

5. Vul indien nodig de tabbladen Uitgaven en Artikelen in.

6. Klik op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan en nieuw om het schrijven van de cheque te voltooien.

Daar heb je het. Uw cheque is geschreven en ingeschreven in het register, klaar om te worden afgedrukt en verzonden.

Hoe cheques uit het register te schrijven?

Mensen die gewend zijn geraakt aan Quicken, een neef van QuickBooks, willen misschien het registervenster gebruiken om cheques uit te schrijven. (Gebruikers van Quicken vinden de registermetafoor beter, denk ik.)

Volg deze stappen om een ​​cheque uit het register te schrijven:

1. Open de kassa.

Kies Bankieren → Register gebruiken of klik op het pictogram Registreren in het gedeelte Bankieren van het startscherm. Als u meer dan één bankrekening heeft, geeft QuickBooks het dialoogvenster Register gebruiken weer, zodat u de juiste rekening kunt selecteren.

Kies in het vervolgkeuzemenu de betaalrekening waarvoor u de cheque wilt uitschrijven en klik vervolgens op OK. U ziet het registratievenster (afgebeeld). De cursor staat aan het einde van het register, klaar om cheque-informatie in te voeren. (QuickBooks vult automatisch de datum van vandaag in.)

Het registratievenster

QuickBooks gebruikt de accountnaam in de venstertitel. Daarom verwijst het cijfer naar de Grote Nationale Bank . Big National is de naam van de fictieve bankrekening die ik heb aangemaakt.

2. Vul de gegevens voor uw cheque in.

Merk op dat de boekingen die u in dit register maakt dezelfde zijn als die u zou maken in het venster Schrijf cheques. Als u meer vertrouwd bent met het invoeren van cheques in dat venster, kunt u op de knop Transactie bewerken klikken, die zich op het lint bovenaan het registervenster bevindt, om het venster Cheques schrijven in al zijn glorie te zien en daar een cheque uit te schrijven. Als u uitgaven wilt invoeren of wilt specificeren waarvoor u betaalt met de cheque, moet u op de knop Transactie bewerken klikken en naar het venster Cheques schrijven gaan.

Ga anders gewoon van veld naar veld en voer de informatie in het register in. Gebruik nogmaals de vervolgkeuzemenu's om de namen van begunstigde en rekening in te voeren. Als u een begunstigde of accountnaam invoert die QuickBooks niet herkent, vraagt ​​het programma u om meer informatie.

Hier is een soort strikvraag: wat als de cheque die u uitschrijft meer dan één onkostencategorie betaalt? Stel dat u uw verhuurder betaalt voor zowel uw huur als een deel van de nutsvoorzieningen. Bent u beperkt tot één onkostenrekening? Staat u voor de moeder van alle boekhoudkundige dilemma's: kiezen tussen twee juiste rekeningen? Nou nee, dat doe je niet. U kunt gewoon op de knop Splitsen klikken. QuickBooks geeft een splitsingsgebied weer dat u kunt gebruiken om een ​​cheque over meerdere accounts te splitsen. Een cheque van $ 1500 die bijvoorbeeld $ 1200 aan huur en $ 300 aan nutsvoorzieningen betaalt, kan op twee afzonderlijke regels worden gesplitst: een die de $ 1200 aan huurkosten registreert en een die de $ 300 aan nutsvoorzieningen registreert.

3. Wanneer u klaar bent met het invullen van de controle-informatie, klikt u op de knop Opnemen.

U kunt ook op de knop Herstellen klikken als u besluit dat u terug wilt gaan om opnieuw te beginnen. Als u op Herstellen klikt, wordt alles wat u zojuist hebt ingevoerd, leeggemaakt.

Als u cheques met de hand schrijft, in plaats van ze af te drukken met QuickBooks, zorg er dan voor dat de chequenummers in het register en de chequenummers in uw chequeboek overeenkomen. Mogelijk moet u naar het QuickBooks-register gaan en nummers wijzigen in de kolom Nummer. Wanneer uw bankafschrift komt, is het afstemmen van uw bankafschrift en uw chequeboek veel gemakkelijker als u de chequenummers correct invoert.

Een cheque die u heeft uitgeschreven wijzigen?

Wat als u een cheque moet wijzigen nadat u deze al heeft ingevoerd? Misschien heb je een vreselijke fout gemaakt, zoals het opnemen van een cheque van $ 52,50 als $ 25,20. Kun je het maken? Zeker wel. Ga gewoon naar het register en zoek de cheque die u wilt wijzigen. Ga naar het veld Betaling of Storting en breng de wijziging aan.

Als u uitgebreidere wijzigingen wilt aanbrengen (bijvoorbeeld als de cheque een gesplitste transactie is), plaatst u de cursor op de plaats van de cheque en klikt u op Transactie bewerken. QuickBooks geeft het venster Schrijfcheques weer met de originele cheque erin. Breng de wijzigingen aan. (Vergeet niet om, indien nodig, ook wijzigingen aan te brengen op de tabbladen Items en Expenses.)

Als u klaar bent, klikt u op Opslaan en sluiten. U gaat terug naar het register, waar u de wijzigingen in de cheque ziet.

Als het venster Schrijf cheques wordt weergegeven, kunt u ook de knoppen Volgende en Vorige gebruiken om door uw cheques te bladeren en eventuele wijzigingen aan te brengen.

Verpak meer cheques in de kassa

Gewoonlijk geeft QuickBooks twee rijen informatie weer over elke cheque die u invoert. Het toont ook twee rijen met informatie over elk type transactie dat u invoert. Als u meer cheques in een zichtbaar gedeelte van de kassa wilt plaatsen, schakelt u het selectievakje 1-regel onder aan het kassavenster in. Wanneer u dit selectievakje inschakelt, gebruikt QuickBooks een indeling met één regel om alle informatie in het register weer te geven, behalve het veld Memo.

Het registervenster in 1-regelig display

Vergelijk de voorgaande twee figuren om te zien hoe het 1-regelige display eruitziet. Registers kunnen erg lang worden, en het 1-regelige display is handig als u door een lang register kijkt voor een cheque of transactie.