O recurso de automatização do SharePoint | Uma introdução

Neste tutorial, discutiremos como podemos usar o recurso de automatização do Microsoft SharePoint para criar fluxos de trabalho .

O recurso “automatizar” no SharePoint pode ajudá-lo a microgerenciar usuários, bibliotecas, listas e fluxos de trabalho do SharePoint.

Antes de prosseguirmos diretamente para nosso tópico principal, vamos primeiro discutir os fluxos de trabalho . Assim você conseguirá entender claramente como funciona o recurso “ automatizar ” na criação de fluxos de trabalho.

Índice

• Fluxo de trabalho no SharePoint
• Criando um fluxo de trabalho usando o recurso de automatização do SharePoint
• Verificando e testando o fluxo de trabalho no SharePoint
• Criando um fluxo de trabalho com condições usando o SharePoint Automate
• Testando a condição do fluxo de trabalho
• Conclusão

Fluxo de trabalho no SharePoint

Um fluxo de trabalho é simplesmente uma representação visual de qualquer tarefa. Os fluxos de trabalho geralmente têm um componente de gatilho e ação. O gatilho é o responsável por executar o fluxo de trabalho. Por outro lado, a ação é o evento ou condição que está ocorrendo no fluxo de trabalho.

O SharePoint usa para contornar os fluxos de trabalho. Com a ajuda do Power Automate, você poderá criar fluxos de trabalho concisos e utilizáveis . Imagine ter um fluxo de trabalho em que o gatilho ocorre quando alguém faz alterações em um item da lista e a ação seria receber uma notificação por e-mail.

Este fluxo de trabalho é semelhante ao que chamamos de “ Alerta ” no SharePoint. Posteriormente, tentaremos recriar alguns dos alertas usando o Power Automate . Observe que o Power Automate pode ser utilizado em diferentes aplicativos. No entanto, neste tutorial, vamos nos concentrar apenas em usá-lo no SharePoint.

Criando um fluxo de trabalho usando o recurso de automatização do SharePoint

Para criar um fluxo de trabalho e utilizar o recurso “automatizar” no SharePoint, navegue até suas “ Listas ” e clique no botão “ Ir ” na lista de Clientes .

Depois de abrir a lista, você deve ver o recurso “ Automatizar ” logo no topo da lista de clientes.

Observe que esse recurso funciona em qualquer tipo de lista que tenha uma coluna de tipo de usuário. Neste caso, temos a coluna Associado de Vendas . Agora vamos começar a criar um fluxo de trabalho em que, se um item for adicionado à lista de clientes , uma notificação por e-mail será enviada para nós.

Para fazer isso, clique no menu suspenso “ Automatizar ” e selecione a opção “ Criar uma regra ”.

Depois de selecionar a opção "Criar uma regra", uma janela Criar uma regra será exibida. Esta janela contém diferentes condições que você pode escolher. Cada uma dessas condições ou regras atua como um gatilho . Para este exemplo, vamos escolher a condição “ Um novo item é criado ”.

Depois disso, você precisará personalizar a condição. No entanto, para esta regra, não precisamos, porque não há nenhuma condição que precisemos mudar. Nesse caso, a única coisa que modificaremos é quem será notificado quando um novo item for criado.

Vamos atribuir um valor ao endereço de e-mail clicando nele. Em seguida, no menu suspenso, escolha a opção “ Eu ”. Isso significa que seremos notificados por e-mail sempre que um novo item for criado na lista de clientes .

Em seguida, clique no botão Criar para finalizar a personalização da regra.

Em seguida, certifique-se de que esta regra esteja ativa, alternando a chave para “ On ”. Em seguida, feche a janela.

Verificando e testando o fluxo de trabalho no SharePoint

Se quiser verificar se o fluxo de trabalho foi criado corretamente, você pode clicar no recurso “ Automatizar ” e selecionar a opção “ Gerenciar regras ”.

Fazer isso o levará de volta à mesma janela que você viu depois de criar o fluxo de trabalho. É aqui que você pode controlar os fluxos de trabalho que criará, ativando-os e desativando-os.

