Как выделить важные электронные письма в Outlook

Почти каждому офисному сотруднику рано или поздно приходится иметь дело с громоздким почтовым ящиком. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, предназначенными для выделения важных электронных писем.

К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов к вашим электронным письмам. Вот как использовать эти функции в Outlook.

Использование условного форматирования в Outlook

Условное форматирование позволяет вам устанавливать правила форматирования для электронных писем Outlook. Вы можете установить различные цвета, шрифты и стили для ваших сообщений электронной почты по мере их появления в папке «Входящие». Для начала вам нужно создать новое правило условного форматирования.

В Outlook щелкните  Вид > Параметры просмотра в категории Текущий вид . В окне «  Дополнительные параметры просмотра» нажмите « Условное форматирование » .

Создание нового правила условного форматирования

Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев, как вы увидите в окне настроек условного форматирования . Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.

Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите кнопку « Добавить » .

Дайте подходящее имя для вашего правила, затем нажмите «  Шрифт » , чтобы установить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.

Нажмите  OK  , чтобы подтвердить настройки шрифта.

После того, как стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку «  Условие » .

Отсюда вы можете установить правило для автоматического применения к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправляемым на определенные адреса электронной почты или с них.

Форматирование по адресу электронной почты

Чтобы добавить правило, которое применяется к сообщениям электронной почты от определенного отправителя, введите адрес электронной почты в поле От , разделив несколько адресов электронной почты точкой с запятой. Вы можете применить это ко всем электронным письмам, отправленным с одного сайта, набрав @domain.com , заменив domain.com правильным доменным именем.

Вы также можете сделать это для писем, которые вы отправляете, а не получаете, вместо этого введя адрес электронной почты в поле « Отправить ».

Форматирование по ключевому слову

Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле « Найти слова ».

Выберите параметр « Только поле темы » в раскрывающемся меню ниже, чтобы выполнять поиск только в поле темы по выбранным вами ключевым словам, или параметр « Тема и текст сообщения » для поиска по всему электронному письму.

Расширенные правила условного форматирования

Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования на вкладках « Дополнительные параметры» и « Дополнительно ». Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, пометке отслеживания, размеру и т. д.

Например, чтобы правило применялось только к непрочитанным электронным письмам, установите флажок « Только элементы, которые есть » на вкладке « Дополнительные варианты », затем выберите параметр « Непрочитанные » в раскрывающемся меню.

На  вкладке « Дополнительно » вы можете создавать определенные поиски для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажав на опцию « Поля », вы получите сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены в категории « Часто используемые поля ».

Нажмите «  Добавить в список» , чтобы добавить этот расширенный критерий поиска в правило форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск всех электронных писем, содержащих «Бен» в  поле « Тема » .

Если вы довольны своим правилом, нажмите  « ОК » для подтверждения, затем  « ОК », чтобы закрыть  окно настроек условного форматирования .

Использование категорий электронной почты

Хотя можно классифицировать электронные письма Outlook с помощью папок поиска , еще один способ выделить важные электронные письма — применить категорию. Категории имеют отдельное имя и цветовую метку, что позволяет просматривать их отдельно.

Например, зелено-желто-красная цветовая система может помочь вам расставить приоритеты для самых важных электронных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории синего, зеленого, оранжевого, фиолетового, красного и желтого цветов. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и названия.

Создание или редактирование категорий

Чтобы создать новую категорию или отредактировать существующую, нажмите « Главная» > «Категория» > «Все категории» .

Нажмите  « Создать », чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, дав ему имя в поле « Имя » выше.

Нажмите  OK , чтобы сохранить категорию.

Ручное применение категории к электронным письмам Outlook

Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Нажмите « Главная» > «Категория » , затем нажмите на свою категорию.

Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории появится под темой письма в окне просмотра электронной почты.

Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите «  Просмотр» > «Категории» и прокрутите до соответствующего раздела для вашей категории.

Автоматическое применение категорий Outlook

Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите « Файл» > «Информация» > «Управление правилами и оповещениями» .

На  вкладке « Правила электронной почты »  меню « Правила и оповещения » нажмите кнопку « Новое правило» .

Выберите  Применить правило к сообщениям, которые я получаю, прежде чем нажимать  Далее .

Выберите критерии поиска для вашего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или доменного имени, установите флажок От людей или общедоступной группы .

В области «  Шаг 2 » еще раз нажмите на критерии (подчеркнуты синим цветом). Рядом с опцией «  От » внизу введите свой адрес электронной почты или доменное имя.

Если Outlook может найти адрес электронной почты в вашем существующем почтовом ящике, выберите его в появившемся списке и нажмите «  ОК » . Если это невозможно, нажмите  Отмена . Правило будет создано в любом случае. Нажмите  Далее , чтобы продолжить.

Вы можете установить действие для вашего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить параметр « Назначить категории категории » в разделе « Шаг 1 ».

Выберите категорию для назначения этому правилу, щелкнув категорию в разделе «  Шаг 2 » ниже, прежде чем нажать « ОК » и затем  « Далее».

Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите  «Далее » , чтобы продолжить.

На заключительном этапе дайте имя правилу цветовой категории, затем установите флажок «  Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие» , чтобы ретроспективно применить его ко всем вашим существующим электронным письмам.

Нажмите  Готово , чтобы создать и запустить правило. Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.

Не пропустите важные электронные письма Outlook

Использование цветовых категорий и правил условного форматирования — отличный способ выделить важные электронные письма, которые вы отправляете и получаете, в Outlook. Не забудьте еще больше повысить производительность Outlook , используя дополнительные правила Outlook и флаги отслеживания, чтобы отслеживать цепочки электронной почты и важные задачи.

Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook , чтобы быстро добавлять общие утверждения в свои ответы по электронной почте.