Как создавать персонализированные массовые электронные письма с помощью слияния для Gmail

Вам нужно отправить одно и то же электронное письмо многим людям с персонализированным контентом для каждого? Может быть, вы хотите приветствовать каждого получателя его именем, использовать его почтовый адрес или указать его членский номер.

Слияние почты — это функция, позволяющая создавать несколько копий писем и сообщений электронной почты для отправки вашим контактам. Каждое письмо или электронное письмо может включать как стандартное, так и персонализированное содержание. Информация, которую вы используете для настройки каждого письма или электронного письма, берется из вашего источника данных, такого как список контактов.

Если вы используете Gmail в качестве основного почтового клиента, встроенной функции слияния нет. Однако для Google Таблиц доступно дополнение для слияния, которое связывается с вашей учетной записью Gmail. Мы покажем вам, как использовать надстройку Mail Merge для Gmail с вложениями , чтобы персонализировать пакет одинаковых электронных писем и отправлять их.

Установите надстройку Mail Merge для Gmail с вложениями

Перед установкой и использованием надстройки Mail Merge войдите в учетную запись Gmail, которую вы хотите использовать.

Затем установите надстройку Mail Merge для Google Sheets.

Нажмите « Продолжить » в диалоговом окне « Начнем », чтобы дать надстройке «Слияние» разрешение на запуск.

Перечислены различные разрешения, необходимые надстройке. Нажмите « Разрешить », чтобы разрешить дополнению Mail Merge доступ к вашей учетной записи Gmail.

Появится Mail Merge — Руководство по началу работы . Нажмите X , чтобы закрыть диалоговое окно.

Создайте шаблон слияния

Надстройка Mail Merge открывает новую электронную таблицу Untitled в Google Sheets на новой вкладке.

Перейдите в « Дополнения» > «Слияние почты с вложениями» > «Создать шаблон слияния» .

В электронной таблице «Без названия » создается пустой шаблон слияния , содержащий обязательные столбцы, такие как « Имя », « Фамилия » и « Адрес электронной почты » .

Импортируйте или введите свои контакты

Теперь вам нужно добавить в эту таблицу контакты, которые вы хотите использовать. Для этого перейдите в « Дополнения» > «Слияние почты с вложениями» > «Импорт контактов Google» .

Импорт контактов — самый быстрый способ добавить их. Но вы также можете вручную ввести информацию о получателях в электронную таблицу.

Если у вас есть определенные группы получателей, которым вы отправляете пакетные электронные письма; возможно, вы захотите создать группы в своих контактах Google.

Выберите группу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите использовать, из раскрывающегося списка и нажмите « Импортировать контакты » . Диалоговое окно не закрывается автоматически, поэтому нажмите X в правом верхнем углу диалогового окна.

Добавить вложение для контакта

Одним из элементов, которые вы можете настроить в каждом электронном письме, является вложение. Вы можете прикрепить отдельный файл к каждому электронному письму, используя ссылку на файл в своей учетной записи Google Диска.

Для этого откройте новую вкладку и войдите в Google Диск. Затем загрузите файл, который хотите прикрепить к электронному письму. Вы можете перетащить файл в окно браузера, чтобы загрузить его.

Затем щелкните правой кнопкой мыши загруженный файл и выберите Получить ссылку для общего доступа .

Во всплывающем диалоговом окне убедитесь, что ползунок « Общий доступ по ссылке» включен (зеленый).

Если общий доступ по ссылке уже включен, URL-адрес автоматически копируется, когда вы выбираете Получить ссылку для общего доступа . Если вы не увидели сообщение о том, что ссылка была скопирована в буфер обмена, выберите URL-адрес в диалоговом окне и скопируйте его.

Вернитесь к электронной таблице слияния и вставьте URL-адрес в столбец « Файловые вложения » для человека, которому вы хотите отправить этот файл. Вы можете отправить отдельный файл каждому контакту в вашем списке.

Вы также можете указать несколько URL-адресов прикрепленных файлов, разделенных запятыми.

Запланируйте дату и время для отправки электронной почты

Столбец «Запланированные данные» позволяет указать дату и время отправки электронного письма, которые могут быть разными для каждого человека.

Чтобы запланировать отправку электронной почты, введите желаемую дату и время в формате дд/мм/ггч чч:мм в столбце «Запланированная дата» для нужного контакта.

Оставьте ячейки в столбце «Запланированная дата» пустыми, чтобы отправлять электронные письма сразу после их настройки.