Basta fechar esta janela quando terminar de verificar o fluxo de trabalho recente que você criou. Vamos começar a testar o fluxo de trabalho clicando no botão “ Novo ”.

Em seguida, preencha os campos para o novo item.

Após preencher os campos, clique em “ Salvar ” para finalizar a criação do item.

Para encontrar o novo item, vamos rolar até o final da lista.

Por fim, acesse sua caixa de entrada para verificar se recebeu algum e-mail referente ao novo item criado nesta lista.

Ao verificar meu Outlook , recebi um e-mail automático do SharePoint Online dizendo “Henry Legge adicionou [email protected]” à lista de clientes . Isso significa que o fluxo de trabalho que criamos está funcionando corretamente.

Enquanto o fluxo de trabalho estiver ativo, você receberá um e-mail sempre que alguém criar um novo item na lista de clientes. Só para esclarecer, neste exemplo, o gatilho do fluxo de trabalho que escolhemos é quando “ Um novo item é criado ” e a ação é recebermos um e-mail .

Criando um fluxo de trabalho com condições usando o SharePoint Automate

No exemplo anterior, criamos um fluxo de trabalho sem personalizar as condições. Desta vez vamos criar outro fluxo de trabalho , mas com condições. Vamos começar clicando em “ Automatizar ” e selecionando a opção “ Criar uma regra ”.

c

Em seguida, na lista de regras, selecione a opção “ Uma coluna muda ”.

Com esta opção, agora você pode personalizar o acionador de sua condição. Por exemplo, definirei o gatilho para quando a coluna Associado de vendas for alterada. Enviar um e-mail será a ação e definirei como Associado de vendas. Basta clicar no botão “ Criar ” para criar o fluxo de trabalho.

Para este exemplo, cada item na lista de clientes está conectado a um representante de vendas. No entanto, se o vendedor for demitido, o gerente é obrigado a atribuir o cliente a um novo vendedor. Em seguida, o representante de vendas recém-designado deve receber um e-mail sobre esse assunto.

Depois de criar o fluxo de trabalho, a janela “Gerenciar regras” aparecerá e você verá que existem 2 regras disponíveis que incluem o fluxo de trabalho que criamos anteriormente e o recente.

Basta fechar a janela quando terminar de verificar o status das regras. 

Testando a condição do fluxo de trabalho

Para testar nossa condição, vou selecionar Jason Zelenia na lista e começar a editar seu registro clicando no botão Editar .

Depois de clicar no botão Editar , role para baixo na lista de registros até encontrar o campo Associado de vendas .

Nesse caso, mudarei o Associado de vendas de Jamie Crust para Brad Pitt .

Em seguida, clique no botão Salvar para salvar as alterações.

Por fim, verificaremos se o fluxo de trabalho está funcionando corretamente acessando o e-mail de Brad Pitt .

Como Brad Pitt é o novo Associado de Vendas designado para [email protected], o e-mail foi enviado a ele. No e-mail, você pode clicar no botão “ Ir para o item ” para ir diretamente ao item modificado e desativar a notificação clicando no botão “ Por que estou recebendo esta notificação? " link.

Este é um dos fluxos de trabalho complexos que você pode criar no SharePoint usando o recurso de automatização.

Microsoft Power Automate:
Integração do SharePoint de Automação de Fluxo de Trabalho com
a Configuração de Alertas da Lista do SharePoint da Power Platform

Conclusão

Resumindo, você aprendeu o que é um fluxo de trabalho e seus componentes, que são o gatilho e a ação. Você também conseguiu entender como o recurso de automatização funciona no SharePoint. O recurso “automatizar” no SharePoint é excepcional em termos de alertar as pessoas em sua organização. Com isso, você não precisa enviar um e-mail manualmente para alguém quando algo mudar em uma lista ou biblioteca.

Há mais coisas que você pode fazer com o recurso de automatização, então reserve um tempo para explorar mais sobre isso. Se você quiser saber mais sobre este tópico e outros conteúdos relacionados, certamente pode conferir a lista de links relevantes abaixo.

Tudo de bom,

henrique