Como classificar alfabeticamente no Excel com várias colunas

Você já se pegou olhando para um monte de informações no Excel, coçando a cabeça sobre como deixar tudo limpo e organizado? Você está no lugar certo! Hoje, estamos lidando com um dos superpoderes do Excel : classificar os dados em ordem alfabética em várias colunas.

Para classificar alfabeticamente no Excel com várias colunas, primeiro selecione todo o conjunto de dados, certificando-se de incluir todas as colunas relevantes. Vá para a guia "Dados" na faixa de opções do Excel e clique em "Classificar". Na caixa de diálogo que se abre, selecione a coluna principal pela qual deseja classificar no menu suspenso "Classificar por" e escolha se deseja que ela seja classificada em ordem alfabética , em ordem crescente ou decrescente.

Neste artigo, colocaremos a mão na massa com o Excel e ensinaremos como classificar os dados em ordem alfabética em várias colunas. Descreveremos os fundamentos de como funciona a função de classificação do Excel e o guiaremos passo a passo pelo processo, usando instruções claras e fáceis de seguir.

Então, vamos mergulhar e transformá-lo em um gênio do Excel!

Índice

• Compreendendo a função de classificação do Excel
• Como classificar uma única coluna no Excel
  • 1. Classificação Ascendente de Colunas Simples do Excel
  • 2. Classificação decrescente
• Como classificar várias colunas no Excel
• Opções avançadas de classificação para colunas no Excel
  • 1. Usando classificação personalizada em filtros
  • 2. Classificação por mais de um critério
  • 3. Empregando a função SORT
  • 4. Classificando dados com células mescladas
• Solucionando problemas comuns ao classificar colunas do Excel
  • 1. Dados não classificados corretamente
  • 2. Como gerenciar espaços em branco
  • 3. Como remover colunas duplicadas
  • 4. O Excel trava ou trava durante a classificação
• Dicas e truques adicionais para classificação de colunas no Excel
  • 1. Usando atalhos de teclado
  • 2. Salvando e reutilizando opções de classificação
• Pensamentos finais

Compreendendo a função de classificação do Excel

Tudo bem, antes de mergulharmos no âmago da questão da classificação de várias colunas, vamos primeiro dedicar um momento para entender do que se trata a função de classificação do Excel.

Pense na função de classificação como seu próprio organizador de dados pessoais. É um recurso que permite organizar seus dados em uma ordem específica - e isso é muito útil ao lidar com toneladas de informações. A função de classificação do Excel é como ter um bibliotecário pessoal que sabe exatamente onde cada livro deve ir.

Quando se trata de classificação, o Excel oferece duas opções: ordem crescente ou decrescente .

• A ordem crescente significa organizar os dados do menor para o maior ou, no caso de texto, de A a Z.

• Ordem decrescente significa organizar os dados do maior para o menor ou de Z para A para texto.

Mas é aqui que as coisas ficam um pouco mais interessantes. O Excel não limita você a classificar apenas uma coluna. Ele permite classificar várias colunas, o que significa que você pode organizar seus dados com base em mais de um critério.

Imagine que você está lidando com uma lista de nomes, com colunas separadas para nome e sobrenome. O Excel permite que você classifique a lista por sobrenome e, em seguida, classifique aqueles com os mesmos sobrenomes pelo primeiro nome. Muito legal, certo?

Portanto, em poucas palavras, a função de classificação do Excel é uma ferramenta poderosa que ajuda você a entender seus dados. Ele organiza suas informações de maneira lógica e fácil de ler, economizando tempo e esforço.

Agora que entendemos o básico, vamos para a parte divertida — aprender a classificar os dados em ordem alfabética em colunas!

Como classificar uma única coluna no Excel

Antes de pularmos para a parte mais profunda com a classificação de várias colunas, vamos dar um mergulho rápido na parte mais rasa, classificando uma única coluna em ordem crescente e, em seguida, em ordem decrescente.

