Como fazer mala direta do Excel para o Outlook: de forma rápida e fácil

Todos nós já estivemos lá. Você tem uma longa lista de pessoas para contatar e deseja dar a cada uma delas um toque personalizado, mas a ideia de digitar manualmente centenas ou até milhares de e-mails está deixando sua cabeça girando. Mala direta para o resgate!

Para mala direta do Excel para o Outlook, comece preparando sua planilha do Excel com os dados necessários, garantindo que detalhes como nome, e-mail etc. tenham sua própria coluna. Abra o Outlook e escreva um novo e-mail. Clique na guia “Correspondências”, depois em “Iniciar mala direta” e selecione “Mensagens de e-mail”. Clique em “Selecionar destinatários” e “Usar uma lista existente” e, em seguida, navegue e selecione seu arquivo do Excel. Ajuste as configurações conforme necessário e clique em “OK” para enviar seus e-mails personalizados.

Essa é a versão resumida do processo. No artigo de hoje, mostraremos como usar o Microsoft Excel , Word e Outlook para realizar uma mala direta. Criaremos uma lista de e-mails via Excel, usaremos o Microsoft Word para redigir uma mensagem e, em seguida, executaremos a mala direta para o Outlook.

Se você é novo em mala direta ou simplesmente precisa de uma atualização, este guia foi criado para ajudá-lo a navegar pelo processo.

Vamos começar!

Índice

• O que é mala direta?
• Parte 1. Prepare sua planilha do Excel para mala direta
• Parte 2. Configurando um documento do Word para mala direta
  • 1. Criando um modelo de e-mail
  • 2. Selecione o tipo de mesclagem
  • 3. Conecte a planilha do Excel ao Word
  • 4. Ajuste a lista de destinatários
  • 5. Insira Bloco de Endereço e Linha de Saudação
  • 6. Inserindo Campos de Mesclagem – Personalização Avançada
  • 7. Formatação e Customização de Template
  • 8. Visualizar Resultados
• Parte 3. Concluindo a mala direta
• Técnicas avançadas de mala direta
  • 1. Formatação Condicional
  • 2. Mala direta para anexos
• Solucionando problemas comuns na mala direta
  • 1. Lidando com erros
  • 2. Resolvendo incompatibilidade de dados
• Pensamentos finais

O que é mala direta?

A mala direta é um recurso da Microsoft que simplifica a comunicação por e-mail em massa. Ele permite que você envie mensagens personalizadas para uma lista de pessoas, marcando mensagens com campos de dados específicos, como nomes ou endereços, de sua planilha.

Desde o envio de conteúdo e anúncios personalizados ou atualizações importantes para muitos destinatários, o uso da mala direta pode economizar muito tempo e esforço, pois você não precisa mais personalizar as mensagens uma a uma.

Aqui está um rápido resumo de como usar a mala direta do Excel para o Outlook:

1. Organize suas informações de contato em um arquivo do Excel com base na localização geral e outros fatores

2. Rascunhe uma mensagem no Word e configure personalizações

3. Use o Outlook para processar e enviar o documento de mala direta

Vamos examinar cada parte nas próximas três seções!

Parte 1. Prepare sua planilha do Excel para mala direta

Antes de iniciar a mala direta, certifique-se de que sua planilha do Excel esteja devidamente preparada .

Organize seus dados em colunas separadas com etiquetas de endereçamento apropriadas como cabeçalhos para cada tipo de dados, como:

• Nomes e sobrenomes

• Endereço de e-mail

• Nome da empresa

• nome da rua

• Nome da Cidade

• Códigos postais

Verifique novamente seus dados quanto à precisão e consistência, pois erros podem causar problemas no processo de mala direta. Além disso, certifique-se de que as colunas separadas na planilha correspondam aos campos que serão usados.

Aqui está um exemplo de uma planilha do Excel que usaremos para mala direta:

Assim que sua planilha estiver pronta, podemos criar o documento de mala direta usando o Word.

Parte 2. Configurando um documento do Word para mala direta

Agora que sua planilha está pronta, o processo de mesclagem de e-mails começa com a criação de conteúdo de e-mail personalizado no Word.

Depois de vincular seus dados do Excel à sua mensagem de e-mail, você pode visualizar e-mails personalizados e concluir a mala direta.

Veja como fazer:

1. Criando um modelo de e-mail

Ter um modelo de e-mail bem projetado é crucial ao planejar enviar mensagens de e-mail em massa usando mala direta do Excel para o Outlook.

Para criar um modelo de e-mail estelar, faça o seguinte:

• Concentre-se em redigir o conteúdo do seu e-mail

• Priorize clareza e concisão

• Indique claramente o objetivo do e-mail

• Certifique-se de que o tom é apropriado para o seu público.

• Revise seu conteúdo em busca de erros e faça as revisões necessárias.