Добавить пользовательский контент

Помимо стандартных полей, включенных в шаблон слияния, вы можете добавить другие настраиваемые поля. Возможно, вы захотите добавить такую ​​информацию, как адрес электронной почты каждого получателя и номер участника. Вы можете добавить столбцы в электронную таблицу для хранения этой информации.

Для нашего примера мы собираемся добавить что-то простое. Мы хотим использовать фамилию получателя в каждом электронном письме, которому предшествует его титул (мистер, миссис или миссис). Итак, мы собираемся добавить столбец Title .

Чтобы добавить столбец в электронную таблицу слияния, наведите указатель мыши на заголовок последнего заполненного столбца. Нажмите появившуюся кнопку со стрелкой вниз, а затем нажмите Вставить 1 справа .

Щелкните синюю ячейку заголовка и измените имя столбца на подходящее. Вы будете использовать это имя в черновике электронной почты в Gmail, чтобы позже вставлять значение в каждое электронное письмо.

Затем введите соответствующее значение для каждого контакта в ячейках под названием столбца.

Создайте черновик письма в Gmail

Теперь пришло время создать черновик электронной почты, который вы хотите отправить своим контактам электронной таблицы слияния, и использовать переменные поля для настройки каждого электронного письма.

Откройте новую вкладку и войдите на тот же адрес Gmail, который вы использовали для электронной таблицы слияния. Создайте новое электронное письмо и введите тему и текст сообщения электронной почты. Вы также можете добавить форматирование текста и встроенные изображения в черновик электронной почты.

Чтобы включить в электронное письмо переменные поля, такие как Название и Фамилия , вставьте имена полей, используя нотацию {{имя поля}} . Например, мы добавили {{Title}} {{Last Name}} в нашу электронную почту. Вы также можете добавить переменные поля в строку темы. Если вы добавили URL-адреса вложенных файлов в электронную таблицу слияния, вам не нужно добавлять это переменное поле в электронное письмо. Они будут автоматически включены в электронные письма.

НЕ НАЖИМАЙТЕ « Отправить» .

Настроить слияние почты

Вернитесь к электронной таблице слияния и выберите « Дополнения» > «Слияние почты с вложениями» > «Настроить слияние» .

Введите информацию для сообщения электронной почты, например полное имя отправителя , адрес копии и адрес скрытой копии . Если адрес электронной почты отправителя отличается от адреса Gmail, под которым вы вошли, выберите адрес электронной почты из раскрывающегося списка. Адрес электронной почты, на котором вы вошли в систему, также используется в качестве адреса для ответа , но вы можете изменить его.

Нажмите Продолжить .

Отправить тестовое письмо

Выберите Использовать существующий черновик сообщения Gmail в качестве шаблона в первом раскрывающемся списке. Затем выберите черновик, который вы хотите использовать, из раскрывающегося списка « Выбрать черновик Gmail ».

Рекомендуется протестировать слияние, поэтому нажмите «Отправить тестовое письмо» .

Вы получите тестовое электронное письмо в учетной записи, в которую вы вошли, как в электронной таблице слияния. Используются значения переменных полей из первого контакта в вашем импортированном списке. Любые добавленные вами URL-адреса вложенных файлов добавляются в конец сообщения. Вы можете либо скачать файл по ссылке, либо сохранить файл в своей учетной записи Google Диска.

Запустить слияние почты

Вернитесь к электронной таблице слияния и нажмите « Выполнить слияние» , чтобы начать отправку писем. Если вы добавили даты и время в столбец « Запланированная дата » для любого или всех контактов, электронные письма будут отправлены тогда. Электронные письма контактам без запланированной даты и времени будут отправлены немедленно.

После завершения слияния нажмите « Готово » .

Переименуйте электронную таблицу слияния

Электронная таблица слияния автоматически сохраняется с именем по умолчанию Таблица без названия . Если вы хотите снова использовать эту электронную таблицу, вы можете дать ей лучшее имя.

Чтобы изменить имя электронной таблицы слияния, щелкните имя в верхнем левом углу электронной таблицы.

Введите новое имя. Это новое имя отображается в электронной таблице.

Введенное вами новое имя также используется в качестве имени файла в вашей учетной записи Google Диска. Теперь вы можете снова использовать это слияние и изменять его по мере необходимости.

Слияние почты также является встроенной функцией Word для Windows , Word для Mac и Outlook 2013 или 2016 для Windows .

Используете ли вы слияние почты? Нашли ли вы какие-либо другие способы слияния почты в Gmail или способы слияния почты в других почтовых службах? Расскажите нам о своем опыте в комментариях.