Excel 2019 (Parte 3): Salvar e compartilhar pastas de trabalho

Sempre que você criar uma nova pasta de trabalho no Excel, precisará saber como salvá-la para acessá-la e editá-la posteriormente. Tal como acontece com as versões anteriores do Excel, você pode salvar arquivos localmente em seu computador ou na nuvem usando o OneDrive , bem como exportar e compartilhar pastas de trabalho com outras pessoas diretamente do Microsoft Excel .

Recurso Salvar e Salvar como

O Excel oferece duas maneiras de salvar arquivos: Salvar e Salvar como . Essas opções funcionam de maneira semelhante, com algumas diferenças importantes:

Recurso Salvar e Salvar como

Salvar : ao criar ou editar uma pasta de trabalho, você usará o comando Salvar para salvar suas alterações. Você usará este comando em quase todas as situações. Ao salvar o arquivo, você só precisará selecionar o nome e o local do arquivo na primeira vez. Depois, você pode simplesmente clicar no comando Salvar para salvá-lo com o mesmo nome e local.

Salvar como : você usará este comando para criar uma cópia da pasta de trabalho preservando o original. Ao usar Salvar como , você precisará escolher um nome e/ou local diferente para a versão copiada.

Como salvar a pasta de trabalho

É importante salvar uma pasta de trabalho sempre que você iniciar um novo projeto ou fizer alterações em um projeto existente. Salvar documentos com antecedência e frequência pode ajudar a evitar que seu trabalho seja perdido se algo der errado. Você também precisará prestar atenção onde salvou sua pasta de trabalho para que possa encontrá-la facilmente mais tarde.

1. Localize e selecione o comando Salvar na barra de ferramentas de acesso rápido .

Selecione o comando Salvar

2. Se você estiver salvando o arquivo pela primeira vez, a barra de controle Salvar como aparecerá na visualização Backstage.

3. Em seguida, você precisará escolher onde salvar e nomear o arquivo. Para salvar a pasta de trabalho em seu computador, selecione Computador e clique em Procurar. Você também pode clicar em OneDrive para salvar arquivos em seu OneDrive.

Escolha onde salvar e nomeie o arquivo

4. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá. Selecione o local onde deseja salvar a pasta de trabalho.

5. Insira um nome de arquivo para a pasta de trabalho e clique em Salvar.

Clique em Salvar

6. A pasta de trabalho será salva. Você pode clicar no comando Salvar novamente para salvar suas alterações ao modificar a pasta de trabalho.

Você também pode acessar o comando Salvar pressionando Ctrl + S no teclado.

Use Salvar como para fazer uma cópia

Se quiser salvar outra versão da sua pasta de trabalho enquanto mantém o original, você pode fazer uma cópia. Por exemplo, se você tiver um arquivo chamado Sales Data , poderá salvá-lo como Sales Data 2 para poder editar o novo arquivo e ainda consultar a versão original.

Para fazer isso, clique no comando Salvar como no modo de exibição Backstage. Assim como ao salvar um arquivo pela primeira vez, você precisará escolher onde salvar e nomear o novo arquivo.

Como alterar o local de salvamento padrão

Se não quiser usar o OneDrive, você pode ficar frustrado porque o OneDrive é selecionado como local padrão ao salvar. Se você achar inconveniente ter que selecionar Computador todas as vezes, poderá alterar o local de salvamento padrão para que Computador seja selecionado por padrão.

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage.

Clique na guia Arquivo

2. Clique em Opções.

Clique em Opções

3. A caixa de diálogo Opções do Excel aparecerá. Selecione Salvar , marque a caixa ao lado de Salvar no computador por padrão e clique em OK. O local padrão para salvar será alterado.

Caixa de diálogo Opções do Excel

Recurso de recuperação automática

O Excel salva automaticamente suas pastas de trabalho em uma pasta temporária enquanto você trabalha nelas. Se você esquecer de salvar as alterações ou se o Excel travar, você poderá restaurar arquivos usando a AutoRecuperação.

Como usar a AutoRecuperação

1. Abra o Excel. Se forem encontradas versões de arquivos salvas automaticamente, o painel Recuperação de Documentos aparecerá.