Aqui está a aparência do nosso modelo de e-mail de documento do Microsoft Word:

2. Selecione o tipo de mesclagem

Abra o Microsoft Word e crie um novo documento. Em seguida, vá para a guia Correspondências e selecione Iniciar mala direta .

Depois disso, escolha o tipo de mesclagem . Suas opções incluem cartas, e-mails, envelopes e muito mais. Para este exemplo, escolhemos mensagens de e-mail .

3. Conecte a planilha do Excel ao Word

Em seguida, conecte seu arquivo do Excel como uma fonte de dados clicando em Selecionar destinatários > Usar uma lista existente.

Pesquise o arquivo do Excel que contém sua lista de e-mails. Selecione-o e clique em Abrir .

Certifique-se de que a planilha desejada esteja selecionada e clique em OK .

Depois de vincular sua fonte de dados, você pode inserir campos de mesclagem no documento onde quiser que os dados personalizados apareçam.

4. Ajuste a lista de destinatários

Deseja fazer alterações na lista de destinatários que você importou? Escolha Editar lista de destinatários .

Aqui, você pode marcar/desmarcar caixas para incluir/remover destinatários. Você também pode classificar, filtrar, localizar duplicatas, localizar destinatários e validar endereços .

5. Insira Bloco de Endereço e Linha de Saudação

Agora, mostraremos como adicionar espaços reservados para o bloco de endereço e a linha de saudação.

Selecione Bloco de endereços ou Linha de saudação no grupo Escrever e inserir campos .

Confirme o formato que deseja usar e verifique a pré-visualização para se certificar de que está OK. Em seguida, clique em OK .

Observação: se as informações não estiverem completas, clique em Corresponder campos . Em seguida, combine as opções dadas com a coluna da planilha do Excel. No nosso caso, combinaremos o Endereço 1 com a coluna Rua .

Os espaços reservados do campo de mesclagem ficarão assim depois de adicionados:

6. Inserindo Campos de Mesclagem – Personalização Avançada

Em seguida, você precisará adicionar campos de mesclagem para personalizar o e-mail para cada destinatário. Para o nosso exemplo, vamos incluir os anos que cada cliente está conosco para dar um toque pessoal.

Primeiro, selecione a palavra/espaço onde deseja inserir a informação. Em seguida, vá para Correspondências e clique em Inserir campo de mesclagem .

Na lista de campos disponíveis, selecione aqueles que correspondem aos dados em sua planilha Excel. Estamos escolhendo Anos para os destinatários da mala direta.

Aqui está o resultado:

7. Formatação e Customização de Template

Com o conteúdo e os campos de mesclagem definidos, é hora de formatar e personalizar seu modelo de e-mail.

Considere os seguintes aspectos:

• Tipo de fonte e tamanho do texto: Escolha uma fonte legível e tamanho que seja fácil de ler. Por exemplo, se você estiver usando mala direta para enviar anúncios personalizados com base em atividades anteriores, use um tipo de fonte e cor que correspondam à sua marca.

• Formatação de parágrafo: use espaçamento, recuo e alinhamento apropriados para apresentar suas informações com clareza.

• Marcadores e tabelas: use marcadores para listas e tabelas para apresentar dados, como detalhes do produto ou preços, de maneira organizada.

• Imagens: se, por exemplo, a veiculação de seu anúncio for baseada em atividades, use imagens relevantes. No entanto; certifique-se de que eles tenham o tamanho correto e não desviem o foco do conteúdo do e-mail.

8. Visualizar Resultados

Antes de enviar seus e-mails mesclados, reserve um tempo para visualizar a mensagem, revisá-la e fazer os ajustes necessários.

Clique em Visualizar resultados na guia Correspondências.

Use as setas para navegar pelos diferentes destinatários. Isso permite que você veja como a mesclagem aparecerá para cada indivíduo e faça os ajustes necessários.

Depois de concluir todas as etapas desta seção, sua mensagem de e-mail personalizada estará pronta para ser enviada!

Na próxima seção, veremos a etapa final e como você pode mover seu e-mail para o Outlook para processamento. Vamos!

Parte 3. Concluindo a mala direta

Se estiver satisfeito com sua mensagem, é hora de concluir a mala direta no Word.

Clique em Concluir e mesclar > Enviar mensagens de e-mail na guia Correspondências.

Uma nova caixa de diálogo aparecerá. Adicione a coluna da sua planilha que contém endereços de e-mail no campo Para , insira uma linha de assunto e clique em OK .

Abra o Outlook e vá para a pasta Caixa de saída . Aqui, você verá que seus e-mails estão sendo enviados. Seja paciente, pois isso pode levar algum tempo, dependendo de suas configurações e do número de destinatários.

E é isso! Você enviou com sucesso e-mails em massa contendo uma mensagem personalizada para cada destinatário!

