Excel 2019 (Partea 7): Aflați despre formatele de numere

Care este formatul numărului?

Ori de câte ori lucrați cu foi de calcul în Microsoft Excel , ar trebui să utilizați formatele numerice adecvate pentru datele dvs. Formatele numerice indică foii de calcul exact tipul de date pe care îl utilizați, cum ar fi procente (%), moneda ($), ora, data etc.

De ce să folosiți formatele de numere?

Formatele numerice nu numai că fac foile de calcul mai ușor de citit, dar le fac și mai ușor de utilizat. Când aplicați un format numeric, spuneți foii de calcul exact ce tip de valoare este stocată într-o celulă. De exemplu, formatarea datei spune foii de calcul că introduceți anumite date calendaristice. Acest lucru permite foii de calcul să vă înțeleagă mai bine datele, ajutând să vă asigurați că datele dvs. sunt consecvente și că formulele sunt calculate cu acuratețe.

Dacă nu trebuie să utilizați un anumit format de număr, foaia de calcul va aplica de obicei formatul general de număr în mod implicit. Cu toate acestea, formatul global poate aplica unele modificări minore de formatare datelor dvs.

Aplicați formate de numere

La fel ca și alte stiluri de formatare, cum ar fi schimbarea culorii fontului, veți aplica formate de numere selectând celula și făcând clic pe opțiunea de formatare dorită. Există două moduri principale de a alege un format de număr:

1. Accesați fila Acasă , faceți clic pe meniul derulant Format număr din grupul Număr și selectați formatul dorit.

2. Faceți clic pe una dintre comenzile de formatare rapidă a numărului de sub meniul derulant.

De asemenea, puteți selecta celulele dorite și apăsați Ctrl + 1 de pe tastatură pentru a accesa opțiuni suplimentare de formatare a numărului.

Exemplul a aplicat formatul Monedă , care adaugă simboluri valutare ( $ ) și afișează două zecimale pentru orice valoare numerică.

Dacă selectați orice celulă cu un format numeric, puteți vedea valoarea reală a acelei celule în bara de formule. Foaia de calcul va folosi această valoare pentru formule și alte calcule.

Utilizați corect formatele de numere

Nu este vorba doar despre selectarea celulelor și aplicarea formatării. Foile de calcul pot aplica automat formatarea numerelor în funcție de modul în care introduceți datele. Aceasta înseamnă că va trebui să introduceți datele într-un mod pe care programul le poate înțelege, apoi asigurați-vă că celulele folosesc formatul numeric adecvat. De exemplu, imaginea de mai jos arată cum să utilizați corect formatele de numere pentru date, procente și ore:

Acum știți mai multe despre cum funcționează formatele de numere. În continuare, să ne uităm la unele formate de numere specifice.

Format procentual

Unul dintre cele mai utile formate de numere este formatul procentual (%). Afișează valori sub formă de procente, cum ar fi 20% sau 55%. Acest lucru este util în special atunci când se calculează lucruri precum costurile cu impozitul pe vânzări sau bacșișurile. Când introduceți un semn procentual (%) după un număr, formatul procentual este aplicat automat acelei celule.

Procentul poate fi scris și ca număr zecimal. Deci, 15% este egal cu 0,15, 7,5% este 0,075, 20% este 0,20, 55% este 0,55 etc. Formatul procentual este util în multe cazuri. De exemplu, în imaginile de mai jos, observați modul în care rata impozitului pe vânzări este formatată diferit pentru fiecare foaie de calcul (5, 5% și 0,05):

După cum puteți vedea, calculul din foaia de calcul din stânga nu funcționează corect. Fără formatare procentuală, foaia de calcul va presupune că doriți să înmulțiți 22,50 USD cu 5, nu cu 5%. Foaia de calcul din dreapta încă funcționează fără formatare procentuală, iar foaia de calcul din mijloc este mai ușor de citit.

Formatul datei

Ori de câte ori lucrați cu date, veți dori să utilizați formate de dată pentru a informa foaia de calcul că vă referiți la anumite date calendaristice, cum ar fi 15 iulie 2014. Formatele de dată vă permit, de asemenea, să lucrați cu un set puternic de instrumente care include funcții care utilizează informații despre dată și oră pentru a calcula răspunsurile.

