Como analisar e-mails e preencher listas do SharePoint no Power Automate

Um uso comum do Power Automate é automatizar fluxos de trabalho que começam com o recebimento de emails. Por exemplo, [receber e-mail] à [fazer ação]. Para fazer isso, precisamos saber como analisar dados em e-mails e como adicionar/salvar quaisquer anexos de e-mail. Neste tutorial, explicarei esse conceito com um exemplo bastante familiar. Mostrarei como analisar e-mails e salvá-los em uma lista do SharePoint. Você pode assistir ao vídeo completo deste tutorial na parte inferior deste blog.

Aqui elaborei um exemplo bem simples que vi meus clientes usarem o tempo todo. Digamos que estamos trabalhando para uma empresa de consultoria e eles têm aplicativos que implantam em seus próprios clientes e precisam de um sistema de tíquetes eficiente.

O que acontece atualmente é que, se alguém está encontrando um problema com seu aplicativo, eles enviam um e-mail, então alguém precisa entrar e ver o e-mail e, em seguida, manualmente, precisa adicioná-lo à lista do SharePoint chamada tickets. Depois de ser adicionado à lista do SharePoint, ele passa por uma triagem por engenheiros e, por fim, é resolvido.

Então esse é todo o fluxo de trabalho; vamos automatizar a parte em que alguém realmente lê o e-mail e o carrega manualmente no SharePoint. Vamos automatizar isso com o Power Automate.

Uma outra complicação é que esta caixa de entrada de e-mail é uma caixa de entrada geral. É usado para todos os tipos de e-mails. Queremos apenas que os emails relacionados a tickets entrem na lista do SharePoint. O outro problema é que os e-mails às vezes contêm anexos, como fotos do problema ou outras coisas para ajudar os engenheiros a determinar qual é o problema. Queremos ter certeza de que também salvamos isso na lista do SharePoint.

Agora que definimos o cenário, vamos em frente e começar.

Índice

• Como analisar e-mails usando o Power Automate
• Conclusão

Como analisar e-mails usando o Power Automate

Vamos abrir o Power Automate e criar nosso fluxo. Vamos clicar no botão criar aqui. O tipo de fluxo que criaremos é chamado de fluxo de nuvem automatizado , que é um fluxo acionado por um evento designado. Nosso evento designado é obviamente o e-mail que chega em nossa caixa de entrada.

Então, vamos clicar no fluxo de nuvem automatizado. Não daremos um nome ou gatilho por enquanto, então vamos apenas clicar em Ignorar.

Agora, obviamente, ele precisa de um gatilho, e nosso gatilho será quando um novo e-mail chegar. Então, vou procurar Office 365 Outlook . Estou usando o Outlook. Isso pode funcionar com Gmail, Yahoo Mail ou qualquer conector que o Power Automate tenha, que está na casa dos milhares.

Então, vou escolher Office 365 Outlook, e a ação que vou escolher é quando um novo email chegar. Agora eu tenho um monte de opções que posso escolher. Quero ter certeza de que, quando um novo e-mail chegar à pasta da caixa de entrada, o fluxo seja acionado. No entanto, não quero que todos os emails acionem esse fluxo de trabalho, mas apenas emails que possam ter esse filtro de assunto chamado Ticket.

Então, vou mostrar Opções Avançadas e vou digitar um filtro de assunto chamado Ticket . Isso significa que esse fluxo só será acionado se a string Ticket estiver dentro do assunto do e-mail. Também direi incluir anexos , para que possamos adicionar anexos à lista do SharePoint.

Normalmente, o que você também pode fazer é saber que só receberá solicitações de ticket de algumas caixas de entrada, também pode modificar o De aqui, mas vamos apenas examinar o filtro de assunto do ticket.

A próxima coisa a saber é a aparência de um e-mail de ticket antes de analisá-lo. Agora, fornecemos aos nossos usuários um formulário de e-mail padronizado para usar quando nos enviarem e-mails com tickets. E é mais ou menos assim que parece.

Eles têm uma tabela, onde a primeira linha é Title , onde eles colocam o título de sua reclamação , então a Reclamação , onde eles descrevem o que está acontecendo que eles não gostam. O aplicativo é o objeto da reclamação . Podemos ter vários aplicativos diferentes implantados para nossos usuários. E então, finalmente, a Urgência está fora de 10 .

Este é provavelmente um modelo de e-mail que fornecemos a eles. E isso é importante porque se você quiser analisar seus e-mails, você quer ter certeza de que seus e-mails vêm em um formulário de modelo muito padronizado.

A próxima parte do fluxo é a capacidade de transferir um e-mail em HTML , que é o que geralmente recebemos com os e-mails hoje em dia, e transformá-lo em um e-mail de texto que podemos analisar. Portanto, nosso próximo passo é chamado de HTML para ação de texto.

