Jak udostępnić plik z Microsoft Teams w wiadomościach i spotkaniach programu Outlook?

Jak udostępnić plik z Microsoft Teams w wiadomościach i spotkaniach programu Outlook?

Oto pytanie od Stephie:

Niedawno otrzymałem zadanie przejęcia utrzymania kilku Microsoft Teams od kolegi, który odszedł z firmy. Jednym z wyzwań, z jakim się ostatnio spotkałem, jest udostępnianie plików Word, PDF i Excel przechowywanych w Microsoft Teams użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym za pomocą programu Outlook 365. Jakieś wskazówki/najlepsze praktyki, które możesz polecić?

Dziękuję za twoje pytanie. W naszej odpowiedzi chcielibyśmy przedstawić prosty, krok po kroku proces, którego możesz użyć, aby ułatwić udostępnianie plików przez Outlooka. Jeśli chcesz udostępnić więcej niż jeden plik, możesz zapoznać się z naszym samouczkiem dotyczącym udostępniania folderów Teams .

Udostępnianie plików z aplikacji Teams w programie Outlook

Skopiuj link do pliku Teams

Najłatwiejszym sposobem udostępnienia dostępu do pliku przechowywanego w aplikacji Teams stronom wewnętrznym i zewnętrznym jest po prostu osadzenie łącza do niego w wiadomości e-mail programu Outlook.

  • Na komputerze z systemem Windows lub MacOS otwórz Microsoft Teams i przejdź do swojego kanału.
  • Przejdź do zakładki Pliki i przejdź do pliku, do którego chcesz zezwolić na dostęp.
  • Kliknij znacznik wyboru po lewej stronie nazwy pliku (krok 1).
  • Teraz kliknij menu Pokaż akcje (…) po prawej stronie nazwy pliku. (krok 2)
  • Wybierz menu Kopiuj łącze (krok 3).

Jak udostępnić plik z Microsoft Teams w wiadomościach i spotkaniach programu Outlook?

  • Zobaczysz teraz okno dialogowe pokazujące ścieżkę do Twojego pliku. Plik znajduje się w bibliotece programu SharePoint , w której znajdują się pliki kanałów aplikacji Teams.
  • Teraz przejdź dalej i ustaw uprawnienia dostępu do pliku Teams. U dołu okna dialogowego zobaczysz domyślne uprawnienia dostępu do pliku (zaznaczone poniżej).

Jak udostępnić plik z Microsoft Teams w wiadomościach i spotkaniach programu Outlook?

Ustaw uprawnienia do plików Teams

  • Jeśli jesteś zainteresowany, możesz zmodyfikować uprawnienia dostępu zgodnie z potrzebami, korzystając z okna dialogowego Ustawienia łącza.
  • Aplikacja Teams umożliwia wybór między różnymi opcjami uprawnień do udostępniania. Pamiętaj, że ustawienia udostępniania podlegają zasadom administracyjnym aplikacji Teams i dlatego mogą być dla Ciebie niedostępne.
    1. Zezwól każdemu, kto ma łącze, na dostęp do pliku lub jego edycję.
    2. Osoby w Twojej organizacji
    3. Osoby, które mają dostęp do Twojego kanału (mogą to być osoby z Twojej organizacji lub spoza niej).
    4. Specyficzni ludzie. Musisz podać adresy e-mail tych osób.

Jak udostępnić plik z Microsoft Teams w wiadomościach i spotkaniach programu Outlook?

  • W razie potrzeby zaznacz opcję Zezwalaj na edycję.
  • Po zakończeniu kliknij Zastosuj .
  • Aplikacja Teams wygeneruje teraz łącze do Twojego pliku Teams zgodnie z ustawionymi przed chwilą uprawnieniami dostępu.
  • Teraz naciśnij Kopiuj .

Ważna uwaga: domyślne uprawnienia do udostępniania są zazwyczaj ustawiane przez zespół IT. Możesz porozmawiać z nimi, jeśli nie odpowiadają one Twoim potrzebom biznesowym.

Dodaj swój link do wiadomości e-mail lub spotkania programu Outlook

  • Ostatnim krokiem jest otwarcie pulpitu Microsoft Outlook lub Office 365 Outlook.
  • Utwórz nowy e-mail lub wezwanie na spotkanie.
  • Zdefiniuj odbiorców wiadomości e-mail i tekst wiadomości e-mail/spotkania.
  • Wklej link do pliku Teams, który został wygenerowany w poprzednim kroku.
  • Wyślij e-mail lub spotkanie.

