Excel 2016 – Lição 4: Como armazenar e compartilhar planilhas

• Excel 2016 – Lição 3: Como criar novas planilhas e abrir planilhas existentes

Sempre que você cria uma nova planilha no Excel, você precisa saber como salvá-la para poder acessá-la e editá-la posteriormente. Assim como nas versões anteriores do Excel, você pode salvar arquivos localmente em seu computador. Mas, diferentemente das versões anteriores, o Excel 2016 também permite salvar uma planilha no sistema em nuvem usando o OneDrive . Você também pode exportar e compartilhar sua planilha com outras pessoas diretamente do Excel.

Índice do artigo

• Armazene e compartilhe planilhas do Excel 2016
  • Salvar e salvar como
  • Como salvar uma planilha do Excel
  • Use Salvar como para salvar em uma nova planilha
  • Como alterar o local padrão para salvar arquivos do Excel
• Recurso de recuperação automática
  • Use o recurso AutoRecuperação
• Exportar planilha do Excel 2016
  • Como exportar uma planilha como um arquivo PDF
  • Como exportar uma planilha para outros tipos de arquivo
• Compartilhe planilhas do Excel 2016
  • Compartilhe uma planilha

Armazene e compartilhe planilhas do Excel 2016

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre como armazenar e compartilhar planilhas no Excel 2016 :

Sempre que abrir ou salvar uma planilha, você terá a opção de usar o OneDrive , que é um serviço online de armazenamento de arquivos incluído na sua conta da Microsoft. Para habilitar esta opção, você terá que entrar no Office. Para saber mais, visite nosso Guia Completo do Excel 2016 (Parte 2): Artigo Saiba mais sobre o OneDrive .

Salvar e salvar como

O Excel 2016 oferece duas maneiras de salvar arquivos: Salvar e Salvar como . Essas opções funcionam de maneira semelhante à versão antiga, com apenas algumas diferenças importantes:

• Salvar : Ao criar ou editar uma planilha, você usará o comando Salvar para salvar suas alterações. Você usará este comando com freqüência. Ao salvar um arquivo, você só precisa escolher o nome do arquivo e salvar o local pela primeira vez. Em seguida, basta clicar no comando Salvar para salvá-lo com o mesmo nome e local.
• Salvar como : você usará este comando para criar uma cópia da planilha preservando o original. Ao usar Salvar como , você precisará escolher um nome e/ou local diferente para a versão copiada.

Como salvar uma planilha do Excel

É importante salvar sua planilha sempre que você iniciar um novo projeto ou fizer alterações em um plano existente. Salvar regularmente pode evitar que seus dados de trabalho sejam perdidos. Você também precisa prestar atenção onde salva sua planilha para que ela possa ser facilmente encontrada mais tarde.

1. Localize e selecione o comando Salvar na barra de ferramentas de acesso rápido .

2. Se você estiver salvando este arquivo pela primeira vez, Salvar como aparecerá na visualização Backstage .

3. Você precisará então escolher onde salvar o arquivo e dar um nome a ele. Para salvar a planilha em seu computador, selecione Computador e clique em Procurar . Alternativamente, você pode clicar em OneDrive para salvar arquivos no OneDrive.

4. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá. Escolha onde deseja salvar a planilha.

5. Insira um nome de arquivo para a planilha e clique em Salvar .

6. A planilha será salva. Você pode clicar no comando Salvar para salvar as alterações ao modificar a planilha. Além disso, você também pode acessar o comando Salvar pressionando Ctrl + S no teclado.

Use Salvar como para salvar em uma nova planilha

Se quiser salvar outra versão de uma planilha mantendo a original, você pode fazer uma cópia. Por exemplo, se você tiver um arquivo chamado Sales Data , poderá salvá-lo como Sales Data 2 para poder editar o novo arquivo e ainda fazer referência à versão original.

Para fazer isso, clique no comando Salvar como no modo de exibição Backstage. Assim como ao salvar um arquivo pela primeira vez, você precisa escolher onde salvar o arquivo e dar-lhe um novo nome de arquivo.

Como alterar o local padrão para salvar arquivos do Excel

Se você não quiser usar o OneDrive, se sentir desconfortável quando o OneDrive for selecionado como local padrão ao salvar ou achar inconveniente ter que selecionar Computador todas as vezes , você pode alterar o local de salvamento padrão para que seu computador seja selecionado para salvar por padrão.

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage.

2. Clique em Opções . _

3. A caixa de diálogo Opções do Excel aparecerá. Selecione Salvar , marque a caixa ao lado de Salvar no computador por padrão e clique em OK . O local padrão para salvar será alterado.

