PowerPoint 2019 (часть 3): сохранение презентации

Всякий раз, когда вы создаете новую презентацию в PowerPoint , вам необходимо знать, как ее сохранить, чтобы получить к ней доступ и отредактировать ее позже. Как и в предыдущих версиях PowerPoint, вы можете сохранить файл на свой компьютер. При желании вы также можете сохранять файлы в облаке с помощью OneDrive . Вы даже можете экспортировать презентации и делиться ими прямо из PowerPoint.

Сохранить и сохранить как

PowerPoint предоставляет два способа сохранения файлов: «Сохранить» и «Сохранить как» . Эти параметры работают схожим образом, но с некоторыми важными отличиями.

• Сохранить. При создании или редактировании презентации вы будете использовать команду «Сохранить» , чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду практически в каждой ситуации. При сохранении файла вам нужно будет выбрать имя и местоположение файла только в первый раз. Затем вам просто нужно нажать команду «Сохранить» , чтобы сохранить файл с тем же именем и местоположением.
• Сохранить как: вы будете использовать эту команду, чтобы создать копию презентации, сохранив оригинал. При использовании «Сохранить как» вам нужно будет выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

Представляем OneDrive

Большинство функций Microsoft Office, включая PowerPoint, предназначены для сохранения документов и обмена ими в Интернете. Это делается с помощью OneDrive, онлайн-хранилища документов и файлов. Если вы хотите использовать OneDrive, убедитесь, что вы вошли в PowerPoint под своей учетной записью Microsoft.

Как сохранить презентацию

Важно сохранять презентацию каждый раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий проект. Сохранение заранее и часто может помочь предотвратить потерю вашей работы, если что-то пойдет не так. Вам также необходимо обратить внимание на то, где вы сохраняете презентацию, чтобы вы могли легко найти ее позже.

1. Найдите и выберите команду «Сохранить» на панели быстрого доступа .

2. Если вы сохраняете файл впервые, в представлении Backstage появится панель «Сохранить как» .

3. Затем вам нужно будет выбрать место сохранения и назвать файл. Нажмите «Браузер» , чтобы выбрать местоположение на вашем компьютере. Вы также можете нажать OneDrive , чтобы сохранить файлы в облачном хранилище.

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите, где вы хотите сохранить презентацию.

5. Введите имя презентации и нажмите «Сохранить».

6. Презентация будет сохранена. Вы можете нажать кнопку «Сохранить» еще раз , чтобы сохранить изменения при изменении презентации.

Вы также можете выполнить команду «Сохранить» , нажав Ctrl + S на клавиатуре.

Используйте «Сохранить как», чтобы сделать копию

Если вы хотите сохранить другую версию презентации, сохранив при этом оригинал, вы можете сделать копию. Например, если у вас есть файл с именем Client Presentation , вы можете сохранить его как Client Presentation 2 , чтобы иметь возможность редактировать новый файл и при этом возвращаться к исходной версии.

Для этого вам нужно будет нажать команду «Сохранить как» в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно будет выбрать место сохранения и назвать новый файл.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если вы не хотите использовать OneDrive, вас может расстроить тот факт, что OneDrive выбран в качестве местоположения по умолчанию при сохранении. Если вам это неудобно, вы можете изменить место сохранения по умолчанию, выбрав «Этот компьютер» вместо OneDrive.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите «Параметры».

3. Появится диалоговое окно «Параметры PowerPoint» . Выберите «Сохранить» , установите флажок « Сохранить на компьютер по умолчанию» , затем нажмите «ОК». Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Используйте автовосстановление

PowerPoint автоматически сохраняет ваши презентации во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой PowerPoint, вы можете восстановить файлы с помощью автовосстановления.

Как использовать автовосстановление

1. Откройте PowerPoint. Если обнаружены автосохраненные версии файлов, появится панель «Восстановление документов».

2. Нажмите, чтобы открыть существующий файл. Презентация будет восстановлена.

По умолчанию PowerPoint автоматически сохраняется каждые 10 минут. Если вы редактируете презентацию продолжительностью менее 10 минут, PowerPoint может не создать версию для автосохранения.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Просто выберите вкладку «Файл» , нажмите «Управление презентацией» , затем выберите «Восстановить несохраненные презентации».

Экспортная презентация

По умолчанию презентации PowerPoint сохраняются в формате файла .pptx. Однако иногда вам необходимо использовать другой тип файла, например PDF или презентацию PowerPoint 97-2003. Презентации из PowerPoint легко экспортировать в файлы различных типов.

• PDF: презентация будет сохранена в формате PDF, а не в формате PowerPoint.
• Видео: презентация будет сохранена как видео.
• Пакет для компакт-диска. Эта функция сохраняет презентацию в папке с Microsoft PowerPoint Viewer, специальным проигрывателем слайд-шоу, который может загрузить каждый.
• Раздаточные материалы. Этот параметр позволяет распечатать версию документа, содержащую слайды, для просмотра зрителями.
• Другой тип файла: этот параметр сохраняет файлы в других форматах, включая PNG и PowerPoint 97-2003.

Как экспортировать презентацию

Например, мы сохраним презентацию как файл PowerPoint 97-2003.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите «Экспорт» , затем выберите нужный вариант. Например, выберите «Изменить тип файла».

3. Выберите тип файла и нажмите «Сохранить как».

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, куда вы хотите экспортировать презентацию, введите имя файла и нажмите «Сохранить».

Вы также можете использовать раскрывающееся меню «Тип сохранения как» в диалоговом окне «Сохранить как» , чтобы сохранить презентацию в файлах различных типов. Будьте осторожны, выбирая правильный тип файла, который смогут открыть другие.

Поделиться презентацией

PowerPoint позволяет легко делиться презентациями и совместно работать над ними с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться с кем-то файлом, вы могли отправить его как вложение к электронной почте. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, что затрудняет организацию.

Публикуя презентацию из PowerPoint, вы фактически предоставляете другим людям доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь информацией, редактировать одну и ту же презентацию без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться презентацией, ее сначала необходимо сохранить в OneDrive. Чтобы поделиться презентацией:

1. Откройте вкладку «Файл» , чтобы открыть представление Backstage, затем нажмите «Поделиться».

2. PowerPoint вернется в обычный вид и откроет панель «Поделиться» в правой части окна. Отсюда вы можете пригласить людей поделиться вашим документом, просмотреть список людей, у которых есть доступ к документу, и дать им разрешение на редактирование или просто просмотр документа.