Uwaga: możesz zastosować ten sam proces z dowolnym klientem poczty e-mail innej firmy — takim jak Gmail.

Udostępnianie łącza do plików aplikacji Teams członkom kanału

Alternatywnym sposobem udostępniania plików z aplikacji Teams członkom kanału (stronom wewnętrznym lub zewnętrznym) jest skorzystanie z karty Posty.

  • Otwórz aplikację Teams i przejdź do swojego kanału.
  • Otwórz kartę Posty , aby rozpocząć nową rozmowę.
  • Kliknij załączony plik i wybierz Przeglądaj z zespołów i kanałów .
  • Przeglądaj pliki swojego kanału i wybierz ten, który chcesz udostępnić.
  • Hit Udostępnij link .
  • Link zostanie opublikowany w zakładce Posty na kanale.
  • Najedź na prawy górny obszar swojego posta i naciśnij przycisk Pokaż działania (…).
  • Hit Udostępnij w Outlooku . Spowoduje to udostępnienie rozmowy jako wiadomości e-mail z programu Outlook 365.

Udostępnianie plików do programu Outlook nie działa

Udostępnianie plików w usłudze Teams jest dość proste. Jak wspomniano powyżej, opcje udostępniania uprawnień do plików są zarządzane przez działy IT lub administratorów aplikacji Teams. W przypadku, gdy podmioty zewnętrzne nie mogą otwierać ani edytować Twoich plików, możesz chcieć dowiedzieć się, czy ustawienia organizacji/kanału usługi Teams umożliwiają podmiotom zewnętrznym interakcję z udostępnianymi plikami.


Microsoft Teams – niestandardowe dźwięki połączeń i powiadomień w systemie Android i Windows

Microsoft Teams – niestandardowe dźwięki połączeń i powiadomień w systemie Android i Windows

Dowiedz się, jak ustawić preferowane dzwonki w Microsoft Teams dla systemów Windows, sieci Web, Android i macOS.

Nie mogę zmienić swojego zdjęcia profilowego w aplikacji Teams, co zrobić?

Nie mogę zmienić swojego zdjęcia profilowego w aplikacji Teams, co zrobić?

Nie mogę zmienić swojego zdjęcia profilowego w aplikacji Teams, co zrobić?

Microsoft Teams: wiadomość poza biurem i status offline

Microsoft Teams: wiadomość poza biurem i status offline

Dowiedz się, jak dostosować swój stan online i wiadomość o nieobecności w Microsoft Teams.

Jak zmienić datę i strefę czasową w Microsoft Teams?

Jak zmienić datę i strefę czasową w Microsoft Teams?

Dowiedz się, jak ustawić strefę czasową w Microsoft Teams, aby godziny spotkań były prawidłowe, nawet podczas podróży.

Jak zmodyfikować Workspace i nazwy kanałów w Slacku?

Jak zmodyfikować Workspace i nazwy kanałów w Slacku?

Dowiedz się, jak łatwo zmienić nazwy kanałów i obszarów roboczych w Slacku. Zobacz krok po kroku, jak to zrobić!

Jak zmienić czcionki w Microsoft Teams?

Jak zmienić czcionki w Microsoft Teams?

Nie możesz na stałe zmienić czcionki Microsoft Teams? Poznaj proste obejście, które może pomóc.

Jak usunąć lub ukryć ostatnią historię czatów w Microsoft Teams?

Jak usunąć lub ukryć ostatnią historię czatów w Microsoft Teams?

Dowiedz się, jak skutecznie usunąć lub ukryć wiadomości i historię konwersacji w Microsoft Teams.

Jak dołączyć dokument do zaproszenia na spotkanie Microsoft Teams?

Jak dołączyć dokument do zaproszenia na spotkanie Microsoft Teams?

Dowiedz się, jak łatwo dołączać pliki pakietu Microsoft Office do zaproszeń na spotkania w kalendarzu aplikacji Teams.

Jak zmienić domyślną przeglądarkę Microsoft Teams?

Jak zmienić domyślną przeglądarkę Microsoft Teams?

Dowiedz się, jak ustawić przeglądarkę internetową do użytku w MS Teams. Porady i kroki dotyczące zmiany przeglądarki.

Jak zmienić lub usunąć rozmowy na Slacku?

Jak zmienić lub usunąć rozmowy na Slacku?

Dowiedz się, jak łatwo edytować i usuwać wiadomości w Slack. Możesz zyskać pełną kontrolę nad swoją komunikacją!