Kompletny przewodnik po programie Word 2016 (część 28): Jak scalić tekst i korespondencję seryjną

Jak scalić pocztę w programie Word 2016 nie jest trudne. W tym artykule dowiesz się, jak scalić tekst w programie Word 2016 .

• Jak odzyskać uszkodzone lub utracone dokumenty programu Word 2016
• Kompletny przewodnik po programie Word 2016 (część 1): Zapoznaj się z interfejsem wstążki
• Kompletny przewodnik po programie Word 2016 (część 2): Zapoznaj się z OneDrive, twórz, zapisuj i udostępniaj dokumenty

Umiejętność rysowania i obsługi informacji biurowych to podstawowe warunki, jeśli chcesz dziś mieć dobrą pracę. Obecnie masz wiele różnych sposobów na naukę tej umiejętności, od wzięcia udziału w kursie offline lub online po samodzielną naukę w Internecie.

Znalezienie lekcji online na temat obsługi oprogramowania biurowego nie jest trudne. Jedną z najpopularniejszych obecnie opcji oprogramowania jest Microsoft Word. Chociaż obecnie istnieje wiele bezpłatnych alternatyw dla programu Word, oprogramowanie to nadal plasuje się w czołówce najpopularniejszych opcji. Dzieje się tak nie tylko dlatego, że Word cieszy się sławą od dawna, ale także Microsoft bardzo aktywnie udoskonala i unowocześnia produkty, aby sprostać rosnącym potrzebom użytkowników.

Używając programu Word, masz prawie wszystkie funkcje niezbędne do edycji profesjonalnych dokumentów, od wyboru stylu czcionki, wyrównania do lewej/prawej strony, wcięć po wstawianie obrazów, dodawanie łączy... Wszystkie są łatwe w użyciu.

Jednak Microsoft Word ma inną przydatną funkcję, o której możesz nie wiedzieć. To mieszanie tekstów. Poniżej znajdują się szczegółowe instrukcje dotyczące scalania tekstu w programie Word 2016 .

Korespondencja seryjna - scalanie tekstu lub korespondencja seryjna to przydatna funkcja programu Microsoft Word , która umożliwia tworzenie wielu zaproszeń, listów z podziękowaniami, ogłoszeń, folderów, plakietek i wielu innych informacji przechowywanych na listach, bazie danych lub arkuszu kalkulacyjnym. Do wykonania Korespondencji seryjnej potrzebny będzie dokument Word (można zacząć od istniejącego dokumentu tekstowego lub utworzyć nowy) oraz lista odbiorców, najczęściej plik .Skoroszyt w programie Excel - Arkusz kalkulacyjny Excel.

Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej o korzystaniu z funkcji korespondencji seryjnej w programie Word 2016 :

Jak korzystać z korespondencji seryjnej — Korespondencja seryjna:

1. Otwórz istniejący dokument Word lub utwórz nowy.

2. Na karcie Korespondencja kliknij polecenie Rozpocznij korespondencję seryjną i z menu rozwijanego wybierz opcję Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku .

• Pojawi się okno Korespondencja seryjna , które przeprowadzi Cię przez sześć kluczowych kroków prowadzących do zakończenia scalania. Poniższy przykład ilustruje sposób utworzenia szablonu wiadomości i połączenia wiadomości z listą odbiorców.

Krok 1

• W okienku zadań Korespondencja seryjna po prawej stronie okna programu Word wybierz typ dokumentu, który chcesz utworzyć. W przykładzie wybierzemy Litery . Następnie kliknij Dalej: Dokument początkowy , aby przejść do kroku 2.

Krok 2

• Wybierz opcję Użyj bieżącego dokumentu , a następnie kliknij Dalej: Wybierz odbiorców, aby przejść do kroku 3.

Krok 3

Teraz będziesz potrzebować listy adresów , aby program Word mógł automatycznie umieścić każdy adres w dokumencie. Lista ta może znajdować się w istniejącym pliku, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel , ale można też wpisać nową listę adresów z poziomu Kreatora korespondencji seryjnej .

1. Wybierz opcję Użyj istniejącej listy , a następnie kliknij przycisk Przeglądaj , aby wybrać plik.

2. Znajdź swój plik, a następnie kliknij Otwórz .

3. Jeśli lista adresów znajduje się w arkuszu Excel, wybierz arkusz kalkulacyjny zawierający tę listę i kliknij OK .

4. W oknie dialogowym Odbiorcy korespondencji seryjnej możesz zaznaczyć lub odznaczyć każde pole, aby kontrolować, którzy odbiorcy zostaną uwzględnieni w korespondencji seryjnej. Domyślnie muszą być wybrani wszyscy odbiorcy. Po zakończeniu kliknij OK .

