Как уменьшить размер файла Excel

В Excel может быть до 1 048 576 строк и 16 384 столбца — это очень много ячеек для заполнения.

Проблема в том, что чем больше данных вы поместите в свою электронную таблицу, тем больше будет файл. Если ваш файл Excel становится слишком большим, может быть непрактично легко отправлять электронные письма коллегам или клиентам. Это также может замедлить работу в Excel и перестать работать должным образом.

Если вы столкнулись с этой проблемой, вот несколько эффективных советов о том, как уменьшить размер файла Excel.

Как уменьшить размер файла в Excel, удалив рабочие листы

Использование нескольких рабочих листов в Excel упрощает структурирование электронных таблиц, но чем больше рабочих листов вы используете, тем больше будет размер вашего файла. Удаление ненужных рабочих листов может помочь уменьшить размер файла.

Чтобы удалить листы в Excel:

1. Убедитесь, что лист, который вы собираетесь удалить, не содержит данных, которые необходимы или на которые ссылаются другие листы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа в нижней части экрана.
   
3. Выберите Удалить .
   

Лист будет удален — повторите шаги для любых других листов, которые вы хотите удалить.

Очистить кеши сводных таблиц

Сводные таблицы в Excel — отличный способ анализа данных, но они могут существенно повлиять на размер ваших файлов Excel. Это связано с тем, что по умолчанию Excel сохраняет кеш исходных данных сводной таблицы вместе с вашим файлом. Однако этот параметр можно изменить, чтобы кэш данных обновлялся при открытии электронной таблицы.

Чтобы запретить сохранение сводного кеша в Excel:

1. Выберите любую ячейку сводной таблицы.
2. Откройте меню анализа сводной таблицы .
   
3. Выберите Параметры .
   
4. Выберите вкладку Данные .
   
5. Убедитесь, что флажок «Сохранить исходные данные в файле» не установлен.
   
6. Нажмите OK для подтверждения.

Сохранить формулы как значения

Формулы Excel позволяют вам делать практически все, что вы хотите в Excel, используя встроенные функции. Однако формулы занимают больше места, чем значения, поэтому, если в вашей электронной таблице есть много формул, которые уже были рассчитаны, вы можете рассмотреть возможность преобразования этих формул в значения.

Чтобы сохранить формулу как значение в Excel:

1. Выберите формулу, содержащую вашу.
2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+C в Windows или Cmd+C в Mac, чтобы скопировать ячейку. Кроме того, вы можете щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать » .
   
3. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Специальная вставка >  Значения .
   

Ваша формула будет заменена значением ее результата.

Удалить или сжать изображения

Изображения редко используются в электронных таблицах Excel, но если вы использовали некоторые из них в своем документе, они увеличат размер файла. Вы можете удалить эти изображения или сжать их.

Чтобы сжать изображение в Excel:

1. Выберите изображение в электронной таблице.
2. На ленте появится вкладка Формат изображения — выберите это меню.
   
3. Нажмите значок « Сжать изображения» .
   
4. Выберите разрешение — чем ниже разрешение, тем меньше будет размер вашего файла Excel.
   
5. Убедитесь, что выбран параметр «Удалить обрезанные области изображений» .
   
6. Если вы хотите применить одинаковое сжатие ко всем своим изображениям, убедитесь, что флажок « Применить только к этому изображению» не установлен.
   
7. Нажмите OK , чтобы сжать изображения.

Уменьшите размер файла Excel, сохранив его в формате XLSB

Еще один способ уменьшить размер файла Excel — сохранить его в двоичном формате. Формат по умолчанию — XML, который лучше работает с другими приложениями, но если вы планируете использовать свой файл только в Excel, то сохранение его в виде файла .XLSB может помочь уменьшить размер файла.

Чтобы сохранить файл Excel в формате .XLSB:

1. Нажмите Файл > Сохранить как .
2. Выберите место для сохранения файла.
3. В списке форматов файлов выберите Двоичная книга Excel .
   
4. Нажмите Сохранить для подтверждения.

Решение проблем с Excel

Если вам интересно, как уменьшить размер файла Excel, вы обычно можете решить эту проблему, выполнив описанные выше действия.

Excel — мощное приложение, но когда что-то идет не так, исправить его бывает сложно. Если у вас возникли проблемы, вы можете попытаться предотвратить сбой Excel . Если вы получаете уведомления об ошибках циклических ссылок , Excel может помочь вам отследить их.