Recurso de recuperação automática

O Excel salva automaticamente suas planilhas em uma pasta temporária enquanto você trabalha nelas. Se você esquecer de salvar suas alterações ou se o Excel travar, você pode restaurar arquivos com AutoRecuperação .

Use o recurso AutoRecuperação

1. Abra o Excel . Se uma versão salva automaticamente do arquivo for encontrada, o painel Recuperação de Documentos aparecerá.

2. Clique para abrir um arquivo existente. A planilha será restaurada.

• Por padrão, o Excel salva automaticamente a cada 10 minutos . Se você estiver editando uma pasta de trabalho por menos de 10 minutos, o Excel não poderá criar uma versão salva automaticamente.
• Se não encontrar o arquivo necessário, você poderá navegar por todos os arquivos salvos automaticamente na visualização Backstage . Basta selecionar a guia Arquivo , clicar em Gerenciar versões e selecionar Recuperar pastas de trabalho não salvas .

Exportar planilha do Excel 2016

Por padrão, as planilhas do Excel são salvas em um arquivo .xlsx . No entanto, às vezes você precisa usar outro tipo de arquivo, como um PDF ou uma planilha do Excel 97-2003 . Você pode exportar facilmente planilhas do Excel para vários tipos de arquivo.

Como exportar uma planilha como um arquivo PDF

Exportar uma planilha como um documento Adobe Acrobat , comumente conhecido como arquivo PDF , pode ser especialmente útil se você estiver compartilhando a planilha com alguém que não possui o aplicativo Excel instalado. Um arquivo PDF permitirá aos usuários visualizar, mas não editar o conteúdo da planilha.

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage .

2. Clique em Exportar e selecione Criar PDF/XPS .

3. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá. Selecione para onde deseja exportar a planilha, insira um nome de arquivo e clique em Publicar .

• Por padrão, o Excel exportará apenas a planilha ativa . Se você tiver várias planilhas e quiser salvá-las todas no mesmo arquivo PDF, clique em Opções na caixa de diálogo Salvar como . A caixa de diálogo Opções aparecerá. Selecione Pasta de trabalho inteira ( pasta de trabalho inteira ) e clique em OK.

• Sempre que você exporta uma planilha como PDF, também precisa considerar os dados da planilha que aparecerão em cada página do PDF, assim como na impressão de uma planilha.

Como exportar uma planilha para outros tipos de arquivo

Você também pode achar útil exportar sua planilha para outros tipos de arquivo, como uma planilha do Excel 97-2003 , se precisar compartilhar com pessoas que usam versões mais antigas do Excel, ou um arquivo .CSV, se precisar de uma essência de planilha em versão de texto simples.

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage.

2. Clique em Exportar e selecione Alterar tipo de arquivo .

3. Selecione um tipo de arquivo comum e clique em Salvar como .

4. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá. Selecione o local para onde deseja exportar a planilha, insira um nome de arquivo e clique em Salvar .

• Você também pode usar o menu suspenso Salvar como tipo: na caixa de diálogo Salvar como para salvar planilhas em vários tipos de arquivo.

Compartilhe planilhas do Excel 2016

O Excel facilita o compartilhamento e a colaboração em planilhas ao usar o OneDrive. Anteriormente, se você quisesse compartilhar um arquivo com alguém, poderia enviá-lo como anexo de e-mail. Embora seja conveniente, também cria várias versões do mesmo arquivo, o que é difícil de organizar.

Ao compartilhar uma planilha do Excel, você está, na verdade, dando a outras pessoas acesso exatamente ao mesmo arquivo. Isso permite que você e as pessoas com quem você compartilha editem a mesma planilha sem precisar acompanhar várias versões.

Observação : para compartilhar uma planilha, ela deve primeiro ser salva em seu OneDrive.

Compartilhe uma planilha

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage e clique em Compartilhar .

2. A janela Compartilhar aparecerá. Se não tiver preenchido a planilha, você será solicitado a salvar o documento no OneDrive.

• Observe que pode ser necessário navegar de volta para a janela Compartilhar após salvar.

3. Na janela Compartilhar , se o seu documento estiver salvo no OneDrive, clique no botão Compartilhar com pessoas .

4. O Excel retornará à visualização normal e abrirá a janela Compartilhar no lado direito da janela. Aqui você pode convidar pessoas para compartilhar seu documento, ver uma lista de pessoas que têm acesso ao documento e definir se podem editar ou apenas visualizar o documento.

Próxima lição: Excel 2016 - Lição 5: Conceitos básicos de células e intervalos

Se divertindo!