2. Clique para abrir um arquivo existente. A pasta de trabalho será restaurada.

A pasta de trabalho foi restaurada

Por padrão, o Excel salva automaticamente a cada 10 minutos. Se você planeja editar a pasta de trabalho em menos de 10 minutos, o Excel poderá não criar uma versão salva automaticamente.

Se não encontrar o arquivo necessário, você poderá navegar por todos os arquivos salvos automaticamente no modo de exibição Backstage. Basta selecionar a guia Arquivo , clicar em Gerenciar pasta de trabalho e selecionar Recuperar pastas de trabalho não salvas .

Selecione Recuperar pastas de trabalho não salvas

Exportar pasta de trabalho

Por padrão, as pastas de trabalho do Excel são salvas no formato .xlsx. No entanto, às vezes você precisa usar outro tipo de arquivo, como PDF ou Excel 97-2003. É fácil exportar sua pasta de trabalho do Excel para diversos tipos de arquivo.

Como exportar pasta de trabalho como arquivo PDF

Exportar uma pasta de trabalho como um documento do Adobe Acrobat , comumente conhecido como arquivo PDF, pode ser especialmente útil se você estiver compartilhando a pasta de trabalho com alguém que não possui o Excel. O PDF ajudará os destinatários a visualizar, mas não a editar, o conteúdo da sua pasta de trabalho.

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage.

2. Clique em Exportar e selecione Criar PDF/XPS .

Selecione Criar PDF/XPS

3. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá. Selecione o local para onde deseja exportar a pasta de trabalho, insira um nome de arquivo e clique em Publicar.

Clique em Publicar

Por padrão, o Excel exportará apenas a planilha ativa. Se você tiver várias planilhas e quiser salvá-las todas no mesmo arquivo PDF, clique em Opções na caixa de diálogo Salvar como . A caixa de diálogo Opções aparecerá. Selecione Pasta de trabalho inteira e clique em OK.

Selecione a pasta de trabalho inteira

Sempre que exportar uma pasta de trabalho como PDF, você também precisará considerar como os dados da pasta de trabalho aparecerão em cada página do PDF, assim como ao imprimir uma pasta de trabalho.

Como exportar pastas de trabalho para outros tipos de arquivo

Você também pode achar útil exportar sua pasta de trabalho para outros tipos de arquivo, como uma pasta de trabalho do Excel 97-2003, se precisar compartilhar com pessoas que usam uma versão mais antiga do Excel, ou um arquivo .CSV, se precisar da versão simples. da pasta de trabalho.

1. Clique na guia Arquivo para acessar a visualização Backstage .

2. Clique em Exportar e selecione Alterar tipo de arquivo .

Selecione Alterar tipo de arquivo

3. Selecione um tipo de arquivo comum e clique em Salvar como.

Clique em Salvar como

4. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá. Selecione o local para onde deseja exportar a pasta de trabalho, insira um nome de arquivo e clique em Salvar.

Caixa de diálogo Salvar como

Você também pode usar o menu suspenso Salvar como tipo: na caixa de diálogo Salvar como para salvar a pasta de trabalho em vários tipos de arquivo diferentes.

Menu suspenso Salvar como tipo:

Compartilhar pastas de trabalho

O Excel facilita o compartilhamento e a colaboração em pastas de trabalho usando o OneDrive. Anteriormente, se você quisesse compartilhar um arquivo com alguém, poderia enviá-lo como anexo de e-mail. Embora conveniente, este sistema também cria múltiplas versões do mesmo arquivo, o que pode ser difícil de organizar.

Ao compartilhar uma pasta de trabalho do Excel, você está, na verdade, concedendo a outras pessoas acesso ao mesmo arquivo. Isso permite que você e as pessoas com quem você compartilha editem a mesma pasta de trabalho sem precisar acompanhar várias versões.

Para compartilhar uma pasta de trabalho, primeiro ela deve ser salva no OneDrive.

Como compartilhar pastas de trabalho

1. Clique na guia Arquivo para acessar o modo de exibição Backstage e clique em Compartilhar.

Clique em Compartilhar

2. O Excel retornará à visualização Normal e abrirá o painel Compartilhar no lado direito da janela. A partir daqui, você pode convidar pessoas para compartilhar seu documento, ver uma lista de pessoas que têm acesso ao documento e definir permissões para editar ou apenas visualizar o documento.

Escolha com quem compartilhar