1. Classificação Ascendente de Colunas Simples do Excel

Para classificar uma única coluna em ordem crescente, siga as etapas abaixo:

Etapa 1: abra sua planilha do Excel

Comece abrindo a planilha que contém os dados brutos que você deseja classificar.

Passo 2: Selecione os dados a serem classificados

Clique no cabeçalho da coluna que você deseja classificar. Isso destacará a coluna inteira. Se não quiser classificar a coluna inteira, basta clicar e arrastar para selecionar as células específicas que deseja classificar.

Etapa 3: Vá para a guia Dados e encontre o grupo Classificar e Filtrar

Etapa 4: clique no botão AZ para classificar a coluna selecionada em ordem crescente

Etapa 5: Como alternativa, você pode encontrar as mesmas opções de classificação na guia Início. Vá para o grupo Edição e clique nas opções Classificar e Filtrar

2. Classificação decrescente

Se você deseja classificar uma única coluna em ordem decrescente, deve seguir o mesmo processo. Aqui estão os passos:

Etapa 1: abra sua planilha do Excel

Comece abrindo a planilha que contém os dados que você deseja classificar.

Passo 2: Selecione os dados a serem classificados

Clique no cabeçalho da coluna que você deseja classificar. Isso destacará a coluna inteira. Se não quiser classificar a coluna inteira, basta clicar e arrastar para selecionar as células específicas que deseja classificar.

Etapa 3: vá para a guia Dados e localize o grupo Classificar e filtrar.

Etapa 4: Clique no botão ZA para classificar a coluna selecionada em ordem decrescente.

Etapa 5: Assim como na opção de filtro de classificação ascendente , você também pode obter a opção de classificação decrescente na guia Início. Vá para o grupo Edição e clique em Classificar e Filtrar

E aí está! Você acabou de classificar uma única coluna em ordem crescente e decrescente no Excel. Agora, vamos aumentar as coisas e classificar várias colunas.

Como classificar várias colunas no Excel

Tudo bem, agora que você domina a classificação de coluna única, é hora de aumentar o calor e lidar com várias colunas . Mas não se preocupe - se você baixou a única coluna, é apenas um pulo, pule e pule para longe.

Etapa 1: abra sua planilha do Excel

Comece abrindo a planilha que contém todos os dados que você deseja classificar.

Passo 2: Selecione seus dados

Antes de classificar, você precisa selecionar seus dados. Clique na célula superior esquerda do intervalo de dados, mantenha o botão do mouse pressionado, arraste-o para a célula inferior direita do intervalo de dados e solte o botão do mouse. Todos os seus dados devem ser destacados.

Etapa 3: navegue até a guia "Dados" e clique em Classificar no grupo Classificar e filtrar

Etapa 4: na caixa de diálogo Classificar, escolha a primeira coluna que deseja classificar no menu suspenso Classificar por e especifique a ordem de classificação

Etapa 5: Clique em “Adicionar nível” para classificar outra coluna e repita o processo até definir todas as linhas na ordem de prioridade desejada

Etapa 6: clique em OK para aplicar sua classificação

E aí está! É assim que você classifica várias colunas em ordem alfabética em uma planilha do Excel. Você é oficialmente uma superestrela da triagem!

Na próxima seção, veremos algumas técnicas avançadas para classificar colunas no Excel.

Opções avançadas de classificação para colunas no Excel

O Excel possui opções avançadas de classificação que ajudam você a personalizar ainda mais o processo de classificação. Aqui estão algumas dessas opções:

1. Usando classificação personalizada em filtros

O Excel permite que você classifique os dados em mais maneiras do que apenas em ordem alfabética. Você também pode classificar por cor, ícone de célula ou até mesmo por uma lista personalizada que você criou.

Por exemplo, se você tiver uma coluna que usa a cor da célula para indicar os níveis de prioridade, poderá classificar seus dados com base nessas cores.

Basta ir até a caixa de diálogo "Classificar", selecionar a coluna e escolher "Classificar por cor" no menu suspenso "Classificar por".

