PowerPoint 2016: тестирование и защита презентаций

Прежде чем поделиться презентацией, всегда нужно убедиться, что она не содержит никакой информации, которая должна оставаться конфиденциальной. Вы также можете запретить другим редактировать ваши файлы. К счастью, PowerPoint 2016 включает в себя ряд инструментов, помогающих тестировать и защищать презентации.

Инспектор документов

При создании или редактировании презентации в файл может автоматически добавляться определенная личная информация (например, информация об авторе документа). Пользователи могут использовать Инспектор документов , чтобы удалить информацию такого типа, прежде чем поделиться презентацией с другими.

Поскольку некоторые изменения могут оказаться необратимыми, используйте «Сохранить как» , чтобы создать резервную копию презентации перед использованием Инспектора документов.

Как использовать Инспектор документов

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы перейти к представлению Backstage .

2. На панели «Информация» нажмите «Проверить наличие проблем» , затем выберите «Проверить документ» в раскрывающемся меню.

3. Появится Инспектор документов . Установите или снимите флажки в зависимости от того, что вы хотите просмотреть, затем нажмите «Проверить». В примере в этой статье мы будем использовать параметры по умолчанию.

4. В результатах теста будет отображаться восклицательный знак для всех категорий, в которых были обнаружены конфиденциальные данные, а также для каждой из этих категорий имеется кнопка « Удалить все» . Нажмите «Удалить все» , чтобы удалить данные.

5. По завершении нажмите «Закрыть».

Защитите свою презентацию

По умолчанию любой, у кого есть доступ к презентации, может открывать, копировать и редактировать контент, если его создатель не защитил его. Существует несколько способов защитить презентацию, в зависимости от потребностей каждого человека.

Как защитить документы

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы переключиться в представление Backstage .

2. На панели «Информация» нажмите команду «Защитить презентацию».

3. В раскрывающемся меню выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям. В этом примере мы выберем Mark as Final . Параметр «Пометить как окончательный» — хороший способ отговорить других от редактирования файла, в то время как другие параметры предоставляют пользователям больше контроля, если это необходимо.

4. Появится диалоговое окно с предложением сохранить. Нажмите ОК.

5. Появится другое диалоговое окно. Нажмите ОК.

6. Презентация будет отмечена как окончательная версия. Всякий раз, когда кто-то другой открывает файл, вверху появляется полоса, препятствующая редактированию документа.

Если вы пометите презентацию как окончательную, это не помешает кому-либо редактировать документ, поскольку он все равно сможет выбрать «Редактировать в любом случае». Если вы хотите полностью запретить людям редактировать вашу презентацию, вместо этого вы можете использовать опцию «Ограничить доступ» .

Надеюсь, вы добьетесь успеха.