Na próxima seção, vamos dar uma olhada em algumas técnicas avançadas que farão com que você faça mala direta como um profissional.

Técnicas avançadas de mala direta

Tudo bem, você aprendeu o básico e agora pode enviar aqueles e-mails personalizados bacanas. Bom trabalho! Mas vamos chutá-lo para cima um entalhe.

Nesta seção, vamos nos aprofundar em algumas coisas do próximo nível. Estamos falando de formatação condicional e adição de anexos,

1. Formatação Condicional

A formatação condicional permite personalizar suas mensagens de mala direta com base em critérios específicos de seus dados.

Para usar a formatação condicional em sua mala direta:

1. Crie uma instrução IF em seu documento do Word, onde a mala direta é configurada. A instrução deve seguir este formato: { IF <> = “Valor” “Texto se verdadeiro” “Texto se falso” }

2. Substitua <> pelo campo apropriado de seus dados do Excel, Valor pelos critérios que deseja corresponder e Texto se verdadeiro e Texto se falso pelo conteúdo que deseja exibir com base na condição.

3. Atualize sua declaração IF para todos os campos relevantes e ajuste o conteúdo do e-mail de acordo.

Essa técnica ajudará você a criar mensagens de mala direta mais eficazes, que parecerão mais personalizadas e relevantes para os destinatários.

2. Mala direta para anexos

O Outlook não tem suporte interno para anexos na mala direta. Siga estas etapas para adicionar anexos à mala direta:

1. Instale um suplemento de terceiros para o Outlook (como o Mail Merge Toolkit ) que oferece suporte a anexos durante a mala direta.

2. Configure o suplemento com as configurações necessárias, incluindo a especificação do arquivo de anexo como um campo em seus dados do Excel.

3. Prossiga com o processo normal de mala direta e o suplemento garantirá que o anexo apropriado seja enviado com cada email com base nos critérios especificados.

Incluir anexos relevantes para destinatários individuais tornará suas mensagens mais atraentes e úteis.

Na seção final, veremos alguns problemas comuns ao trabalhar com mala direta e como resolvê-los.

Solucionando problemas comuns na mala direta

Agora você é um profissional de mala direta e está passando por tudo isso quando – bam! - você bateu em um obstáculo.

Esta próxima seção ajudará você a navegar por quaisquer buracos na jornada de mala direta e aborda como lidar com erros e resolver incompatibilidades de dados.

1. Lidando com erros

Quando você encontrar erros durante o processo de mala direta, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a resolvê-los:

• Verifique as versões de seu software: certifique-se de estar usando a mesma versão do Microsoft Outlook e do Microsoft Word. Problemas de compatibilidade podem surgir se forem diferentes.

• Desativar suplementos: execute o Word e o Outlook no modo de segurança para desativar os suplementos e garantir que eles não interfiram no recurso de mala direta.

2. Resolvendo incompatibilidade de dados

Problemas com incompatibilidade de dados geralmente ocorrem durante a mala direta. É essencial abordá-los para gerar e-mails válidos. Aqui estão algumas soluções para problemas comuns de incompatibilidade de dados:

• Verifique novamente seus dados: verifique se sua planilha do Excel está formatada corretamente e se todas as informações necessárias estão disponíveis.

• Conectar e editar a lista de e-mails: você pode se conectar à sua fonte de dados e modificar a lista de destinatários. Para obter mais informações, visite o Suporte da Microsoft .

• Visualizar resultados da mala direta: Sempre visualize os emails mesclados antes de enviá-los. Faça as alterações necessárias antes de finalizar a mala direta.

Ao abordar erros e resolver problemas de incompatibilidade de dados, você pode garantir um processo tranquilo de mala direta do Excel para o Outlook.

Pensamentos finais

Este artigo mostrou como enviar e-mails personalizados em massa usando mala direta. E todo o processo é dividido em três partes:

• Preparando planilha Excel

• Configurando o documento do Word

• Finalizando o processo no Outlook

Você navegou pelos prós e contras da mesclagem de e-mails e até resolveu alguns dos problemas mais comuns ao longo do caminho e usou cookies e dados.

Dominar a mala direta é uma questão de prática e paciência. É uma ferramenta poderosa que pode economizar muito tempo, aumentar sua produtividade e melhorar a qualidade de suas mensagens, especialmente quando você precisa enviar e-mails personalizados para um grande grupo.

Portanto, da próxima vez que você se deparar com uma lista assustadora de e-mails para enviar, estará pronto para lidar com isso como um profissional. Continue explorando, continue aprendendo e, o mais importante, continue facilitando sua vida com essas ferramentas tecnológicas úteis. Feliz fusão de correio!

Se você gostaria de aprender habilidades mais úteis do Outlook, como adicionar ChatGPT ao Outlook, confira a lista de reprodução abaixo: