Kompletny przewodnik po programie Word 2013 (część 3): Jak przechowywać i udostępniać dokumenty

• Word 2013: Instrukcje korzystania z kont Microsoft i OneDrive
• Kompletny przewodnik po programie Word 2013 (część 1): Podstawowe zadania w programie Word
• Kompletny przewodnik po programie Word 2013 (część 2): Jak tworzyć nowe i otwierać istniejące dokumenty

Tworząc nowy dokument w programie Word, musisz wiedzieć, jak go zapisać, aby móc później uzyskać do niego dostęp i edytować go. Podobnie jak w przypadku poprzednich wersji programu Word, możesz łatwo zapisywać pliki na swoim komputerze. Dodatkowo, jeśli chcesz, możesz także zapisywać pliki w usłudze chmurowej za pomocą OneDrive .

Możesz nawet eksportować i udostępniać dokumenty bezpośrednio z programu Word .

Obejrzyj więcej filmów: Instrukcje dotyczące zapisywania i udostępniania dokumentów programu Word

Usługa OneDrive była wcześniej znana jako SkyDrive . W zasadzie nie ma żadnej różnicy w sposobie działania OneDrive – to po prostu nowa nazwa nadana istniejącej usłudze. W ciągu najbliższych kilku miesięcy usługa SkyDrive może być nadal dostępna w niektórych produktach firmy Microsoft.

A. Zapisz i zapisz jako

Program Word udostępnia użytkownikom dwie opcje zapisywania dowolnego pliku: Zapisz i Zapisz jako . Ogólnie rzecz biorąc, te dwie opcje działają podobnie, z kilkoma istotnymi różnicami w ustawieniach.

• Zapisz : podczas tworzenia lub edytowania dowolnego dokumentu użyj polecenia Zapisz, aby zapisać zmiany. W większości przypadków użyjesz tego polecenia. Pierwszym krokiem podczas zapisywania pliku jest nadanie mu nazwy i znalezienie lokalizacji, w której ma zostać zapisany plik. Po zakończeniu procesu edycji kliknij polecenie Zapisz , aby zapisać plik w tej samej lokalizacji i pod tą samą nazwą.
• Zapisz jako : Użyj tego polecenia, aby utworzyć kopię dokumentu, pozostawiając oryginał nienaruszony. A kiedy użyjesz polecenia Zapisz jako, będziesz musiał podać inną nazwę tytułu i znaleźć inną lokalizację do zapisania tej kopii.

I. Zapisz dokument

Za każdym razem, gdy otwierasz nowy projekt lub wprowadzasz zmiany w dokumencie programu Word, najważniejsze jest zapisanie dokumentu. Dzięki wczesnemu i regularnemu przechowywaniu dokumentów nie musisz się już martwić o utratę dokumentów. Ponadto należy również zwrócić uwagę na lokalizację, w której dokument jest zapisany, aby móc łatwiej znaleźć i otworzyć dokument.

1. Przejdź i wybierz polecenie Zapisz na pasku narzędzi szybkiego dostępu .

2. Jeśli zapisujesz pliki po raz pierwszy, w widoku Backstage wyświetli się okno Zapisz jako .

3. Następnym krokiem, który musisz zrobić, to wybrać lokalizację, w której chcesz zapisać plik i nadać mu nazwę . Kliknij przycisk Przeglądaj , aby wybrać lokalizację, w której chcesz zapisać plik na komputerze, lub możesz kliknąć opcję OneDrive , aby zapisać plik w usłudze OneDrive.

4. Teraz pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . Wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać dokument.

5. Nazwij plik i kliknij Zapisz .

6. Dokument zostanie zapisany. Możesz ponownie kliknąć polecenie Zapisz , aby zapisać zmiany w dokumencie. Dodatkowo dostęp do polecenia Zapisz można także uzyskać , naciskając kombinację klawiszy Ctrl + S.

II. Użyj opcji Zapisz jako, aby utworzyć kopię

Jeśli chcesz zapisać dokument jako kolejną kopię, zachowując oryginał, możesz utworzyć kopię . Na przykład, jeśli Twój plik nazywa się Raport sprzedaży , możesz zapisać kopię jako Raport sprzedaży 2 i możesz swobodnie edytować dokument w nowej wersji, pozostawiając oryginał nienaruszony.

Aby to zrobić, kliknij polecenie Zapisz jako w widoku Backstage. Wykonaj te same kroki, co przy zapisywaniu pliku, wybierając lokalizację, w której chcesz zapisać plik i nadając nazwę nowemu plikowi.

III. Zmień domyślną lokalizację zapisywania plików

Jeśli nie chcesz korzystać z usługi OneDrive , ponieważ jako domyślną lokalizację przechowywania wybrano usługę OneDrive, możesz zmienić domyślną lokalizację przechowywania na Komputer .

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage.

2. Kliknij Opcje .

3. Na ekranie wyświetli się okno dialogowe Opcje programu Word . Wybierz Zapisz w lewym okienku, a następnie zaznacz pole obok opcji Domyślnie zapisuj na komputerze. Kliknij OK , a domyślna lokalizacja przechowywania zostanie zmieniona.

