Salvar anexo de email no SharePoint com o Power Automate

No blog de hoje, você aprenderá como salvar anexos de e-mail automaticamente no SharePoint usando o Power Automate. Ao usar um fluxo do Power Automate, economizo muito tempo em minhas atividades diárias e espero que ele também possa fazer o mesmo por você. Você pode assistir ao vídeo completo deste tutorial na parte inferior deste blog.

Índice

• Visão geral
• Salvar anexo de e-mail no SharePoint e excluir e-mail
• Exemplo de fluxo de automatização de energia: LawtonAR
• Criando um fluxo usando o modelo do Power Automate
  • Etapa 1: quando chega um e-mail com anexo
  • Etapa 2: Salvar anexo de e-mail no Sharepoint
  • Etapa 3: excluir o e-mail
• Usando o fluxo da área de trabalho depois de salvar o anexo de email no SharePoint
• Conclusão

Visão geral

Todos os dias recebo vários e-mails com anexos e o que faço regularmente é pegar esses anexos e salvá-los em uma pasta do SharePoint . 

Mas, em vez de passar por cada email individualmente, salvar os anexos no SharePoint e atualizar os arquivos diariamente, criei um fluxo único no Power Automate para automatizar essa tarefa tediosa.  

Portanto, para cada e-mail recebido de um remetente específico, o fluxo pega o anexo, move-o para o SharePoint e substitui o arquivo existente nessa pasta. Em seguida, uso os dados armazenados nesse arquivo para atualizar meus arquivos do LuckyTemplates . Vamos ver as etapas de como esse fluxo do Power Automate foi configurado.

Salvar anexo de e-mail no SharePoint e excluir e-mail

Comece abrindo o Power Automate Online . Como você pode ver em Meus fluxos, existem vários fluxos que uso todos os dias. Por exemplo, os três primeiros fluxos da minha lista usam o mesmo modelo do Power Automate de que falamos. 

Eu os criei usando um modelo do Power Automate que pega anexos de e-mail, os salva no SharePoint e até exclui o e-mail posteriormente, para que eu não precise me preocupar em excluí-los. 

Para acessar este modelo, clique em Modelos e digite salvar anexos de e-mail na barra de pesquisa. 

Vários modelos relacionados do Power Automate aparecerão nos resultados, mas vamos nos concentrar em Salvar anexos de email no SharePoint e excluir o email . 

E, em vez de criá-lo do zero, pegaremos um já existente e veremos como ele está configurado e como esse fluxo se comportou ao longo do tempo.

Exemplo de fluxo de automatização de energia: LawtonAR

Vamos considerar um dos meus fluxos como exemplo. LawtonAR é um dos fluxos que criei e está em execução há algum tempo. 

Abrindo isso nos mostrará a descrição, que é o modelo que escolhemos anteriormente. Também podemos ver a data em que foi criado em 20 de agosto e sabemos que está em execução desde então. 

Se rolarmos para baixo, veremos o histórico de execução diário do fluxo, a duração do processo e o status de sucesso ou falha.

Concentre-se na coluna Duração e observe a quantidade de tempo necessária para realizar o processo. Depois que o e-mail chega à caixa de entrada, leva de 2 a 3 segundos para o fluxo pegar o anexo, salvá-lo no SharePoint e excluir o e-mail.

Preciso desse fluxo porque tenho clientes que usam o QuickBooks Online e tenho alguns relatórios personalizados que me enviam e-mails todos os dias. No entanto, o QuickBooks Online não oferece suporte ao agendamento de e-mail no momento.

Normalmente, os emails chegam entre 4h30 e 5h00 no meu horário, o que fornece tempo suficiente para que os arquivos sejam salvos no SharePoint antes da atualização diária do LuckyTemplates.

Essa é a visão geral de nosso exemplo, LawtonAR. Vamos agora prosseguir com o processo de configuração de um fluxo semelhante do Power Automate.

Criando um fluxo usando o modelo do Power Automate

Comece clicando em Editar para abrir o fluxo e as etapas que você precisa configurar para esse fluxo específico. Existem três etapas principais que devemos seguir para esse fluxo.

Etapa 1: quando chega um e-mail com anexo

A primeira é quando chega um novo e-mail . Clique nesta etapa para abrir as opções avançadas. 

