Jak udostępnić folder w kanale Microsoft Teams?

To jest pytanie od Eleny:

Pracuję jako kierownik projektu w firmie budowlanej i mam za zadanie prowadzić folder wspólnych procedur. Wyzwaniem jest, jak sprawić, by inni, niekoniecznie pracujący dla naszej firmy, mieli dostęp do jej treści. Jak dotąd nie mogę udostępnić folderu dokumentów użytkownikom zewnętrznym oraz członkom naszego zespołu. Jedynym rozwiązaniem, z jakim przyszliśmy, było użycie folderu OneDrive. Jakieś dalsze pomysły, jak umożliwić innym dostęp do naszego folderu Udostępnione dokumenty i nadal mieć do niego łatwy dostęp w Microsoft Teams?

Dziękuję za twoje pytanie. Poniżej omówimy trzy metody, z których możesz potencjalnie skorzystać, aby ułatwić udostępnianie plików zespołowi. Post został napisany przy użyciu systemu Windows 10, ale w większości ma on pełne zastosowanie w systemach Windows 11 i macOS.

Udostępnianie folderów w Microsoft Teams

Korzystaj z bibliotek dokumentów SharePoint

Na dzień dzisiejszy nie ma prostej funkcji usługi Teams, która umożliwiałaby udostępnianie folderu w strukturze folderów kanału . Po przesłaniu pliku lub folderu do aplikacji Teams Twoje pliki są faktycznie przechowywane w bibliotece programu SharePoint, która umożliwia łatwe udostępnianie folderu.

• Zacznij od zalogowania się na pulpicie Microsoft Teams (w systemie Windows lub macOS) lub wersjach internetowych.
• Znajdź odpowiedni kanał.
• Kliknij Pliki i przejdź do struktury folderów swojego kanału, aż zobaczysz folder, który chcesz udostępnić swoim wewnętrznym lub zewnętrznym partnerom biznesowym.
• Naciśnij przycisk Otwórz w SharePoint, jak pokazano poniżej.

• Otworzy się powiązana biblioteka dokumentów programu SharePoint.
• Naciśnij menu Pokaż akcje, a następnie naciśnij Udostępnij.

• Otworzy się okno dialogowe Wyślij łącze.
• Użyj pola Do, aby wprowadzić nazwiska i adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić folder.

• Po zakończeniu naciśnij Wyślij.

Udostępnij folder za pomocą OneDrive

Innym prostym sposobem udostępniania plików i folderów jest korzystanie z OneDrive.

• W swoim kanale Teams otwórz bibliotekę dokumentów programu SharePoint, jak pokazano powyżej.
• Kliknij menu Pokaż akcje i wybierz Dodaj skrót w OneDrive.
• W usłudze OneDrive udostępnij łącze, jak pokazano w powyższej sekcji.

Dostęp do folderów Teams przez DropBox, Google Drive lub inny dysk w chmurze

Aby udostępniać dane partnerom zewnętrznym, którzy nie korzystają z OneDrive, możesz skorzystać z opcji Dodaj zewnętrzną pamięć masową w chmurze.

• Ze swojego kanału Teams przejdź do swojego folderu.
• Hit Dodaj magazyn w chmurze.

• Wybierz swoją ulubioną pamięć masową w chmurze, w tym przypadku Dropbox.
• Wpisz swój login i hasło.
• Prześlij swój folder i podaj wymagane strony w pamięci innej firmy.

Zezwalaj gościom na dostęp do kanału aplikacji Teams

Ostatnią metodą, którą omówimy, jest udostępnianie stronom zewnętrznym bezpośrednio z Twojego kanału Teams. W tym celu musisz najpierw przejść dalej i w razie potrzeby dodać użytkowników zewnętrznych jako gości do odpowiednich kanałów zespołów i kanałów prywatnych.

Wyślij folder przez czat Teams

Dla kompletności chcieliśmy również wspomnieć o możliwości wysłania linku do konkretnego folderu za pośrednictwem czatu Teams i Outlooka.

• W swoim kanale Teams otwórz kartę Pliki.
• Znajdź swój folder, naciśnij przycisk Pokaż działania i naciśnij Kopiuj łącze.

• Naciśnij przycisk Kopiuj i zamknij okno dialogowe,
• Przejdź do karty Czat na kanale.
• W razie potrzeby wklej link do rozmowy na czacie na kanale.
• Aby udostępnić łącze do folderu określonym osobom na czacie 1:1, użyj aplikacji Czat

Udostępnij folder w Outlooku

Aby wysłać nasz folder Teams za pośrednictwem programu Outlook, możesz uzyskać łącze, jak pokazano w poprzedniej sekcji. Następnie wklej łącze do folderu Teams w wiadomości e-mail programu Outlook i wyślij do odbiorców. Należy pamiętać, że zarówno użytkownicy wewnętrzni, jak i zewnętrzni będą potrzebować dostępu do odczytu do kanału Teams, aby uzyskać dostęp do zawartości.

Dodatkowa nauka

• Udostępnianie plików i folderów usługi Teams w zaproszeniach na spotkania .
• Jak uzyskać dostęp do folderów Microsoft Teams w Eksploratorze plików Windows?
• Gdzie jest lokalizacja folderu nagrywania Microsoft Teams?