B. Automatyczne odzyskiwanie

Program Word 2013 automatycznie zapisze dokument w folderze tymczasowym podczas korzystania z dokumentu programu Word. Jeśli przypadkowo zapomnisz zapisać zmiany w dokumencie lub jeśli program Word ulegnie awarii, możesz przywrócić plik za pomocą funkcji Autoodzyskiwania .

Korzystanie z funkcji automatycznego odzyskiwania:

1. Otwórz Word 2013. Jeśli zostanie znaleziona automatycznie zapisana wersja pliku , w lewym okienku pojawi się panel Odzyskiwanie dokumentów .

2. Kliknij Otwórz , aby otworzyć dostępne pliki. Twoje dokumenty zostaną przywrócone.

Domyślnie program Word będzie automatycznie zapisywał dane co 10 minut . Jeśli edytujesz dokument krócej niż 10 minut, program Word może nie utworzyć wersji automatycznie zapisanej.

• Jeśli nie znajdziesz potrzebnego pliku, możesz przeglądać wszystkie automatycznie zapisane pliki w widoku Backstage . Wybierz kartę Plik , następnie kliknij opcję Zarządzaj wersjami, a następnie kliknij opcję Odzyskaj niezapisane dokumenty .

C. Eksportuj dokumenty

Domyślnie dokumenty programu Word będą zapisywane w formacie pliku .docx . Jednak w niektórych przypadkach może być konieczne użycie innych formatów plików, takich jak dokumenty PDF lub Word 97-2003 . Najprostszym sposobem jest wyeksportowanie dokumentu z programu Word do innych dostępnych formatów plików.

I. Eksportuj dokumenty jako pliki PDF

Eksportowanie dokumentu jako dokumentu programu Adobe Acrobat , zwanego także plikiem PDF, jest szczególnie przydatne w przypadku udostępniania pliku dowolnemu użytkownikowi, który nie korzysta z programu Word. Plik PDF umożliwi odbiorcy przeglądanie, ale nie edytowanie, zawartości dokumentu.

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage.

2. Wybierz Eksportuj , a następnie wybierz Utwórz PDF/XPS .

3. Teraz na ekranie pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . Wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać wyeksportowany dokument, nadaj mu dowolną nazwę, a następnie kliknij Publikuj .

Domyślnie program Word eksportuje wszystkie strony dokumentu. Jeśli chcesz wyeksportować tylko bieżącą stronę, kliknij Opcje w oknie dialogowym Zapisz jako . Pojawi się okno dialogowe Opcje. Wybierz opcję Bieżąca strona ( bieżąca strona ), a następnie kliknij przycisk OK , aby zakończyć.

Jeśli chcesz edytować plik PDF, program Word umożliwia konwersję pliku PDF na dokument edytowalny . Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym artykułem Jak w prosty sposób przekonwertować pliki PDF do programu Word, bez błędów czcionek .

II. Eksportuj dokumenty do innych formatów plików

Ponadto możesz także eksportować dokumenty do innych formatów plików, takich jak dokumenty programu Word 97–2003, jeśli chcesz udostępnić je innym użytkownikom korzystającym ze starszych wersji programu Word, lub do pliku .txt jeśli dokument jest zwykłym tekstem .

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage.

2. Wybierz Eksportuj , następnie wybierz Zmień typ pliku .

3. Wybierz format pliku, a następnie kliknij Zapisz jako .

4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . Wybierz dowolną lokalizację, w której chcesz zapisać wyeksportowany dokument, nadaj mu nazwę, a następnie kliknij Zapisz .

Dodatkowo możesz także użyć menu rozwijanego Zapisz jako typ : w oknie dialogowym Zapisz jako, aby zapisać dokumenty w różnych formatach plików.

D. Udostępnianie dokumentów

Word 2013 umożliwia użytkownikom łatwe udostępnianie dokumentów i współpracę nad nimi za pomocą usługi OneDrive. Wcześniej, jeśli chciałeś udostępnić plik innemu użytkownikowi, musiałeś załączyć plik tego dokumentu w wiadomości e-mail. Chociaż jest to wygodne, system ten tworzy również wiele wersji tego samego pliku, co jest trudne do uporządkowania.

Udostępniając dokument z programu Word 2013, w rzeczywistości pozwalasz innym na dostęp do dokładnie tego samego pliku. Dzięki temu Ty i osoby, którym udostępniasz dokument, możecie edytować ten sam dokument bez konieczności śledzenia wielu wersji.

Aby udostępnić dokument, pierwszym krokiem, który musisz wykonać, jest zapisanie go w OneDrive .

Udostępnij dokumenty:

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage, a następnie kliknij Udostępnij .

2. Na ekranie pojawi się okno Udostępnij . Kliknij dowolną opcję udostępniania, aby udostępnić dokument.

Zobacz więcej: Jak zainstalować wietnamski pakiet Microsoft Office 2013

Bawić się!