Een creditnota voorbereiden in QuickBooks 2021

Creditnota's kunnen handige manieren zijn om fouten bij het invoeren van gegevens te herstellen die u niet eerder hebt gevonden of gecorrigeerd. Creditnota's zijn ook handige manieren om zaken als retouren en terugbetalingen van klanten af ​​te handelen. Als u in uw tijd een of twee facturen hebt opgesteld, zult u merken dat het opstellen van een QuickBooks- creditnota een stuk eenvoudiger is dan het gebruik van ouderwetse methoden.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe u de meest gecompliceerde en ingewikkelde soort creditnota kunt maken: een productcreditnota. Het maken van een service- of professionele creditnota werkt echter in principe op dezelfde manier. Je vult gewoon minder velden in.

Volg deze stappen om een ​​productcreditnota te maken:

1. Kies Klanten → Creditnota's/terugbetalingen maken of klik op het pictogram Terugbetalingen en tegoeden in het gedeelte Klant van de startpagina om het venster Creditnota's/terugbetalingen maken weer te geven (zoals weergegeven).

Het venster Creditnota's/terugbetalingen maken

2. Identificeer de klant en, indien nodig, de taak in het vervolgkeuzemenu Klant: Taak.

U kunt de klant of opdracht uit de lijst kiezen door erop te klikken.

3. (Optioneel) Geef een klasse op voor de creditnota.

Als u klassen gebruikt om transacties te categoriseren, activeert u het vervolgkeuzemenu Klasse en kiest u de juiste klasse voor de creditnota.

4. Datum van de creditnota (hoewel stabiel blijven optioneel is).

Druk op Tab om de cursor naar het tekstvak Datum te verplaatsen. Voer vervolgens de juiste datum in in MM/DD/YYYY formaat.

5. (Optioneel) Voer een creditnotanummer in.

QuickBooks stelt een creditnotanummer voor door 1 toe te voegen aan het laatste creditnotanummer dat u hebt gebruikt. U kunt het nummer of de tab accepteren in het tekstvak Kredietnr. om het nummer te wijzigen in wat u maar wilt.

6. Pas zo nodig het adres van de klant aan.

QuickBooks haalt het factuuradres uit de klantenlijst. U kunt het adres voor de creditnota wijzigen door een deel van het gebruikelijke factuuradres te vervangen. Normaal gesproken moet u voor de creditnota hetzelfde adres gebruiken als voor de originele factuur of facturen.

7. (Optioneel... soort van) Geef het PO-nummer op.

Als de creditnota het totale resterende saldo op een bestelling van een klant aanpast, moet u waarschijnlijk het nummer van de bestelling in het tekstvak Bestelnummer invoeren.

Hier is mijn logica met betrekking tot deze suggestie, voor de lezers die erom geven: als u uw klant $ 1.000 in rekening hebt gebracht op PO nr. 1984, die een aankoop van $ 1.000 autoriseert, hebt u de volledige PO opgebruikt - althans volgens de crediteurenadministratie van de klant, die verwerkt uw facturen. Als u er echter voor zorgt dat een creditnota van $ 1.000 wordt geïdentificeerd als gerelateerd aan PO nr. 1984, maakt u in wezen het aankoopsaldo van $ 1.000 vrij, wat kan betekenen dat u de PO opnieuw kunt gebruiken of factureren.

8. Als de klant artikelen retourneert, beschrijf dan elk artikel.

Verplaats de cursor naar de eerste rij van het tekstvak Artikel/Omschrijving/Aantal/Tarief/Bedrag/Belasting. Activeer in de eerste lege rij van het vak het vervolgkeuzemenu Item en kies vervolgens het item. QuickBooks vult de tekstvakken Beschrijving en Tarief in met de verkoopbeschrijving en verkoopprijs die u in de artikellijst hebt ingevoerd. (U kunt deze informatie desgewenst bewerken, maar dit is niet nodig.) Voer het aantal artikelen in dat de klant retourneert (of waarvoor niet betaalt) in het tekstvak Aantal. (Nadat u dit nummer hebt ingevoerd, berekent QuickBooks het bedrag door het aantal te vermenigvuldigen met het tarief.) Voer elk item in dat de klant retourneert door de lege rijen van de keuzelijst in te vullen.

