Excel 2016 - Lecția 4: Cum să stocați și să partajați foi de calcul

• Excel 2016 - Lecția 3: Cum să creați noi și să deschideți foi de calcul existente

Ori de câte ori creați o nouă foaie de calcul în Excel, trebuie să știți cum să o salvați, astfel încât să o puteți accesa și edita mai târziu. La fel ca versiunile anterioare de Excel, puteți salva fișiere local pe computer. Dar, spre deosebire de versiunile anterioare, Excel 2016 vă permite, de asemenea, să salvați o foaie de calcul în sistemul cloud folosind OneDrive . De asemenea, puteți exporta și partaja foaia de calcul cu alții direct din Excel.

Cuprinsul articolului

• Stocați și partajați foi de calcul Excel 2016
  • Salvați și salvați ca
  • Cum să salvați o foaie de calcul Excel
  • Utilizați Salvare ca pentru a salva într-o nouă foaie de calcul
  • Cum să schimbați locația implicită de salvare a fișierului Excel
• Funcția de recuperare automată
  • Utilizați caracteristica AutoRecover
• Exportați foaia de calcul Excel 2016
  • Cum să exportați o foaie de calcul ca fișier PDF
  • Cum să exportați o foaie de calcul în alte tipuri de fișiere
• Distribuiți foi de calcul Excel 2016
  • Partajați o foaie de calcul

Stocați și partajați foi de calcul Excel 2016

Urmărește videoclipul de mai jos pentru a afla mai multe despre stocarea și partajarea foilor de calcul în Excel 2016 :

Ori de câte ori deschideți sau salvați o foaie de calcul, veți avea opțiunea de a utiliza OneDrive , care este un serviciu de stocare a fișierelor online inclus în contul dvs. Microsoft. Pentru a activa această opțiune, va trebui să vă conectați la Office. Pentru a afla mai multe, vizitați Ghidul nostru complet Excel 2016 (Partea 2): Aflați despre articolul OneDrive .

Salvați și salvați ca

Excel 2016 oferă două moduri de salvare a fișierelor: Salvare și Salvare ca. Aceste opțiuni funcționează în moduri similare cu versiunea veche, cu doar câteva diferențe importante:

• Salvare : când creați sau editați o foaie de calcul, veți folosi comanda Salvare pentru a salva modificările . Veți folosi frecvent această comandă. Când salvați un fișier, trebuie doar să alegeți numele fișierului și locația de salvare pentru prima dată. Apoi faceți clic pe comanda Salvare pentru a o salva cu același nume și locație.
• Salvare ca : veți folosi această comandă pentru a crea o copie a foii de calcul, păstrând în același timp originalul. Când utilizați Salvare ca , va trebui să alegeți un alt nume și/sau locație pentru versiunea copiată.

Cum să salvați o foaie de calcul Excel

Este important să salvați foaia de calcul ori de câte ori începeți un nou proiect sau faceți modificări unui plan existent. Salvarea regulată poate preveni pierderea datelor dvs. de lucru. De asemenea, trebuie să acordați atenție locului în care salvați foaia de calcul, astfel încât să poată fi găsită cu ușurință mai târziu.

1. Localizați și selectați comanda Salvare din bara de instrumente Acces rapid .

2. Dacă salvați acest fișier pentru prima dată, Salvați ca va apărea în vizualizarea Backstage .

3. Apoi va trebui să alegeți unde să salvați fișierul și să-i dați un nume. Pentru a salva foaia de calcul pe computer, selectați Computer , apoi faceți clic pe Răsfoire . Alternativ, puteți face clic pe OneDrive pentru a salva fișiere în OneDrive.

4. Va apărea caseta de dialog Salvare ca. Alegeți unde doriți să salvați foaia de calcul.

5. Introduceți un nume de fișier pentru foaia de calcul , apoi faceți clic pe Salvare .

6. Foaia de calcul va fi salvată. Puteți face clic pe comanda Salvare pentru a salva modificările atunci când modificați foaia de calcul. În plus, puteți accesa comanda Salvare apăsând Ctrl + S de pe tastatură.

Utilizați Salvare ca pentru a salva într-o nouă foaie de calcul

Dacă doriți să salvați o altă versiune a unei foi de calcul păstrând originalul, puteți face o copie. De exemplu, dacă aveți un fișier numit Sales Data , îl puteți salva ca Sales Data 2, astfel încât să puteți edita noul fișier și să faceți referire în continuare la versiunea originală.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe comanda Salvare ca în vizualizarea Backstage. La fel ca atunci când salvați un fișier pentru prima dată, trebuie să alegeți unde să salvați fișierul și să îi dați un nou nume de fișier.

Cum să schimbați locația implicită de salvare a fișierului Excel

Dacă nu doriți să utilizați OneDrive, vă simțiți inconfortabil când OneDrive este selectat ca locație implicită la salvare sau vi se pare incomod să trebuie să selectați Computer de fiecare dată , puteți schimba locația implicită de salvare, astfel încât computerul să fie selectat pentru a salva în mod implicit.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

2. Faceți clic pe Opțiuni .

3. Va apărea caseta de dialog Opțiuni din Excel. Selectați Salvare , bifați caseta de lângă Salvare pe computer în mod implicit , apoi faceți clic pe OK . Locația implicită de salvare va fi schimbată.

