Jak udostępnić plik z Microsoft Teams w wiadomościach i spotkaniach programu Outlook?

Oto pytanie od Stephie:

Niedawno otrzymałem zadanie przejęcia utrzymania kilku Microsoft Teams od kolegi, który odszedł z firmy. Jednym z wyzwań, z jakim się ostatnio spotkałem, jest udostępnianie plików Word, PDF i Excel przechowywanych w Microsoft Teams użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym za pomocą programu Outlook 365. Jakieś wskazówki/najlepsze praktyki, które możesz polecić?

Dziękuję za twoje pytanie. W naszej odpowiedzi chcielibyśmy przedstawić prosty, krok po kroku proces, którego możesz użyć, aby ułatwić udostępnianie plików przez Outlooka. Jeśli chcesz udostępnić więcej niż jeden plik, możesz zapoznać się z naszym samouczkiem dotyczącym udostępniania folderów Teams .

Udostępnianie plików z aplikacji Teams w programie Outlook

Skopiuj link do pliku Teams

Najłatwiejszym sposobem udostępnienia dostępu do pliku przechowywanego w aplikacji Teams stronom wewnętrznym i zewnętrznym jest po prostu osadzenie łącza do niego w wiadomości e-mail programu Outlook.

• Na komputerze z systemem Windows lub MacOS otwórz Microsoft Teams i przejdź do swojego kanału.
• Przejdź do zakładki Pliki i przejdź do pliku, do którego chcesz zezwolić na dostęp.
• Kliknij znacznik wyboru po lewej stronie nazwy pliku (krok 1).
• Teraz kliknij menu Pokaż akcje (…) po prawej stronie nazwy pliku. (krok 2)
• Wybierz menu Kopiuj łącze (krok 3).

• Zobaczysz teraz okno dialogowe pokazujące ścieżkę do Twojego pliku. Plik znajduje się w bibliotece programu SharePoint , w której znajdują się pliki kanałów aplikacji Teams.
• Teraz przejdź dalej i ustaw uprawnienia dostępu do pliku Teams. U dołu okna dialogowego zobaczysz domyślne uprawnienia dostępu do pliku (zaznaczone poniżej).

Ustaw uprawnienia do plików Teams

• Jeśli jesteś zainteresowany, możesz zmodyfikować uprawnienia dostępu zgodnie z potrzebami, korzystając z okna dialogowego Ustawienia łącza.
• Aplikacja Teams umożliwia wybór między różnymi opcjami uprawnień do udostępniania. Pamiętaj, że ustawienia udostępniania podlegają zasadom administracyjnym aplikacji Teams i dlatego mogą być dla Ciebie niedostępne.
  1. Zezwól każdemu, kto ma łącze, na dostęp do pliku lub jego edycję.
  2. Osoby w Twojej organizacji
  3. Osoby, które mają dostęp do Twojego kanału (mogą to być osoby z Twojej organizacji lub spoza niej).
  4. Specyficzni ludzie. Musisz podać adresy e-mail tych osób.

• W razie potrzeby zaznacz opcję Zezwalaj na edycję.
• Po zakończeniu kliknij Zastosuj .
• Aplikacja Teams wygeneruje teraz łącze do Twojego pliku Teams zgodnie z ustawionymi przed chwilą uprawnieniami dostępu.
• Teraz naciśnij Kopiuj .

Ważna uwaga: domyślne uprawnienia do udostępniania są zazwyczaj ustawiane przez zespół IT. Możesz porozmawiać z nimi, jeśli nie odpowiadają one Twoim potrzebom biznesowym.

Dodaj swój link do wiadomości e-mail lub spotkania programu Outlook

• Ostatnim krokiem jest otwarcie pulpitu Microsoft Outlook lub Office 365 Outlook.
• Utwórz nowy e-mail lub wezwanie na spotkanie.
• Zdefiniuj odbiorców wiadomości e-mail i tekst wiadomości e-mail/spotkania.
• Wklej link do pliku Teams, który został wygenerowany w poprzednim kroku.
• Wyślij e-mail lub spotkanie.

Uwaga: możesz zastosować ten sam proces z dowolnym klientem poczty e-mail innej firmy — takim jak Gmail.

Udostępnianie łącza do plików aplikacji Teams członkom kanału

Alternatywnym sposobem udostępniania plików z aplikacji Teams członkom kanału (stronom wewnętrznym lub zewnętrznym) jest skorzystanie z karty Posty.

• Otwórz aplikację Teams i przejdź do swojego kanału.
• Otwórz kartę Posty , aby rozpocząć nową rozmowę.
• Kliknij załączony plik i wybierz Przeglądaj z zespołów i kanałów .
• Przeglądaj pliki swojego kanału i wybierz ten, który chcesz udostępnić.
• Hit Udostępnij link .
• Link zostanie opublikowany w zakładce Posty na kanale.
• Najedź na prawy górny obszar swojego posta i naciśnij przycisk Pokaż działania (…).
• Hit Udostępnij w Outlooku . Spowoduje to udostępnienie rozmowy jako wiadomości e-mail z programu Outlook 365.

Udostępnianie plików do programu Outlook nie działa

Udostępnianie plików w usłudze Teams jest dość proste. Jak wspomniano powyżej, opcje udostępniania uprawnień do plików są zarządzane przez działy IT lub administratorów aplikacji Teams. W przypadku, gdy podmioty zewnętrzne nie mogą otwierać ani edytować Twoich plików, możesz chcieć dowiedzieć się, czy ustawienia organizacji/kanału usługi Teams umożliwiają podmiotom zewnętrznym interakcję z udostępnianymi plikami.