Filtragem de metadados em arquivos do SharePoint

Os metadados ajudam a manter as bibliotecas de documentos organizadas. Podemos adicionar metadados aos nossos arquivos adicionando novas colunas. Depois de adicioná-lo aos nossos arquivos, podemos utilizá-los para classificar, filtrar ou agrupar nossos arquivos. Neste blog, discutiremos como podemos filtrar metadados em nossos arquivos do SharePoint e suas vantagens.

A filtragem de metadados torna a filtragem de arquivos/documentos em listas e bibliotecas de documentos do SharePoint mais lógica e personalizável.

Para este exemplo, adicionamos duas colunas de metadados, a saber, Department e Expense Type . Com eles, podemos classificar, filtrar ou agrupar por departamento.

Índice

• Filtrando arquivos do SharePoint usando metadados
• Agrupando nossos arquivos do SharePoint usando metadados
• Conclusão

Filtrando arquivos do SharePoint usando metadados

Para filtrar nossos arquivos por esta coluna, basta clicar em Filtrar por .

Em seguida, selecione o Departamento que queremos ver. Por exemplo, queremos filtrar nossos arquivos por Contabilidade e Vendas. Então, vamos selecioná-los e clicar no botão Aplicar .

Como podemos ver, apenas os arquivos de Contabilidade e Vendas agora são exibidos. 

Essa é uma maneira melhor de agrupar ou organizar nossos arquivos em comparação com o uso de uma hierarquia de pastas. Ao usar metadados com filtro ou agrupar por recurso, podemos ver os arquivos de Contabilidade e Vendas ao mesmo tempo. Ao usar pastas, precisamos abrir suas pastas individualmente para vermos ou localizarmos os arquivos de que precisamos.  

Para remover o filtro, basta clicar em Filtrar por novamente, desmarcar suas seleções aqui ou clicar no botão Limpar tudo e clicar no botão Aplicar . 

Agrupando nossos arquivos do SharePoint usando metadados

Outra coisa legal com nossos metadados é usar o recurso Agrupar por . Com isso, podemos agrupar nossos arquivos por departamento ou tipo de despesa. Basta clicar em Agrupar por Departamento para ver como ficará.

Como podemos ver, nossos arquivos agora estão agrupados por tipo de departamento. Os arquivos do departamento de Contabilidade são agrupados, o mesmo com Vendas e assim por diante.

Isso torna muito fácil categorizar nossos arquivos. Também podemos usar os menus suspensos para ver facilmente nossos arquivos, caso tenhamos centenas deles. Podemos recolhê-los por grupo e mostrar apenas o grupo que queremos ver.

Tecnicamente, poderíamos ter feito coisas semelhantes com a estrutura de pastas. No entanto, é aqui que os metadados realmente ajudam, porque também podemos fazer isso por outras colunas de metadados, como nossa coluna Tipo de despesa . 

Se não nos importamos com os departamentos de arquivos e precisamos agrupá-los ou filtrá-los por tipo de despesa, podemos fazer o mesmo na coluna Tipo de despesa . Por exemplo, vamos filtrar nossos arquivos por tipo de despesa de viagem .

Em seguida, veremos os arquivos relativos às despesas de viagem , independentemente do departamento.

Também podemos filtrar e agrupar ao mesmo tempo. Por exemplo, se quisermos ver todos os departamentos, exceto marketing, vamos deixar de fora o marketing. 

Então, podemos agrupar esses arquivos enquanto os filtramos, apenas clicando em Agrupar por departamento também. 

Também podemos criar filtros para as colunas de tipo Departamento e Despesa ao mesmo tempo. Por exemplo, só podemos mostrar as despesas de viagens e suprimentos no departamento de contabilidade .

Adicionando arquivos do SharePoint ao seu computador
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Biblioteca de documentos do SharePoint | Tutorial para iniciantes

Conclusão

Resumindo, uma vez que adicionamos metadados aos nossos arquivos, podemos facilmente organizar nossos arquivos como quisermos, o que gera eficiência em uma organização.

Esse mecanismo de filtragem e agrupamento permite que os usuários filtrem e localizem conteúdo dinamicamente em bibliotecas de documentos. Faz sentido se você configurar sua biblioteca com metadados/colunas personalizados. Se você não tiver metadados personalizados configurados, os únicos filtros que você terá serão os que existem por padrão em qualquer biblioteca.

Tudo de bom,

henrique