Configurações da biblioteca do site do SharePoint | Uma visão geral

Uma biblioteca de documentos é sempre criada automaticamente sempre que criamos um site no SharePoint. Podemos personalizar uma biblioteca e controlar como os usuários podem visualizar, gerenciar e criar documentos ou até mesmo rastrear versões de arquivos. Neste tutorial, falaremos sobre como podemos definir as configurações da biblioteca do site do SharePoint.

Uma biblioteca de documentos no SharePoint é um local em um site onde os membros da equipe podem colaborar em arquivos compartilhados.

Índice

• Acessando as configurações da biblioteca do site
• Configurações de controle de versão na biblioteca de sites do SharePoint 
• Validação e configurações avançadas na biblioteca do site do SharePoint 
• Configurações de formulário em uma biblioteca de documentos
• Outras configurações relevantes em uma biblioteca de documentos
• Conclusão

Acessando as configurações da biblioteca do site

Para acessar as configurações da biblioteca, precisamos entrar em uma biblioteca de documentos. Para este exemplo, temos uma biblioteca de documentos chamada Expenses . 

Em seguida, na seção superior direita, clique no ícone de roda dentada e clique em Configurações da biblioteca .

Isso nos levará a uma visão clássica das configurações. É aqui que também podemos fazer coisas como criar exibições, adicionar colunas, formatar e muito mais. Não discutiremos algumas das configurações aqui neste tutorial, mas certamente você pode conferir nossa discussão completa sobre essas configurações em nosso . 

Uma das configurações comuns aqui é o nome da lista, descrição e configurações de navegação. 

É aqui que podemos alterar o nome da nossa biblioteca e adicionar uma descrição, se quisermos. Não discutiremos a opção Quick Launch aqui, apenas observe que ela é útil para criar páginas iniciais e navegações de sites do SharePoint.

Configurações de controle de versão na biblioteca de sites do SharePoint 

Outra configuração de biblioteca que temos são as configurações de controle de versão .

É aqui que podemos fazer alterações, como exigir aprovação de conteúdo para itens enviados. Isso serve para definir uma configuração sobre se novos itens ou alterações em itens existentes devem permanecer em um estado de rascunho ou não até que sejam aprovados. 

Também podemos alterar a numeração do rótulo do arquivo de nossas revisões principais e secundárias. Por exemplo, as revisões principais de nossos arquivos serão rotuladas por 1, 2, 3 e as revisões secundárias terão 1.0, 1.1, 1.2 e assim por diante.

Também podemos definir o número de cópias de nossos itens nas últimas versões. Normalmente, isso deve ser apenas 10-20 devido a problemas de restrição de espaço. 

A segurança do item de rascunho é para limitar os usuários que podem ver os itens de rascunho em nossa biblioteca de documentos.

Por fim, podemos exigir o recurso Check-out antes que qualquer pessoa possa editar os documentos. O recurso Check-out é para limitar o acesso de outros usuários ao arquivo se ele estiver sendo editado no momento. 

Validação e configurações avançadas na biblioteca do site do SharePoint 

Vamos agora passar para as configurações avançadas.

Isso contém configurações diferentes para gerenciar tipos de conteúdo, modelos de documento e pastas.

A seguir estão as configurações de validação .

É aqui que podemos definir algumas fórmulas. Por exemplo, se não queremos que outros usuários nomeiem seu novo documento ou departamento como “ Página inicial ”, podemos fazer isso nesta parte.

Configurações de formulário em uma biblioteca de documentos

Este é um exemplo de formulário do SharePoint. Podemos alterá-lo indo para as configurações do formulário .

As configurações de formulário são onde podemos alterar o formulário padrão do SharePoint.

Por exemplo, podemos usar um formulário personalizado criado no PowerApps em vez de usar o formulário padrão do SharePoint.

Outras configurações relevantes em uma biblioteca de documentos

Também temos a seção Permissões e gerenciamento , onde podemos excluir nossa biblioteca, definir permissões para nossa biblioteca, configurações de fluxo de trabalho e assim por diante. As configurações de Permissão para esta biblioteca de documentos é onde podemos dar acesso a certas pessoas para determinados documentos e aplicativos e não para outros. 

As configurações de fluxo de trabalho são para criar um fluxo de trabalho específico para ocorrer quando alguém altera ou adiciona um novo documento. Por exemplo, se um usuário adicionar um novo documento de despesas, um e-mail será enviado primeiro ao gerente para aprovação, depois ao RH para revisão e assim por diante. 

Além disso, temos as  configurações de RSS . É aqui que podemos definir notificações ou atualizações sempre que um usuário alterar ou adicionar um item.

Também temos acesso a configurações de colunas mais avançadas , como criação de colunas, ordenação de colunas e muito mais. 

Além disso, temos uma configuração para criar visualizações.

Se clicarmos nele, teremos uma maneira clássica de criar uma visualização.

Adicionando biblioteca de documentos no SharePoint
Modelos do SharePoint para bibliotecas de documentos
Biblioteca de imagens no SharePoint | Uma introdução

Conclusão

Em suma, essas são algumas das configurações que podemos acessar nas configurações de uma biblioteca de sites do SharePoint. Lembre-se de que, à medida que criamos um site do SharePoint, ele também cria automaticamente uma biblioteca de documentos.

O SharePoint permite que os usuários personalizem e configurem totalmente as bibliotecas de documentos por meio das configurações da biblioteca.

Espero que isso tenha sido útil. Se você quiser saber mais sobre o restante das configurações, verifique-as em nosso curso, que será incluído na lista de links relevantes abaixo. 

Tudo de bom,

henrique