Excel 2019 (Partea 18): Sortați datele

În Excel , pe măsură ce adăugați mai mult conținut la o foaie de lucru, organizarea acestor informații devine deosebit de importantă. Vă puteți reorganiza rapid foaia de lucru prin sortarea datelor. De exemplu, puteți sorta lista de informații de contact după nume de familie. Conținutul poate fi aranjat alfabetic, numeric și într-o serie de alte moduri.

Cuprinsul articolului

• Metode de clasificare
• Cum se organizează o fișă de lucru
• Cum să sortați o serie de celule
• Taxonomie personalizată
  • Cum să creați taxonomii personalizate
  • Sortarea nivelurilor

Metode de clasificare

Când sortați datele, este important să decideți mai întâi dacă doriți să aplicați întregii foi de lucru (1) sau doar unui interval de celule (2).

• În cazul (1), toate datele din foaia de lucru vor fi organizate într-o singură coloană. Informațiile înrudite pe fiecare rând sunt salvate împreună atunci când se aplică sortarea. În exemplul de mai jos, coloana Nume contact (coloana A) a fost sortată pentru a afișa numele în ordine alfabetică.

• În cazul (2), sunt sortate doar datele dintr-un interval de celule, ceea ce poate fi util atunci când lucrați cu o foaie de lucru care conține mai multe tabele. Sortarea unui interval nu va afecta alt conținut din foaia de lucru.

Cum se organizează o fișă de lucru

Exemplul va sorta comenzile de tricouri alfabetic în funcție de Nume (coloana C).

1. Selectați o celulă din coloana pe care doriți să o sortați. De exemplu, vom selecta celula C2.

2. Selectați fila Date din Panglică, apoi faceți clic pe comanda AZ pentru a sorta de la A la Z sau comanda ZA pentru a sorta de la Z la A. Exemplul va selecta sortarea de la A la Z.

3. Foaia de lucru va fi sortată în funcție de coloana selectată. În exemplu, foaia de lucru este în prezent sortată după nume de familie.

Cum să sortați o serie de celule

Exemplul ar selecta un tabel separat în formularul de comandă de tricouri pentru a organiza numărul de cămăși comandate în fiecare clasă.

1. Selectați intervalul de celule pe care doriți să le sortați. De exemplu, vom selecta intervalul de celule G2:H6.

2. Selectați fila Date din Panglică, apoi faceți clic pe comanda Sort .

3. Va apărea caseta de dialog Sortare . Selectați coloana pe care doriți să o sortați. De exemplu, dorim să sortăm datele după numărul de comenzi de tricouri, astfel că va fi selectată coloana Comenzi .

4. Decideți ordinea de sortare (crescător sau descrescător). Exemplul va folosi opțiunea de la cel mai mare la cel mai mic .

5. Când sunteți mulțumit de selecția dvs., faceți clic pe OK.

6. Intervalul de celule va fi sortat în funcție de coloana selectată. În exemplu, coloana Comenzi va fi sortată de la cel mai mare la cel mai mic. Rețineți că alt conținut din foaia de lucru nu este afectat de acest aranjament.

Dacă datele dvs. nu sunt sortate corect, verificați din nou valorile celulelor pentru a vă asigura că sunt introduse corect în foaia de lucru. Chiar și o mică greșeală de tipar poate cauza probleme atunci când organizați o foaie de lucru mare. Exemplul de mai jos a uitat să adauge o liniuță în celula A18, făcând sortarea puțin inexactă.

Taxonomie personalizată

Uneori este posibil să descoperiți că opțiunile implicite de sortare nu pot sorta datele în ordinea de care aveți nevoie. Din fericire, Excel vă permite să creați o listă personalizată pentru a vă defini propria ordine de sortare.

Cum să creați taxonomii personalizate

De exemplu, doriți să sortați foaia de lucru după dimensiunea tricoului (coloana D). Sortarea obișnuită ar sorta dimensiunile alfabetic, ceea ce nu ar avea sens. În schimb, este necesar să creați o listă personalizată pentru a sorta de la cel mai mic la cel mai mare.

1. Selectați o celulă din coloana pe care doriți să o sortați. De exemplu, vom selecta celula D2.

2. Selectați fila Date , apoi faceți clic pe comanda Sort.

3. Va apărea caseta de dialog Sortare . Selectați coloana pe care doriți să o sortați, apoi selectați Listă personalizată... din câmpul Comanda. De exemplu, vom alege să sortăm după dimensiunea tricouului.

4. Va apărea caseta de dialog Liste personalizate . Selectați LISTĂ NOUĂ din caseta Liste personalizate:.

5. Introduceți intrările în ordinea personalizată dorită în caseta Listă intrări:. De exemplu, doriți să sortați datele după dimensiunea tricoului de la cea mai mică la cea mai mare, astfel încât să fie introduse valorile Mic, Mediu, Mare și X-Mare , apăsând Enter de pe tastatură după fiecare articol.

6. Faceți clic pe Adăugare pentru a salva noua ordine de sortare. Noua listă va fi adăugată la caseta Liste personalizate:. Asigurați-vă că noua listă este selectată, apoi faceți clic pe OK.

7. Caseta de dialog Liste personalizate se va închide. Faceți clic pe OK în caseta de dialog Sortare pentru a efectua sortarea personalizată.

8. Foile vor fi sortate într-o ordine personalizată. În exemplu, foaia de calcul este acum sortată după dimensiunea tricoului, de la cel mai mic la cel mai mare.

Sortarea nivelurilor

Dacă aveți nevoie de mai mult control asupra modului în care sunt organizate datele dvs., puteți adăuga mai multe niveluri la orice categorie. Acest lucru vă permite să vă organizați datele în mai multe coloane.

Cum se adaugă un nivel

Exemplul de mai jos va sorta foaia în funcție de dimensiunea tricoului (coloana D), apoi după numărul camerei de acasă (coloana A).

1. Selectați o celulă din coloana pe care doriți să o sortați. De exemplu, vom selecta celula A2.

2. Faceți clic pe fila Date , apoi selectați comanda Sort.

3. Va apărea caseta de dialog Sortare . Selectați prima coloană pe care doriți să o sortați. Acest exemplu va sorta după dimensiunea tricouului (coloana D) cu lista personalizată creată mai devreme pentru câmpul Comanda.

4. Faceți clic pe Adăugare nivel pentru a adăuga o altă coloană pentru sortare.

5. Selectați următoarea coloană pe care doriți să o sortați, apoi faceți clic pe OK. Exemplul va sorta după Homeroom # (coloana A).

6. Foaia de lucru va fi sortată în ordinea selectată. În exemplu, comenzile sunt sortate după mărimea tricoului. În cadrul fiecărei mărimi de tricou al grupei, elevii sunt sortați după numărul clasei.

Dacă trebuie să modificați ordinea de sortare pe mai multe niveluri, este ușor să controlați ce coloane sunt sortate mai întâi. Pur și simplu selectați coloana dorită, apoi faceți clic pe săgeata Mută ​​în sus sau Mută ​​în jos pentru a-i ajusta prioritatea.