Funcția de recuperare automată

Excel salvează automat foile de calcul într-un folder temporar în timp ce lucrați la ele. Dacă uitați să salvați modificările sau dacă Excel se blochează, puteți restaura fișierele cu AutoRecover .

Utilizați caracteristica AutoRecover

1. Deschideți Excel . Dacă se găsește o versiune salvată automat a fișierului, va apărea panoul Recuperare document .

2. Faceți clic pentru a deschide un fișier existent. Foaia de calcul va fi restaurată.

• În mod implicit, Excel salvează automat la fiecare 10 minute . Dacă editați un registru de lucru pentru mai puțin de 10 minute, Excel nu poate crea o versiune salvată automat.
• Dacă nu vedeți fișierul de care aveți nevoie, puteți răsfoi toate fișierele salvate automat din vizualizarea Backstage . Doar selectați fila Fișier , faceți clic pe Gestionare versiuni , apoi selectați Recuperare registre de lucru nesalvate .

Exportați foaia de calcul Excel 2016

În mod implicit, foile de calcul Excel sunt salvate într- un fișier .xlsx . Cu toate acestea, uneori trebuie să utilizați un alt tip de fișier, cum ar fi o foaie de calcul PDF sau Excel 97-2003 . Puteți exporta cu ușurință foi de calcul din Excel într-o varietate de tipuri de fișiere.

Cum să exportați o foaie de calcul ca fișier PDF

Exportul unei foi de calcul ca document Adobe Acrobat , cunoscut în mod obișnuit ca fișier PDF , poate fi util în special dacă partajați foaia de calcul cu cineva care nu are aplicația Excel instalată. Un fișier PDF va permite utilizatorilor să vizualizeze, dar să nu editeze conținutul foii de calcul.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise .

2. Faceți clic pe Export , apoi selectați Creare PDF/XPS .

3. Va apărea caseta de dialog Salvare ca. Selectați locul în care doriți să exportați foaia de calcul, introduceți un nume de fișier, apoi faceți clic pe Publicare .

• În mod implicit, Excel va exporta doar foaia de lucru activă . Dacă aveți mai multe foi de calcul și doriți să le salvați pe toate în același fișier PDF, faceți clic pe Opțiuni în caseta de dialog Salvare ca . Va apărea caseta de dialog Opțiuni . Selectați Întregul registru de lucru ( întregul registru de lucru ), apoi faceți clic pe OK.

• Ori de câte ori exportați o foaie de calcul ca PDF, trebuie să luați în considerare și datele foii de calcul care vor apărea pe fiecare pagină PDF, la fel ca prin tipărirea unei foi de calcul.

Cum să exportați o foaie de calcul în alte tipuri de fișiere

De asemenea, s-ar putea să vă fie util să exportați foaia de calcul în alte tipuri de fișiere, cum ar fi o foaie de calcul Excel 97-2003 , dacă aveți nevoie să partajați cu persoane care folosesc versiuni mai vechi de Excel sau un fișier .CSV dacă aveți nevoie de o versiune de text simplu a foii de calcul.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

2. Faceți clic pe Export , apoi selectați Modificare tip de fișier .

3. Selectați un tip de fișier obișnuit, apoi faceți clic pe Salvare ca .

4. Va apărea caseta de dialog Salvare ca. Selectați locația în care doriți să exportați foaia de calcul, introduceți un nume de fișier, apoi faceți clic pe Salvare .

• De asemenea, puteți utiliza meniul derulant Salvare ca tip: din caseta de dialog Salvare ca pentru a salva foi de calcul într-o varietate de tipuri de fișiere.

Distribuiți foi de calcul Excel 2016

Excel facilitează partajarea și colaborarea pe foi de calcul atunci când utilizați OneDrive. Anterior, dacă doreai să partajați un fișier cu cineva, îl puteți trimite ca atașament de e-mail. Deși acest lucru este convenabil, creează și mai multe versiuni ale aceluiași fișier, ceea ce este dificil de organizat.

Când partajați o foaie de calcul din Excel, de fapt le oferiți altor persoane acces la același fișier. Acest lucru vă permite dvs. și persoanelor cărora le partajați să editați aceeași foaie de calcul fără a fi nevoie să urmăriți mai multe versiuni.

Notă : Pentru a partaja o foaie de calcul, aceasta trebuie mai întâi salvată pe OneDrive.

Partajați o foaie de calcul

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise, apoi faceți clic pe Partajare .

2. Va apărea fereastra Partajare . Dacă nu ați completat foaia de calcul, vi se va solicita să vă salvați documentul în OneDrive.

• Rețineți că poate fi necesar să navigați înapoi la fereastra Partajare după salvare.

3. În fereastra Partajare , dacă documentul este salvat în OneDrive, faceți clic pe butonul Partajare cu persoane .

4. Excel va reveni la vizualizarea normală și va deschide fereastra Partajare din partea dreaptă a ferestrei. Aici puteți invita persoane să vă partajeze documentul, să vedeți o listă de persoane care au acces la document și să stabiliți dacă pot edita sau doar vizualiza documentul.

Următoarea lecție: Excel 2016 - Lecția 5: Concepte de bază despre celule și intervale

A te distra!