คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 3): วิธีจัดเก็บและแบ่งปันเอกสาร

• Word 2013: คำแนะนำในการใช้บัญชี Microsoft และ OneDrive
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 1): งานพื้นฐานใน Word
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 2): วิธีสร้างและเปิดเอกสารที่มีอยู่

เมื่อคุณสร้างเอกสารใหม่ใน Word คุณจะต้องรู้วิธีบันทึกเอกสารเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงและแก้ไขได้ในภายหลัง เช่นเดียวกับ Word เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในบริการคลาวด์โดยใช้OneDriveได้ หากต้องการ

คุณยังสามารถส่งออกและแชร์เอกสารได้โดยตรงจาก Word

ดูวิดีโอเพิ่มเติม: คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีบันทึกและแชร์เอกสาร Word

OneDriveเดิมชื่อSkyDrive ไม่มีอะไรแตกต่างไปจากวิธีการทำงานของ OneDrive - เป็นเพียงชื่อใหม่ที่กำหนดให้กับบริการที่มีอยู่ ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า คุณอาจยังคงเห็น SkyDrive ในผลิตภัณฑ์ Microsoft บางอย่าง

ก. บันทึกและบันทึกเป็น

Word มีตัวเลือกสองทางให้ผู้ใช้บันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น . โดยรวมแล้ว ทั้งสองตัวเลือกนี้ทำงานคล้ายกัน โดยมีการตั้งค่าที่สำคัญต่างกันเพียงเล็กน้อย

• บันทึก : เมื่อสร้างหรือแก้ไขเอกสารใด ๆ คุณจะใช้คำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะใช้คำสั่งนี้ เมื่อบันทึกไฟล์ ขั้นตอนแรกคือการตั้งชื่อไฟล์และค้นหาตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ หลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนการแก้ไข ให้คลิก คำสั่ง Saveเพื่อบันทึกไฟล์ในตำแหน่งเดียวกันและมีชื่อเดียวกัน
• บันทึกเป็น : ใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนาของเอกสารโดยยังคงต้นฉบับไว้เหมือนเดิม และเมื่อใช้คำสั่งบันทึกเป็น คุณจะต้องตั้งชื่อเรื่องอื่นและค้นหาตำแหน่งอื่นเพื่อบันทึกสำเนานั้น

I. บันทึกเอกสาร

เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดโครงการใหม่หรือทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Word สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องบันทึกเอกสาร การจัดเก็บเอกสารแต่เนิ่นๆ และสม่ำเสมอช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายอีกต่อไป นอกจากนี้ คุณยังต้องใส่ใจกับตำแหน่งที่บันทึกเอกสารด้วย เพื่อให้คุณสามารถค้นหาและเปิดเอกสารได้ง่ายขึ้น

1. นำทางและเลือก คำสั่ง บันทึกบนแถบเครื่องมือด่วน

2. หากคุณกำลังบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก หน้าต่าง บันทึกเป็นจะแสดงใน มุม มองBackstage

3. ขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องทำคือเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ คลิกเรียกดูเพื่อเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคุณสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์บน OneDrive

4. ตอนนี้ กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร

5. ตั้ง ชื่อไฟล์แล้วคลิกบันทึก

6. เอกสารจะถูกบันทึก คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึกอีกครั้งเพื่อบันทึกการแก้ไขในเอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึง คำ สั่งบันทึกได้โดยกดคีย์ผสมCtrl + S

ครั้งที่สอง ใช้บันทึกเป็นเพื่อทำสำเนา

หากคุณต้องการบันทึกเอกสารเป็นสำเนาอื่นโดยยังคงรักษาต้นฉบับไว้ คุณสามารถสร้างสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น หากไฟล์ของคุณชื่อรายงานการขายคุณสามารถบันทึกสำเนาเป็นรายงานการขาย 2และคุณสามารถแก้ไขเอกสารในเวอร์ชันใหม่ได้อย่างอิสระโดยที่ยังคงต้นฉบับไว้ครบถ้วน

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิก คำสั่ง บันทึกเป็นบนมุมมอง Backstage และทำตามขั้นตอนเดียวกันกับเมื่อคุณบันทึกไฟล์ โดยเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ใหม่

สาม. เปลี่ยนตำแหน่งบันทึกไฟล์เริ่มต้น

หากคุณไม่ต้องการใช้OneDriveเนื่องจาก OneDrive ถูกเลือกเป็นตำแหน่งที่เก็บข้อมูลเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่เก็บข้อมูลเริ่มต้นเป็นคอมพิวเตอร์ได้

