Exibições do MS SharePoint | Criando e salvando

Neste tutorial, falaremos sobre como criar e salvar exibições no SharePoint. A filtragem e a classificação tornam as exibições úteis, especialmente ao exibir nossos dados na lista ou bibliotecas do SharePoint. Ao criar modos de exibição do SharePoint, estamos apenas alterando como nossos dados ou arquivos estão sendo representados sem alterar os arquivos ou dados reais em si. Existem duas maneiras de criar uma exibição que também serão discutidas neste tutorial.

As exibições do SharePoint são uma representação simples de nossos dados. 

Em nossas bibliotecas de documentos, todos os nossos arquivos são exibidos por padrão. No entanto, algumas pessoas dentro da organização desejam ver certas exibições ou representações de dados imediatamente, sem que precisem filtrar ou agrupar os arquivos todas as vezes. 

Por exemplo, toda vez que o CEO visita esta biblioteca de documentos, ele quer ter uma view que já mostre os arquivos que estão agrupados por departamentos.

Índice

• Primeiro método de criação de exibições do SharePoint
• Salvando exibições do SharePoint
• Segundo método de criação de exibições do SharePoint
• Modificando Visualizações
• Conclusão

Primeiro método de criação de exibições do SharePoint

Digamos, por exemplo, que um RH queira ter uma visão onde também possa ver os arquivos relacionados ao departamento de Contabilidade. Para isso, basta clicar na coluna Departamento e clicar em Filtrar por .

Depois, basta selecionar a opção Contabilidade e clicar no botão Aplicar .

Ele nos dará uma visão onde só podemos ver os arquivos no departamento de Contabilidade . Podemos apenas fazer essa etapa toda vez que quisermos ter essa visão. No entanto, o que queremos é salvar essa visão para que possamos visitá-la quando precisarmos. 

Salvando exibições do SharePoint

Para salvar nossa visualização atual, basta clicar em Todos os documentos e clicar em Salvar visualização como .

Agora podemos nomear essa visão. Para este exemplo, vamos nomeá-lo como Accounting .

Podemos criar dois tipos de visualizações em termos de audiência aqui. Podemos tornar essa exibição pública ou privada, dependendo do que queremos. Ao torná-la pública, todos na organização podem usar essa exibição, enquanto torná-la privada apenas disponibiliza essa exibição para a pessoa que a criou.

Não se esqueça de clicar no botão Salvar .

Sempre que quisermos ter uma visualização onde apenas os arquivos contábeis sejam exibidos, basta clicar em Todos os Documentos e clicar na visualização Contabilidade .

Além disso, podemos facilmente ter uma visão onde podemos ver apenas os arquivos relacionados às despesas contábeis. E é assim que podemos criar e salvar visualizações. 

Segundo método de criação de exibições do SharePoint

Outra maneira de criar uma exibição é clicando em Todos os documentos e selecionando a opção Criar nova exibição . 

Para este exemplo, vamos chamá-lo de TestView . Podemos fazer com que essa exibição seja exibida como uma lista, calendário ou galeria. Por enquanto, vamos usar o List . Também podemos alterar a visibilidade dessa visualização para privada ou pública, se quisermos. Em seguida, clique em Criar para criar esta visualização.

Como não definimos nenhuma filtragem, classificação ou agrupamento, essa exibição ainda exibe todos os arquivos.

Para editar esta exibição, basta clicar em Todos os documentos novamente e clicar em Editar exibição atual .

Ele nos levará a esta página. Esta é uma versão mais avançada da visualização que criamos.

Modificando Visualizações

Esta parte da nossa visão nos permite fazer alterações mais avançadas. Para este exemplo, vamos mudar o nome desta visão para CEO .

Nesta seção Colunas , podemos selecionar as colunas que queremos exibir e ocultar as outras colunas. Para este exemplo, queremos apenas exibir as colunas Type , Name , Department , Expense Type e Expense Amount para o CEO.

A próxima seção é para classificar nossas colunas. Para este exemplo, queremos classificar nossas colunas por Valor da despesa e exibi-las em ordem decrescente.

Também temos a seção de filtro onde podemos selecionar entre mostrar todos os itens ou criar uma filtragem condicional simples. Para este exemplo, criaremos um filtro onde só mostrará itens se a coluna departamento não for igual a HR. 

Temos algumas outras mudanças que podemos fazer aqui. Para este exemplo, também podemos fazer algumas alterações nas opções de Agrupar por . Basta clicar nele para exibir as opções que podemos fazer.

Para este exemplo, queremos apenas agrupar nossos arquivos por departamento. 

Vamos também adicionar Totals . Queremos ter um total na coluna Valor da despesa . Então, vamos selecionar Sum .

E essas são as coisas que podemos fazer ao usar esse método de criar e salvar uma visualização. Se terminarmos de editar esta visualização, basta clicar no botão OK para salvá-la.

Como resultado, agora temos uma visão do CEO semelhante a esta. Como podemos ver, está agrupado por departamento e há um total na coluna Valor da despesa . As colunas que temos nesta exibição são apenas as colunas que adicionamos anteriormente também. 

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Conclusão

Ao todo, aprendemos como criar e salvar exibições do SharePoint. Discutimos que podemos criar visualizações dependendo das necessidades de nossa organização. Também falamos sobre as duas maneiras de criar uma exibição e se queremos torná-la pública ou privada. Novamente, a criação de visualizações é apenas para representações de nossos dados.

Neste tutorial, podemos criar 3 modos de exibição diferentes em nossa biblioteca de documentos do SharePoint de exemplo . A visão Todos os Documentos que exibe todos os nossos arquivos por padrão, a visão de Contabilidade que pode ser usada pelo RH onde os arquivos estão relacionados apenas ao departamento de contabilidade e a visão do CEO onde os arquivos são agrupados por departamento com outras poucas alterações. . 

Tudo de bom,

henrique