Excel 2019 (Partea 3): Salvați și partajați registre de lucru

Ori de câte ori creați un registru de lucru nou în Excel, va trebui să știți cum să îl salvați pentru a-l accesa și edita mai târziu. Ca și în cazul versiunilor anterioare de Excel, puteți salva fișiere local pe computer sau în cloud folosind OneDrive , precum și să exportați și să partajați registre de lucru cu alții direct din Microsoft Excel .

Funcția Salvare și salvare ca

Excel oferă două moduri de salvare a fișierelor: Salvare și Salvare ca. Aceste opțiuni funcționează în moduri similare, cu câteva diferențe importante:

Funcția Salvare și salvare ca

Salvare : când creați sau editați un registru de lucru, veți folosi comanda Salvare pentru a salva modificările. Veți folosi această comandă în aproape orice situație. Când salvați fișierul, va trebui doar să selectați numele și locația fișierului prima dată. Apoi puteți pur și simplu să faceți clic pe comanda Salvare pentru a o salva cu același nume și locație.

Salvare ca : veți folosi această comandă pentru a crea o copie a registrului de lucru, păstrând în același timp originalul. Când utilizați Salvare ca , va trebui să alegeți un alt nume și/sau locație pentru versiunea copiată.

Cum să salvezi registrul de lucru

Este important să salvați un registru de lucru ori de câte ori începeți un proiect nou sau faceți modificări unui proiect existent. Salvarea documentelor devreme și adesea poate ajuta la evitarea pierderii muncii dvs. dacă ceva nu merge bine. De asemenea, va trebui să acordați atenție unde vă salvați registrul de lucru, astfel încât să îl puteți găsi cu ușurință mai târziu.

1. Localizați și selectați comanda Salvare din bara de instrumente Acces rapid .

Selectați comanda Salvare

2. Dacă salvați fișierul pentru prima dată, bara de control Salvare ca va apărea în vizualizarea Backstage.

3. Apoi, va trebui să alegeți unde să salvați și să denumiți fișierul. Pentru a salva registrul de lucru pe computer, selectați Computer , apoi faceți clic pe Răsfoire. De asemenea, puteți face clic pe OneDrive pentru a salva fișiere pe OneDrive.

Alegeți unde să salvați și denumiți fișierul

4. Va apărea caseta de dialog Salvare ca. Selectați locația în care doriți să salvați registrul de lucru.

5. Introduceți un nume de fișier pentru registrul de lucru, apoi faceți clic pe Salvare.

Faceți clic pe Salvare

6. Caietul de lucru va fi salvat. Puteți face clic din nou pe comanda Salvare pentru a salva modificările atunci când modificați registrul de lucru.

De asemenea, puteți accesa comanda Salvare apăsând Ctrl + S de pe tastatură.

Utilizați Salvare ca pentru a face o copie

Dacă doriți să salvați o altă versiune a registrului de lucru, păstrând originalul, puteți face o copie. De exemplu, dacă aveți un fișier numit Sales Data , îl puteți salva ca Sales Data 2, astfel încât să puteți edita noul fișier și să vă referiți în continuare la versiunea originală.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe comanda Salvare ca în vizualizarea Backstage. La fel ca atunci când salvați un fișier pentru prima dată, va trebui să alegeți unde să salvați și să denumiți noul fișier.

Cum să schimbați locația implicită de salvare

Dacă nu doriți să utilizați OneDrive, este posibil să fiți frustrat că OneDrive este selectat ca locație implicită la salvare. Dacă vi se pare incomod să fie necesar să selectați Computer de fiecare dată, puteți modifica locația implicită de salvare, astfel încât Computer să fie selectat în mod implicit.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

Faceți clic pe fila Fișier

2. Faceți clic pe Opțiuni.

Faceți clic pe Opțiuni

3. Va apărea caseta de dialog Opțiuni Excel . Selectați Salvare , bifați caseta de lângă Salvare pe computer în mod implicit , apoi faceți clic pe OK. Locația implicită de salvare va fi schimbată.

caseta de dialog Opțiuni Excel

Funcția de recuperare automată

Excel vă salvează automat registrele de lucru într-un folder temporar în timp ce lucrați la ele. Dacă uitați să salvați modificările sau dacă Excel se blochează, puteți restaura fișierele folosind AutoRecover.

