Modelos do SharePoint para bibliotecas de documentos

Os modelos são designs pré-construídos que podemos usar para padronizar um determinado layout. Neste tutorial, falaremos sobre como adicionar e usar modelos personalizados do SharePoint em bibliotecas de documentos . 

Os modelos de documentos podem ser armazenados e reutilizados para padronizar processos e trazer consistência dentro de uma organização. Eles geralmente são pré-formatados de alguma forma que informem o uso do documento.

Índice

• Importância de usar modelos de documento no SharePoint
• Carregar modelos de documento no SharePoint
• Usando modelos do SharePoint para documentos
• Conclusão

Importância de usar modelos de documento no SharePoint

A principal razão para usar um modelo de documento no SharePoint é que ele economiza tempo para seus usuários. Em vez de gastar tempo formatando um tipo de documento cada vez que o usamos, podemos apenas salvar um modelo de documento e reutilizá-lo. Além disso, o uso de modelos pode garantir a uniformidade, pois mantém tudo formatado corretamente. 

Por exemplo, se formos uma montadora, geralmente temos um arquivo Excel de cotação para o pessoal de vendas. Neste exemplo, temos uma pasta Quotes .

Dentro desta pasta, temos alguns exemplos de arquivos de cotação do Excel para Honda e Ford . 

Ao abrirmos esses arquivos de cotações, podemos perceber que possuem formatos diferentes que podem ser confusos para quem deseja consultá-los ou criar um novo arquivo de cotações para outra montadora. 

Além disso, se outro usuário precisar criar um arquivo de cotação, ele pode ter outra maneira de fazê-lo. 

Podemos fornecer um modelo que os usuários de vendas podem usar sempre que precisarem criar uma cotação. Em seguida, podemos carregá-lo em nosso SharePoint. 

Carregar modelos de documento no SharePoint

Para este tutorial, criei um modelo de cotação de amostra que desejo que os usuários usem sempre que criarem uma cotação. Nesse modelo, adicionei o nome da empresa, slogan, cotação, data e assim por diante. 

Para carregar um modelo no SharePoint, basta clicar no botão Novo e clicar em Adicionar modelo .

Depois disso, selecione o modelo que você criou. Para este exemplo, criei um modelo denominado Price Quote Template .

Veremos uma notificação de que nosso modelo já foi carregado.

Os usuários agora podem usar este modelo. Eles só precisam clicar no botão Novo .

Em seguida, veremos que o modelo de cotação que carregamos foi adicionado à lista. Novamente, isso é útil porque, se os usuários estiverem adicionando cotações, podemos dizer a eles para não criarem um arquivo Excel de cotação à sua maneira e apenas usar este modelo que fornecemos. 

Para este exemplo, excluirei esses dois arquivos de cotação de amostra que não têm o mesmo formato. 

Usando modelos do SharePoint para documentos

Para usar o modelo que adicionamos, basta clicar no botão Novo e clicar nesse modelo. 

Como podemos ver, em vez de ter um arquivo Excel em branco e criar uma cotação do zero, agora temos um modelo de cotação que só precisamos preencher.

Depois de inserir os detalhes necessários para esta cotação, agora podemos renomeá-la. Este é um exemplo de cotação para a Ford , então eu a chamei de Ford .

Sempre que um usuário precisar criar uma cotação, basta usar nosso modelo de cotação. Com isso, também podemos ter templates para cotações de preços, planilhas de chamadas, notas de reuniões e muitos outros. Observe que também podemos fazer isso para arquivos do Word ou PowerPoint.

Mas e se não quisermos mais que os usuários criem sua própria pasta de trabalho do Excel ou documento do Word? Nós também podemos fazer isso. Primeiro, clique no botão Novo e, em seguida, clique no menu Editar novo . 

Desmarque as opções que os usuários podem usar ao adicionar um novo arquivo. Por exemplo, se tivermos um modelo para uma pasta de trabalho do Excel, podemos desmarcar a pasta de trabalho do Excel aqui. 

Nós também podemos organizar nossas opções. Por exemplo, podemos arrastar nosso modelo de cotação e colocá-lo no topo, se quisermos.

Para salvar as alterações, basta clicar em Salvar .

Então, se clicarmos novamente no botão Novo , veremos que a pasta de trabalho do Excel não estava na lista e nosso modelo de cotação agora está no topo. 

Podemos facilmente trazer de volta a pasta de trabalho do Excel, se quisermos. Basta ir ao menu Editar novamente e marcar a caixa de seleção da pasta de trabalho do Excel. Certifique-se de salvar sempre que fizer algumas alterações.

Se quisermos remover um determinado modelo, basta clicar nas reticências e clicar em Excluir .

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Conclusão

Para concluir, os modelos do SharePoint oferecem uma grande oportunidade para agilizar nosso trabalho, especialmente o processo de criação de documentos. Neste tutorial, você aprendeu como carregar e usar modelos de documentos personalizados no SharePoint.

Ter esse recurso no SharePoint é muito poderoso, pois obriga nossos usuários a organizar e criar formatos de documentos coesos. Felizmente, você foi capaz de entender seu uso e importância.

Tudo de bom,

henrique