In het geval van voorraadartikelen gaat QuickBooks ervan uit dat de artikelen die u op een creditnota laat zien, worden teruggestuurd naar de voorraad. U wilt uw fysieke voorraadtellingen aanpassen als onverkochte artikelen worden geretourneerd.

Net als bij facturen kunt u zoveel items in een creditnota plaatsen als u wilt. Als u niet genoeg ruimte op één pagina heeft, blijft QuickBooks pagina's aan de creditnota toevoegen totdat u klaar bent. De totale informatie komt natuurlijk op de laatste pagina.

9. Beschrijf eventuele speciale items die de creditnota moet bevatten.

Als u een creditnota wilt uitgeven voor andere artikelen die op de originele factuur staan ​​(vrachtkosten, kortingen, andere toeslagen, enzovoort), voegt u beschrijvingen van elk artikel toe aan de artikellijst.

Om beschrijvingen van deze items toe te voegen, activeert u het vervolgkeuzemenu Item van de volgende lege rij en kiest u vervolgens het speciale item. (U activeert de lijst door op het veld te klikken om er een vervolgkeuzemenu van te maken en vervolgens op de pijl-omlaag van het veld te klikken om het menu te openen.) Nadat QuickBooks de tekstvakken Beschrijving en Tarief heeft ingevuld, bewerkt u deze informatie (indien nodig). Voer elk speciaal item in - subtotaal, korting, vracht, enzovoort - dat u specificeert in de creditnota.

Als u een kortingsartikel wilt opnemen, moet u een subtotaalartikel in de creditnota opnemen na de voorraad of andere artikelen die u heeft afgeprijsd. Plak dan direct achter het Subtotaal artikel een Kortingsartikel. Wanneer u dit doet, berekent QuickBooks de korting als een percentage van het subtotaal.

10. (Optioneel) Voeg een klantbericht toe.

Activeer het vervolgkeuzemenu Klantbericht en kies een slim klantbericht.

11. Geef de omzetbelasting op.

Verplaats de cursor naar de keuzelijst Belasting, activeer het vervolgkeuzemenu en kies vervolgens de juiste btw.

12. (Optioneel, maar een heel goed idee) Voeg een memo toe.

U kunt het tekstvak Memo gebruiken om een ​​memobeschrijving aan de creditnota toe te voegen. U kunt deze beschrijving gebruiken om bijvoorbeeld de redenen voor het uitgeven van de creditnota uit te leggen en om naar de originele factuur of facturen te verwijzen. Houd er rekening mee dat het veld Memo wordt afgedrukt in het klantoverzicht.

13. Als u het afdrukken van deze creditnota wilt uitstellen, schakelt u het selectievakje Later afdrukken in.

Ik wil het praten over wat het selecteren van het selectievakje Later afdrukken doet uitstellen totdat ik klaar ben met de bespreking van het maken van creditnota's. De dekking van het afdrukken van facturen en creditnota's komt in een later gedeelte aan de orde.

14. Sla de creditnota op.

Om een ​​voltooide creditnota op te slaan, klikt u op de knop Opslaan en nieuw of Opslaan en sluiten. QuickBooks geeft een dialoogvenster weer waarin u wordt gevraagd wat u met de creditnota wilt doen: het tegoed behouden, een terugbetaling geven of het tegoed op een factuur toepassen. Maak uw keuze door op de knop te klikken die overeenkomt met wat u wilt doen. Als u Toepassen op factuur kiest, vraagt ​​QuickBooks om wat aanvullende informatie. QuickBooks slaat de creditnota op die op het scherm wordt weergegeven en, als u op Opslaan en nieuw hebt geklikt, wordt een leeg venster Creditnota's/terugbetalingen maken weergegeven, zodat u nog een creditnota kunt maken. (Houd er rekening mee dat u heen en weer kunt bladeren door creditnota's die u eerder hebt gemaakt door op de knoppen Volgende en Vorige te klikken.) Wanneer u klaar bent met het maken van creditnota's, kunt u op de knop Sluiten van het creditnotaformulier klikken.

Als u aangeeft dat u een restitutiecheque wilt afdrukken, geeft QuickBooks het venster Schrijfcheques weer en vult de cheque automatisch in en koppelt deze aan de memo.