Jak tworzyć i rozpoczynać spotkania Teams?

Oto pytanie, które otrzymałem kilka dni temu:

Microsoft Teams został właśnie wdrożony w naszej organizacji i wygląda na to, że ludzie wciąż się do tego przyzwyczajają. Jak planować spotkania w aplikacji Teams? Czy możesz podać kilka najlepszych rozwiązań dotyczących tworzenia i udostępniania łączy do spotkań usługi Teams?

Planowanie spotkań zespołów

Dla uproszczenia skupimy się na dwóch różnych metodach rozpoczynania spotkań w Teams: z wbudowanej aplikacji Meetings , która prawdopodobnie jest bardziej odpowiednia dla mniejszych zespołów, oraz z aplikacji Microsoft Outlook (dla systemu Windows lub macOS).

Tworzenie spotkań Teams w Outlooku

Użytkownicy biznesowi w większych organizacjach mogą używać wtyczki Microsoft Teams dla programu Outlook do planowania swoich spotkań. Oto jak to zrobić:

• Otwórz Microsoft Outlooka.
• Przejdź do zakładki Kalendarz .
• Na Wstążce naciśnij przycisk Dołącz do spotkania zespołów . Możesz też nacisnąć Nowy element >> Spotkanie zespołów .

• Następnie idź dalej i wprowadź tytuł spotkania, zaproś wymaganych członków zespołu.
• Każda zaproszona osoba otrzyma żądanie programu Outlook, za pomocą którego może łatwo uzyskać dostęp do spotkania audio lub wideo, korzystając z linku pokazanego poniżej.

• Czat spotkania, a także pliki, notatki i tablica spotkania (jeśli była używana) będą dostępne w Twojej aplikacji Teams Chat.
• Pamiętaj, że jeśli uczestnicy nie mają zainstalowanego Microsoft Teams, będą musieli pobrać wersję na komputer lub wersję internetową, aby móc dołączyć.

Organizowanie spotkań bezpośrednio w Teams

Jeśli nie masz dostępnej integracji z Outlookiem, nadal będziesz mógł korzystać z aplikacji Spotkania w Microsoft Teams (w wersji klasycznej, internetowej , Android lub iOS) do planowania spotkań.

• Na pasku aplikacji kliknij Spotkania.
• Wybierz, czy chcesz rozpocząć spotkanie teraz, czy umówić się na spotkanie lub spotkanie w przyszłości.
• W przypadku zaplanowanych spotkań dodaj swój tytuł / opis i ustaw czas rozpoczęcia i czas trwania spotkania.

• Następnie naciśnij Harmonogram.
• Następnie wyślij zaproszenie na spotkanie z programu Outlook lub Kalendarza Google (który pokaże spotkanie w kalendarzu) lub po prostu skopiuj zaproszenie na spotkanie i wyślij e-mailem do uczestników (bez integracji z kalendarzem).
• Jeśli w ogóle ma to zastosowanie, nie zapomnij ustawić opcji spotkania zgodnie z wymaganiami (takich jak układ spotkania, zachowanie panelu dolnego itd.).

Ciesz się Teams i daj nam znać w razie pytań.