Foile de calcul nu pot înțelege informațiile în același mod ca oamenii. De exemplu, dacă introduceți luna octombrie într-o celulă, foaia de calcul nu va ști că introduceți o dată, așa că va trata acest conținut ca orice alt text. În schimb, atunci când introduceți datele, va trebui să utilizați un format specific pe care foaia de calcul îl înțelege, cum ar fi lună/zi/an (sau zi/lună/an în funcție de țara în care vă aflați). Exemplul de mai jos va introduce 12/10/2014, care este echivalent cu 12 octombrie 2014. Apoi, foaia de calcul va aplica automat formatul datei celulei.

Acum că ați formatat corect data, puteți face diferite lucruri cu aceste date. De exemplu, puteți utiliza mânerul de completare pentru a continua să completați datele ulterioare în coloana:

Dacă formatul de dată nu este aplicat automat, înseamnă că foaia de calcul nu înțelege datele pe care le-ați introdus. Exemplul de mai jos a intrat pe 15 martie . Foaia de calcul nu înțelege că autorul se referă la o dată, așa că celula încă folosește formatul numeric generic.

Pe de altă parte, dacă introduceți 15 martie (fără „th”), foaia de calcul o va recunoaște ca zi. Deoarece nu include anul, foaia de calcul va adăuga automat anul curent, astfel încât secțiunea de date va avea toate informațiile necesare. Data poate fi introdusă și într-un alt mod, cum ar fi 15/03/2014, 15/03/2014 sau 15/03/2014, iar foaia de calcul o va recunoaște în continuare ca dată.

Dacă doriți să adăugați data curentă la o celulă, puteți utiliza Ctrl + ; ca in videoclipul de mai jos.

Mai multe opțiuni de format de dată

Pentru a accesa alte opțiuni de format de dată, selectați meniul derulant Format de număr și selectați Mai multe formate de numere . Acestea sunt opțiuni pentru afișarea diferită a datelor, cum ar fi includerea zilei săptămânii sau omiterea anului.

Va apărea caseta de dialog Format Cells . De aici, puteți selecta opțiunea de format de dată dorită.

După cum puteți vedea în bara de formule, un format personalizat de dată nu modifică doar data reală din celulă, ci și modul în care este afișată.

Sfaturi pentru formatarea numerelor

Iată câteva sfaturi pentru a obține cele mai bune rezultate cu formatarea numerelor:

Aplicați formatarea numerelor la întreaga coloană : dacă intenționați să utilizați o coloană pentru un anumit tip de date, cum ar fi date sau procente, cel mai simplu mod de a selecta întreaga coloană este să faceți clic pe litera coloanei și să aplicați formatul numeric dorit. În acest fel, orice date pe care le adăugați în această coloană în viitor vor avea formatul numeric corect. Rețineți că rândurile de antet nu sunt în general afectate de formatarea numerelor.

Verificați-vă valorile după ce aplicați formatarea numerelor : dacă aplicați formatarea numerelor datelor existente, este posibil să aveți rezultate neașteptate. De exemplu, aplicarea formatului procentual (%) unei celule cu valoarea 5 vă va oferi 500%, nu 5%. În acest caz, trebuie să reintroduceți valorile corect în fiecare celulă.

Dacă faceți referire la o celulă cu un format numeric într-o formulă, foaia de calcul poate aplica automat același format numeric noii celule. De exemplu, dacă utilizați o valoare formatată în monedă într-o formulă, valoarea calculată va folosi și formatarea monedei.

Dacă doriți ca datele dvs. să apară exact așa cum au fost introduse, va trebui să utilizați formatarea numărului text. Acest format este deosebit de bun pentru numerele în care nu doriți să efectuați calcule, cum ar fi numerele de telefon, codurile poștale sau numerele care încep cu 0, cum ar fi 02415. Pentru cele mai bune rezultate, este posibil să doriți să aplicați formatul format text format înainte de a introduce date în aceste celule.

Comenzile Creștere zecimală și Scădere zecimală

Comenzile Creștere zecimală și Scădere zecimală vă permit să controlați numărul de zecimale afișate într-o celulă. Aceste comenzi nu modifică valoarea celulei; în schimb, ei afișează valoarea la un număr stabilit de zecimale.

Reducere zecimală va afișa valoarea rotunjită la acea zecimală, dar valoarea reală din celulă va fi în continuare afișată în bara de formule.

Comenzile Creștere zecimală și Scădere zecimală nu funcționează cu unele formate de numere, cum ar fi Data și Fracția .