2. Classificação por mais de um critério

Cobrimos como classificar por mais de uma coluna, mas você também pode classificar por mais de um critério em uma única coluna.

Por exemplo, talvez você queira classificar uma coluna de texto primeiro pela cor da célula e depois em ordem alfabética.

Isso pode ser feito adicionando dois níveis de classificação para a mesma coluna, cada um com um critério diferente de "Classificar por".

3. Empregando a função SORT

A função SORT no Excel pode ajudá-lo a classificar dados com base em várias colunas. Aqui está um exemplo:

=SORT(range, [sort_index1], [sort_order1], [sort_index2], [sort_order2], ...)

Nesta fórmula, você deve especificar o seguinte:

• O intervalo de dados

• Colunas para classificar por (índice)

• Ordem de classificação (1 para crescente, -1 para decrescente)

Você pode adicionar mais colunas para classificar adicionando mais pares sort_index e sort_order à função SORT.

4. Classificando dados com células mescladas

Os dados com células mescladas podem ser difíceis de classificar. Ao tentar classificar um intervalo que inclui células mescladas, o Excel fornecerá uma mensagem de erro.

Mas não entre em pânico, há uma solução alternativa.

Você precisará desfazer a mesclagem de todas as células, classificar os dados e reaplicar a mesclagem. Apenas certifique-se de copiar o valor da célula mesclada para todas as células não mescladas antes de classificar.

Essas técnicas avançadas podem dar a você ainda mais controle sobre seus dados. Então vá em frente, mergulhe nessas águas mais profundas e veja o que a classificação do Excel pode realmente fazer!

A seguir, solucionaremos alguns problemas comuns que você pode encontrar ao classificar colunas do Excel.

Solucionando problemas comuns ao classificar colunas do Excel

Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa, não deixa de ter suas peculiaridades. Você pode encontrar alguns solavancos ao longo da estrada durante a classificação, mas não se preocupe. Estamos aqui para ajudá-lo a solucionar alguns dos problemas mais comuns.

1. Dados não classificados corretamente

Às vezes, seus dados não serão classificados corretamente porque não estão armazenados no formato correto. Por exemplo, se os números forem armazenados como texto, eles podem não ser classificados numericamente.

Para aplicar um formato de célula comum aos seus dados, pressione Ctrl+1 , vá para a guia Número e selecione o formato adequado em “Categoria”.

2. Como gerenciar espaços em branco

Se seus dados não estiverem sendo classificados conforme o esperado, verifique se há espaços extras no início ou no final de suas células. O Excel inclui esses espaços em sua classificação, o que pode prejudicar seus resultados.

Você pode remover espaços extras usando a função TRIM do Excel digitando “=TRIM(A1)” em uma nova célula (se A1 for a célula que contém o espaço à esquerda) e depois copiar o resultado para a célula original.

Além disso, certifique-se de que não haja linhas ou células em branco inesperadas em seu conjunto de dados. Células em branco podem afetar seu processo de classificação. Se você encontrar células em branco, poderá excluir a linha inteira ou preenchê-la com os dados corretos.

3. Como remover colunas duplicadas

Antes de classificar seus dados, é uma boa ideia remover as linhas duplicadas . Isso garante que seus dados classificados sejam precisos e representativos. Siga estas etapas para remover duplicatas:

Etapa 1: selecione todo o intervalo de dados, incluindo cabeçalhos, clicando e arrastando sobre as células.

Etapa 3: vá para a guia "Dados" na barra de ferramentas do Excel e clique em "Remover duplicados".

Etapa 4: o Excel exibirá a caixa de diálogo "Remover duplicados". Marque todas as caixas de seleção da coluna ou simplesmente clique no botão "Selecionar tudo"

Passo 5: Clique em “OK”

O Excel removerá todas as linhas duplicadas e mostrará uma mensagem informando quantas linhas duplicadas foram removidas.