Clicamos nele e tudo o que precisamos é do conteúdo real. A razão pela qual precisamos fazer isso é que tabelas como as que recebemos estão em formato HTML. É difícil analisar através de tabelas HTML. Então, vou escolher Body . Esta etapa converterá o corpo deste e-mail em texto.

O próximo passo é poder criar a lista do SharePoint . Temos tudo o que precisamos agora para poder criá-lo.

Então, iremos ao SharePoint e criaremos um item, o que basicamente significa criar outra linha em uma lista. Precisamos especificar o endereço do nosso site e estamos usando sites de teste. Nossa lista será Tickets. Depois disso, ele deve aparecer com uma lista de valores que correspondem às colunas que estão em nossa lista.

Queremos ter certeza de que obteremos os mesmos resultados. Então, teremos o título, a reclamação, o requerimento e a urgência. E então, também temos outro campo chamado e-mail, onde despejaremos todo o conteúdo do e-mail nesse campo porque queremos manter o e-mail inteiro para o caso de nosso método de análise ter sido corrompido ou incorreto ou algo assim.

Então, vamos pegar essa saída. Esta saída será basicamente a tabela, mas sem as linhas propriamente ditas.

Queremos ser capazes de dividir esse texto longo em um array onde o primeiro elemento do array é o título . O segundo elemento da matriz é o aplicativo Hoola que não está funcionando . O terceiro elemento é a reclamação, e assim por diante.

Feito isso, podemos especificar exatamente o que queremos em cada uma dessas colunas. Na primeira coluna chamada título, queremos que o primeiro elemento, Hoola App não funcione. Na segunda coluna, aquela reclamação, depois queremos o terceiro elemento, etc.

A função que usamos para isso é chamada Split . Ele retorna uma matriz que contém substrings separadas por vírgulas, com base no delimitador especificado. Nosso delimitador, os caracteres que separam nosso texto, são os tubos na mesa.

Agora, vamos revisar nosso título e ir para a expressão, e vamos chamar a função de divisão. Podemos ver que a função split recebe dois argumentos, um texto e um delimitador ou separador. O texto será o conteúdo de texto simples. A saída dessa ação, a vírgula e, em seguida, o segundo argumento, que é o separador ou o delimitador, será a barra vertical.

Agora, depois de dividido, precisamos especificar o elemento. O elemento de título residirá então no primeiro elemento. Vamos copiar isso e, em seguida, vamos clicar em OK. Faremos o mesmo para reclamação, solicitação e urgência. Por fim, temos o e-mail completo. Queremos salvar o e-mail inteiro, então não precisamos fazer nenhum dos tipos de lógica de matriz dividida. Então, vamos apenas selecionar o contexto de texto simples.

Por fim, precisamos fazer algo sobre os anexos também. Então, clicamos em Nova Etapa e, no conector do SharePoint, há uma ação chamada adicionar anexo . Vamos clicar nele e ele especifica para nós o endereço e a lista. O endereço é Site. A lista são os Ingressos.

A ID é onde você deseja anexar o anexo. Agora, esta será uma saída da ação criar item, então vamos clicar nela. Vamos olhar para Create Item e precisamos do ID. Também queremos adicionar o nome do arquivo, então vamos apenas chamá-lo de Anexado. E então o conteúdo do arquivo será o próprio anexo do e-mail. Se rolarmos para baixo até onde vemos o e-mail, o conteúdo do anexo é o que gostaríamos de adicionar.

Tecnicamente, você pode ter vários anexos em um e-mail, portanto, esse processo será realizado para cada anexo. Se eles tiverem mais de uma imagem, você obterá todas as imagens, por exemplo.

Em seguida, clicamos em Salvar.

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Microsoft Power Automate: Automação do fluxo de trabalho
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Conclusão

Neste blog, mostrei um exemplo muito simples de como analisar emails em um fluxo de trabalho Power Automated que pega o conteúdo de um email e preenche uma lista do SharePoint.

Criamos um fluxo de trabalho muito simples, mas você pode imaginar que pode ficar mais complexo.

A segunda coisa aqui é que automatizamos apenas o aspecto de carregamento dos tickets. Os bilhetes têm um ciclo de vida muito longo. Um ticket originado, que é o que automatizamos, e também é comentado como resolvido. Em seguida, a resolução é comunicada ao cliente. Esse é todo um fluxo de trabalho Power Automated que você pode realmente automatizar.

Nossos clientes também usaram e-mail para acionar o fluxo de trabalho. No entanto, você também pode querer o Power App.

Você pode assistir ao tutorial em vídeo completo sobre como analisar e-mails abaixo. Se você quiser saber mais sobre o Power Automate, confira os links abaixo.

Tudo de bom!

henrique