Controle de versão na biblioteca de documentos do SharePoint

Neste tutorial, vamos falar sobre controle de versão e histórico de versões no SharePoint . O controle de versão é uma ferramenta poderosa no SharePoint. Se tivermos todos os nossos arquivos no SharePoint, podemos editá-los em nosso aplicativo de desktop ou online. 

Com o controle de versão de documentos no SharePoint, você pode rastrear e gerenciar facilmente alterações em itens e dados. 

Se pensarmos no processo normal de negócios, uma vez que alguém cria um documento, muitas edições podem ser feitas ao longo do processo. Sem o SharePoint, o que as pessoas fazem é criar versões de seus arquivos com base no título do arquivo, como versão1, versão2, versão final e assim por diante. 

O problema é que, às vezes, podemos enviar um arquivo para 2 gerentes e cada um deles faz edições independentemente um do outro. Portanto, quando eles nos enviarem de volta, precisamos consolidar essas edições. É por isso que muitas equipes estão migrando seu sistema de gerenciamento de arquivos diretamente para o SharePoint. Isso ocorre devido à eficiência do controle de versão do SharePoint.

Índice

• Editando um arquivo para controle de versão de documento no SharePoint
• Controle de versão do documento no SharePoint
• Restaurando Versões no SharePoint
• Conclusão

Editando um arquivo para controle de versão de documento no SharePoint

Vamos abrir um arquivo no SharePoint. 

Vamos fazer uma edição. Para este exemplo, adicionarei uma frase aqui dizendo “ O melhor carro de todos os tempos é o Tesla ”. Novamente, uma das coisas boas do SharePoint é que duas pessoas podem trabalhar no mesmo arquivo do Office ao mesmo tempo.

Depois disso, feche o arquivo.

Controle de versão do documento no SharePoint

Digamos, por exemplo, que percebemos que realmente não queremos fazer essa edição ou alterações e queremos reverter esse arquivo para sua versão anterior. Seremos capazes de fazer isso facilmente apenas clicando nas reticências ao lado do arquivo. 

Clique em Histórico da versão .

Podemos então ver as diferentes versões deste arquivo quando foram salvas e as pessoas que o modificaram. Isso é muito útil porque não precisamos salvar e enviar uma nova versão para outras pessoas toda vez que precisamos fazer alguma alteração no arquivo. Tudo fica armazenado no arquivo que estamos editando dentro do site do SharePoint. 

Vamos agora reverter as alterações que fizemos anteriormente no arquivo. Sabemos que a versão recente é quando fizemos as alterações no arquivo. Portanto, devemos procurar a versão anterior a essa. Neste caso, vamos clicar na versão 5.

Ele nos pedirá para abri-lo em nosso aplicativo Word para desktop. Vamos clicar no botão Abrir Word .

Em seguida, ele nos pedirá para entrar. Novamente, precisamos usar a conta que estamos usando no SharePoint. 

Depois de entrar, agora podemos ver a versão do arquivo sem as edições ou alterações que fizemos recentemente.

Restaurando Versões no SharePoint

Também podemos ver na parte superior que podemos tornar esta versão a versão mais recente clicando no botão Restaurar .

Vamos apenas fechar este arquivo por enquanto. 

Também podemos restaurar essa versão clicando na pequena seta suspensa ao lado dela.

Em seguida, clique em Restaurar .

Depois disso, clique no botão OK na caixa pop-up.

Agora, uma versão foi adicionada à lista, que é a versão 7 . O que fizemos foi criar uma versão exatamente igual à versão 5 , que é a versão que queremos restaurar. 

Vamos agora fechar o histórico da versão .

Então, vamos abrir este arquivo novamente.

Agora, veremos que as alterações que fizemos anteriormente desapareceram.

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Conclusão

Para resumir, aprendemos que várias pessoas podem editar um arquivo ao mesmo tempo. Também aprendemos que o controle de versão no SharePoint permite que os usuários controlem todas as alterações que as pessoas fizeram em um arquivo usando o histórico de versões . Isso permite que os usuários gerenciem melhor os documentos. Não há necessidade de fazer uma versão e depois enviar para o nosso gerente, depois outra versão toda vez que fizermos alterações. 

Além disso, podemos aprender como restaurar versões de documentos e alterações de arquivos. É especialmente útil quando várias pessoas trabalham juntas em um projeto ou quando as informações passam por vários estágios de desenvolvimento e revisão.

Tudo de bom,

henrique