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกตัวเลือก

3. กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Wordจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกบันทึกในบานหน้าต่างด้านซ้าย จากนั้นทำเครื่องหมายในช่องถัดจากตัวเลือกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้น คลิกตกลงและตำแหน่งที่เก็บข้อมูลเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

บีการกู้คืนอัตโนมัติ

Word 2013 จะบันทึกเอกสารลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณใช้เอกสาร Word หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือหาก Word ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

การใช้การกู้คืนอัตโนมัติ:

1. เปิดเวิร์ด 2013 หากพบ เวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติของไฟล์ แผงการกู้คืนเอกสารจะปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้าย

2. คลิกเปิดเพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ และเอกสารของคุณจะถูกกู้คืน

ตามค่าเริ่มต้น Word จะบันทึกทุกๆ 10 นาทีโดยอัตโนมัติ หากคุณแก้ไขเอกสารเป็นเวลาน้อยกว่า 10 นาที Word อาจไม่สร้างเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ

• หากคุณไม่พบไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จาก มุม มองBackstage เลือก แท็ บไฟล์จากนั้นคลิกจัดการเวอร์ชันจากนั้นคลิกกู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก

ค. เอกสารส่งออก

ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร Word จะถูกบันทึกใน รูปแบบไฟล์ . docx อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี คุณอาจจำเป็นต้องใช้ไฟล์ รูปแบบอื่น เช่นเอกสาร PDF หรือWord 97-2003 วิธีที่ง่ายที่สุดคือส่งออกเอกสารของคุณจาก Word ไปเป็นรูปแบบไฟล์อื่นๆ ที่มีอยู่

I. ส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF

การส่งออกเอกสารของคุณเป็น เอกสาร Adobe Acrobatหรือที่เรียกว่าไฟล์ PDFมีประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีที่แชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้ Word ไฟล์ PDF จะทำให้ผู้รับสามารถดูเนื้อหาของเอกสารได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. เลือกส่งออกจากนั้นเลือกสร้าง PDF/ XPS

3. ตอนนี้ กล่อง โต้ตอบ บันทึกเป็นจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่ส่งออก ตั้งชื่อตามที่คุณต้องการ จากนั้นคลิกเผยแพร่

ตามค่าเริ่มต้น Word จะส่งออกหน้าทั้งหมดในเอกสาร ถ้าคุณต้องการส่งออกหน้าปัจจุบันเท่านั้น ให้คลิกตัวเลือก ใน กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบตัวเลือกจะปรากฏขึ้น เลือกหน้าปัจจุบัน ( หน้าปัจจุบัน ) จากนั้นคลิกตกลงเพื่อเสร็จสิ้น

หากคุณต้องการแก้ไขไฟล์ PDF Word ให้คุณแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้ โปรดดูบทความของเราวิธีแปลงไฟล์ PDF เป็น Word โดยไม่มีข้อผิดพลาดด้านแบบอักษรเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

ครั้งที่สอง ส่งออกเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์อื่น

นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งออกเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์อื่นๆ ได้ เช่น เอกสาร Word 97-2003 ในกรณีที่คุณต้องการแชร์กับผู้ใช้รายอื่นที่ใช้ Word เวอร์ชันเก่า หรือเป็นไฟล์ .txt หากเอกสารของคุณเป็นข้อความธรรมดา

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. เลือกส่งออกจากนั้นเลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

3. เลือกรูปแบบไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

4. กรอบโต้ตอบ บันทึกเป็นจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่ส่งออก ตั้งชื่อแล้วคลิกบันทึก

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท : ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์ต่างๆ

D. การแชร์เอกสาร

Word 2013 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสารได้อย่างง่ายดายโดยใช้ OneDrive ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่น คุณจะต้องแนบไฟล์เอกสารนั้นในอีเมล ถึงแม้จะสะดวกแต่ระบบนี้ยังสร้างไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชันซึ่งยากต่อการจัดระเบียบ

เมื่อคุณแชร์เอกสารจาก Word 2013 คุณจะอนุญาตให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณและคนที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันได้โดยไม่ต้องติดตามหลายเวอร์ชัน

หากต้องการแชร์เอกสาร ขั้นตอนแรกที่คุณต้องทำคือบันทึกเอกสารนั้นใน OneDrive

แบ่งปันเอกสาร:

1. คลิก แท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จากนั้นคลิกแชร์

2. หน้าต่างแชร์จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คลิกที่ตัวเลือกแชร์เพื่อแชร์เอกสารของคุณ

ดูเพิ่มเติม: วิธีติดตั้งภาษาเวียดนามสำหรับชุด Microsoft Office 2013

ขอให้สนุก!