Para este exemplo, vamos escolher Caixa de entrada para a Pasta . No campo Para , escolha o endereço de e-mail correto, especialmente se você tiver mais de um endereço de e-mail salvo. 

Escolha Sim em Incluir anexos porque é isso que queremos mover para o SharePoint. O Filtro de Assunto contém a mesma linha de assunto do e-mail quando eles chegam. Defina a Importância como Normal e escolha Sim para Somente com anexos . 

E isso é tudo que precisamos preencher para esta primeira etapa. 

Etapa 2: Salvar anexo de e-mail no Sharepoint

Assim que o e-mail chega, a segunda etapa nos diz para onde mover ou levar os anexos. Se você tiver um e-mail com cinco anexos diferentes, ele poderá mover cada um desses arquivos de um ponto para o local atribuído.

Abra a segunda etapa, Aplicar a cada anexo no e-mail . Uma vez aberto, você pode ver que os Anexos já estão colocados em Selecionar uma saída das etapas anteriores.

Clique com o botão esquerdo ao lado de Anexos para abrir a lista de Conteúdo dinâmico e Expressão . Abra a subetapa Criar arquivo . No endereço do site, adicione o endereço do SharePoint a ser usado. Preencha também o caminho de pasta preferido com o local para onde deseja que os anexos sejam movidos.

Para o nome do arquivo , vá para a lista de conteúdo dinâmico e escolha o nome do anexo . Para o conteúdo do arquivo, escolha o conteúdo do anexo .

Para resumir a segunda etapa, pegamos o anexo do e-mail original e o designamos onde e em qual pasta queremos que ele seja adicionado no SharePoint. Em seguida, salvamos com o nome e o conteúdo do anexo. 

Etapa 3: excluir o e-mail

Por fim, excluiremos o e-mail na terceira etapa. Abra esta etapa como fizemos nas duas anteriores.

Em seguida, para o ID da mensagem , escolha -o na lista Conteúdo dinâmico . Este ID de mensagem tem o identificador exclusivo da mensagem que ajudará na exclusão do e-mail posteriormente. Em seguida, adicione o endereço de e-mail apropriado no campo Endereço da caixa de correio original .

O que é ótimo sobre esse fluxo é que, depois de configurá-lo e executá-lo, você não precisará se preocupar com o agendamento. Isso porque o fluxo só ocorrerá quando um e-mail for enviado para o endereço de e-mail pretendido, com o filtro de assunto especificado e um anexo. Só então ele salvará o anexo de e-mail no SharePoint.

Usando o fluxo da área de trabalho depois de salvar o anexo de email no SharePoint

Depois que os arquivos são salvos, tenho outros fluxos de área de trabalho que levam os arquivos de nossa pasta temporária (FilesToMove) para as pastas apropriadas onde os arquivos devem ser salvos para processamento. 

Se eu abrir meus arquivos em meu computador, irei para minha pasta do SharePoint > Power Reports – Documentos > .FilesToMove . Atualmente, tenho um arquivo salvo e chamado ReconAR.

Depois de salvo nesta pasta por nosso primeiro fluxo, meu fluxo de área de trabalho pega esse arquivo daqui e o move para a pasta apropriada. Então, se eu voltar para Power Reports – Documents , posso abrir outra pasta chamada RECON .

Dentro desta pasta, podemos ver que o fluxo do desktop funcionou e o ReconAR já foi movido. 

Microsoft Power Automate: automação de fluxo de trabalho
MS Power Automate vs. SharePoint Automatize
Power Automate Actions | Um Tutorial de Mergulho Profundo

Conclusão

Concluindo, o Power Automate pode ser uma ferramenta poderosa para salvar anexos de e-mail automaticamente no SharePoint. Ao criar um fluxo simples usando o gatilho Quando chega um novo e-mail e a ação Criar arquivo , você pode configurar facilmente um sistema para salvar anexos automaticamente na pasta desejada do SharePoint. 

Este modelo do Power Automate pode economizar tempo e esforço eliminando a necessidade de baixar e carregar anexos manualmente e também pode ajudar a garantir que documentos importantes sejam armazenados e organizados adequadamente. Com o Power Automate, é fácil automatizar esse processo e simplificar seu fluxo de trabalho.

Tudo de bom,

Jarret Moore