Cum se utilizează AutoRecover

1. Deschideți Excel. Dacă se găsesc versiuni de fișiere salvate automat, va apărea panoul de recuperare a documentelor .

2. Faceți clic pentru a deschide un fișier existent. Registrul de lucru va fi restaurat.

Registrul de lucru este restaurat

În mod implicit, Excel salvează automat la fiecare 10 minute. Dacă intenționați să editați registrul de lucru în mai puțin de 10 minute, este posibil ca Excel să nu creeze o versiune salvată automat.

Dacă nu vedeți fișierul de care aveți nevoie, puteți răsfoi toate fișierele salvate automat din vizualizarea Backstage. Doar selectați fila Fișier , faceți clic pe Gestionare registru de lucru , apoi selectați Recuperare registre de lucru nesalvate .

Selectați Recuperare registre de lucru nesalvate

Exportați registrul de lucru

În mod implicit, registrele de lucru Excel sunt salvate în format .xlsx. Cu toate acestea, uneori trebuie să utilizați un alt tip de fișier, cum ar fi PDF sau Excel 97-2003. Este ușor să exportați registrul de lucru din Excel în multe tipuri de fișiere diferite.

Cum să exportați registrul de lucru ca fișier PDF

Exportul unui registru de lucru ca document Adobe Acrobat , cunoscut în mod obișnuit ca fișier PDF, poate fi util în special dacă partajați registrul de lucru cu cineva care nu are Excel. PDF-ul va ajuta destinatarii să vadă, dar nu să editeze conținutul registrului de lucru.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

2. Faceți clic pe Export , apoi selectați Creare PDF/XPS .

Selectați Creare PDF/XPS

3. Va apărea caseta de dialog Salvare ca. Selectați locația în care doriți să exportați registrul de lucru, introduceți un nume de fișier, apoi faceți clic pe Publicare.

Faceți clic pe Publicare

În mod implicit, Excel va exporta doar foaia de lucru activă. Dacă aveți mai multe foi de lucru și doriți să le salvați pe toate în același fișier PDF, faceți clic pe Opțiuni în caseta de dialog Salvare ca . Va apărea caseta de dialog Opțiuni . Selectați Întregul registru de lucru , apoi faceți clic pe OK.

Selectați Întregul registru de lucru

Ori de câte ori exportați un registru de lucru ca PDF, trebuie să luați în considerare și modul în care datele din registrul de lucru vor apărea pe fiecare pagină PDF, la fel ca atunci când imprimați un registru de lucru.

Cum să exportați registrele de lucru în alte tipuri de fișiere

De asemenea, vă poate fi util să exportați registrul de lucru în alte tipuri de fișiere, cum ar fi un registru de lucru Excel 97-2003, dacă trebuie să partajați cu persoane care folosesc o versiune mai veche a Excel sau un fișier .CSV dacă aveți nevoie de versiunea simplă. text a caietului de lucru.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise .

2. Faceți clic pe Export , apoi selectați Modificare tip de fișier .

Selectați Schimbați tipul fișierului

3. Selectați un tip de fișier obișnuit, apoi faceți clic pe Salvare ca.

Faceți clic pe Salvare ca

4. Va apărea caseta de dialog Salvare ca. Selectați locația în care doriți să exportați registrul de lucru, introduceți un nume de fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

caseta de dialog Salvare ca

De asemenea, puteți utiliza meniul derulant Salvare ca tip: din caseta de dialog Salvare ca pentru a salva registrul de lucru în mai multe tipuri de fișiere diferite.

Meniul drop-down Salvare ca tip:

Partajați registrele de lucru

Excel facilitează partajarea și colaborarea la registrele de lucru folosind OneDrive. Anterior, dacă doreai să partajați un fișier cu cineva, îl puteți trimite ca atașament de e-mail. Deși convenabil, acest sistem creează și mai multe versiuni ale aceluiași fișier, care pot fi dificil de organizat.

Când partajați un registru de lucru din Excel, le oferiți altora acces la același fișier. Acest lucru vă permite dvs. și persoanelor cărora le partajați să editați același registru de lucru fără a fi nevoie să urmăriți mai multe versiuni.

Pentru a partaja un registru de lucru, acesta trebuie mai întâi salvat pe OneDrive.

Cum să partajați registrele de lucru

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise , apoi faceți clic pe Partajare.

Faceți clic pe Partajare

2. Excel va reveni la vizualizarea Normală și va deschide panoul Partajare din partea dreaptă a ferestrei. De aici, puteți invita persoane să partajeze documentul dvs., să vedeți o listă de persoane care au acces la document și să setați permisiuni pentru a putea edita sau doar vizualiza documentul.

Alege cu cine să împărtășești