5. Kliknij Dalej: Napisz swój list, aby przejść do Kroku 4.

• Jeśli nie masz istniejącej listy adresów, możesz kliknąć przycisk Wpisz nową listę i kliknąć Utwórz , a następnie ręcznie wprowadzić listę adresów.

Krok 4

Teraz możesz już napisać swój list. Po wydrukowaniu każdy egzemplarz listu będzie zasadniczo taki sam; jedynie dane odbiorcy (takie jak imię i nazwisko oraz adres) będą inne. Konieczne będzie dodanie obiektów zastępczych dla danych adresatów, aby funkcja korespondencji seryjnej wiedziała dokładnie, gdzie dodać dane.

Aby wstawić dane odbiorcy:

1. Umieść punkt wstawiania w dokumencie w miejscu, w którym mają się pojawić informacje.

2. Wybierz jedną z opcji symboli zastępczych. W przykładzie wybierzemy blok adresowy (blok adresowy).

3. W zależności od dokonanego wyboru może pojawić się okno dialogowe z różnymi opcjami dostosowywania. Wybierz żądane opcje, a następnie naciśnij OK .

4. Symbol zastępczy pojawi się w Twoim dokumencie (np. «AddressBlock»).

5. Dodaj inne wybrane symbole zastępcze. W tym przykładzie dodamy symbol zastępczy w linii Pozdrowienia nad treścią listu.

6. Po zakończeniu kliknij Dalej: Podgląd listów , aby przejść do kroku 5.

• W przypadku niektórych listów wystarczy dodać blok adresu i linię pozdrowień . Możesz także dodać więcej symboli zastępczych (takich jak imię i nazwisko odbiorcy lub adres) w treści listu, aby jeszcze bardziej spersonalizować.

Krok 5

1. Przejrzyj listy, aby upewnić się, że informacje z listy odbiorców pojawiają się w liście prawidłowo. Aby wyświetlić każdą wersję dokumentu, możesz użyć strzałek przewijania w lewo i w prawo.

2. Jeśli wszystko okaże się prawidłowe, kliknij Dalej: Zakończ scalanie , aby przejść do Kroku 6.

Krok 6

1. Kliknij Drukuj, aby wydrukować wiadomość.

2. Pojawi się okno dialogowe. Zdecyduj, czy chcesz wydrukować wszystkie wiadomości, bieżący dokument (plik), czy tylko wybraną grupę, a następnie kliknij OK . W przykładzie wydrukujemy je wszystkie.

3. Pojawi się okno dialogowe Drukuj . W razie potrzeby dostosuj ustawienia drukowania, a następnie naciśnij przycisk OK . Dokumenty zostaną wydrukowane.

Aby uniknąć niespójności w serii e-maili lub e-maili, musisz zmodyfikować plik Excel w następujący sposób:

• Pierwszy wiersz powinien zawierać wyłącznie nagłówki kolumn rozpoczynające się od komórki A1. Podczas korzystania z funkcji Korespondencja seryjna w programie Microsoft Word program Word będzie używać nagłówków kolumn, takich jak pola scalania.
• Powinieneś edytować nagłówek kolumny, aby pasował do nazwy zastępczej, której będziesz używać w dokumencie szablonu lub wiadomości e-mail.
• Musisz się upewnić, że plik arkusza kalkulacyjnego zawierający dane zawiera jeden rekord na próbkę wiersza.
• Dane numeryczne każdego kontaktu, takie jak kod pocztowy, procent rabatu, przebieg, waluta itp. powinny być podane w odpowiednim formacie liczbowym.
• Aby wprowadzić zmiany, zaznacz komórkę lub zakres komórek zawierający liczbę.
• Na karcie Strona główna > Wstążka kliknij strzałkę rozwijaną obok opcji Ogólne.
• Przed połączeniem dokumentu programu Word za pomocą funkcji korespondencji seryjnej z plikiem bazy danych programu Excel dokonaj wszystkich niezbędnych uzupełnień. Po wprowadzeniu wszystkich zmian kliknij przycisk Zapisz plik Excel.
• Plik bazy danych Excel powinien znajdować się na lokalnym dysku komputera.
• Upewnij się, że wszystkie dane znajdują się w pierwszym arkuszu skoroszytu programu Excel.

Zobacz więcej artykułów:

• Kompletny przewodnik po programie Word 2016 (część 25): Jak sprawdzać i chronić dokumenty programu Word
• Kompletny przewodnik po programie Word 2016 (część 26): Tworzenie grafiki SmartArt
• Kompletny przewodnik po programie Word 2016 (część 27): Jak korzystać ze stylu

Bawić się!