4. O Excel trava ou trava durante a classificação

Se o Excel falhar ou travar durante a classificação, sua planilha pode ser muito grande ou seu computador pode não ter recursos suficientes. Tente fechar outros aplicativos para liberar memória.

Se sua planilha for grande, considere dividi-la em partes menores e mais gerenciáveis.

Lembre-se de que a classificação pode ser um processo complexo, especialmente com grandes conjuntos de dados. Se você tiver problemas, dê um passo para trás e tente solucionar um problema de cada vez. Você tem isso!

Dicas e truques adicionais para classificação de colunas no Excel

Agora que você já sabe como classificar no Excel, que tal adicionarmos um pouco mais de mágica?

Para ajudá-lo a se tornar um mestre de dados ainda mais eficiente, vamos compartilhar algumas dicas e truques adicionais que podem tornar suas tarefas de classificação mais rápidas, suaves e geralmente mais impressionantes.

1. Usando atalhos de teclado

Os atalhos de teclado podem economizar seu tempo e aumentar sua produtividade ao trabalhar com dados do Excel. Aqui estão alguns atalhos para classificar em ordem alfabética:

• Alt + A + S + A: Classifica os dados selecionados em ordem alfabética de A a Z.

• Alt + A + S + D: Classifica os dados selecionados em ordem alfabética de Z a A.

• Alt + D + S: abre a caixa de diálogo Classificar para aplicar a classificação personalizada.

Lembre-se de selecionar o intervalo de dados ou célula desejada na mesma linha ou coluna antes de usar esses atalhos de teclado. Caso contrário, você obterá os resultados errados.

2. Salvando e reutilizando opções de classificação

O Excel permite que você salve suas configurações de classificação personalizadas para reutilizá-las posteriormente. Siga estas etapas para salvar suas opções de classificação:

Etapa 1: selecione seu intervalo de dados ou as células da coluna que deseja classificar

Etapa 2: clique na guia "Dados" na faixa de opções e, em seguida, clique no botão "Classificar"

Etapa 3: na caixa de diálogo "Classificar", selecione o nome da coluna no menu suspenso Classificar por. Observe que, se não houver cabeçalhos de coluna, o Excel mostrará letras de coluna.

Etapa 4: expanda o menu suspenso "Pedido" e clique em "Lista personalizada..."

Etapa 5: selecione “NOVA LISTA” em “Listas personalizadas” e digite os itens na caixa “Entradas da lista” na ordem desejada e clique em “Adicionar”

Passo 6: Clique em “OK” nas caixas de diálogo

Agora suas configurações de classificação personalizadas estão salvas e você pode vê-las na seção Lista personalizada do menu suspenso Ordem na caixa de diálogo Classificar para uso futuro.

Então, aí está - um punhado de dicas e truques extras para sobrecarregar sua proeza de classificação do Excel. Essas pepitas podem fazer toda a diferença quando se trata de navegar pelos seus dados como um profissional, economizando tempo e muitos cliques!

Pensamentos finais

Você passou por nosso mergulho profundo no mundo da classificação do Excel. Dos fundamentos da classificação de coluna única às técnicas mais avançadas de várias colunas e até mesmo uma incursão na solução de problemas, você cobriu muito terreno.

Mas lembre-se, este é apenas o começo. O Excel é uma ferramenta incrivelmente poderosa, com inúmeros outros recursos e funcionalidades esperando para serem descobertos.

Este guia deve ter armado você com as habilidades e conhecimentos para lidar com a classificação de dados no Excel como um profissional. Mas não pare por aqui. A verdadeira mágica acontece quando você pega essas lições e as aplica ao seu próprio trabalho.

Pratique essas habilidades, experimente seus dados e não tenha medo de cometer alguns erros ao longo do caminho. O Excel é uma jornada de aprendizado e cada passo que você dá, cada botão que você clica, leva você um passo mais perto de dominar esta ferramenta essencial.

Para aprender mais truques do Excel, confira o vídeo abaixo: