คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 4): ทำความคุ้นเคยกับการแก้ไขข้อความ

หากคุณยังใหม่กับ Microsoft Word คุณอาจต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นฐานของการป้อน การแก้ไข และการจัดข้อความ การดำเนินการขั้นพื้นฐานได้แก่การเพิ่ม ลบ และย้ายข้อความในเอกสารของคุณ รวมถึงวิธีการตัด คัดลอก และวางข้อความ มาทำความรู้จักกับการดำเนินการแก้ไขข้อความในบทความนี้กับ LuckyTemplates กันดีกว่า!

คุณสามารถอ้างถึงการทำงานพื้นฐานเมื่อทำงานกับเอกสารบน Word ในวิดีโอด้านล่าง:

นอกจากนี้ คุณสามารถดูคู่มือ Word 2013 ฉบับสมบูรณ์ (ตอนที่ 1, 2 และ 3)ได้ที่นี่:

• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 1): งานพื้นฐานใน Word
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 2): วิธีสร้างและเปิดเอกสารที่มีอยู่
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 3): วิธีจัดเก็บและแบ่งปันเอกสาร

ใช้จุดแทรกเพื่อเพิ่มข้อความ

จุดแทรกคือเส้นแนวตั้งที่กะพริบในข้อความเอกสาร โดยจะแสดงตำแหน่งที่คุณสามารถป้อนข้อความในหน้าเอกสารได้ คุณสามารถใช้จุดแทรกได้หลายวิธี

• เอกสารเปล่า : เมื่อเปิดเอกสาร เปล่าจุดแทรกจะปรากฏที่มุมซ้ายบนของหน้าเสมอ หากต้องการ คุณสามารถป้อนข้อความจากตำแหน่งนี้ได้

• ช่องว่างระหว่างคำ : กด แป้น Spacebarเพื่อเพิ่มช่องว่างหลังคำหรือระหว่างย่อหน้าของข้อความ

• ไปที่บรรทัดถัดไป : กดEnterเพื่อย้ายจุดแทรกไปยังบรรทัดถัดไป

• แก้ไขตำแหน่งที่ต้องการ : เมื่อคุณพิมพ์เสร็จแล้ว คุณสามารถใช้เมาส์เพื่อย้ายจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารได้ เพียงคลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางจุดแทรกในข้อความเพื่อแก้ไข

ในเอกสารเปล่า คุณสามารถดับเบิลคลิกเพื่อย้ายจุดแทรกไปยังตำแหน่งอื่นบนหน้าได้

I. การเลือกข้อความ

ก่อนที่จะจัดรูปแบบข้อความ คุณจะต้องเลือกข้อความก่อน ในการดำเนินการนี้ คุณต้องมี:

1. เลื่อนจุดแทรกเมาส์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเลือกในข้อความ

2. คลิกและลากเมาส์ไปยังข้อความที่คุณต้องการเลือก จากนั้นปล่อยเมาส์ ข้อความที่เลือกจะถูกเน้น

• เมื่อเลือกข้อความหรือรูปภาพใน Word แถบเครื่องมือที่มีทางลัดคำสั่งจะปรากฏขึ้น หากแถบเครื่องมือไม่ปรากฏขึ้น ให้ลองวางเมาส์เหนือรายการที่เลือก

• แป้นพิมพ์ลัดอื่นๆ ได้แก่การดับเบิลคลิกเพื่อเลือกคำหรือ การคลิกสามครั้งเพื่อ เลือกทั้งประโยคหรือย่อหน้า นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกข้อความทั้งหมดในเอกสารได้โดยกด แป้นพิมพ์ลัดCtrl + A

ครั้งที่สอง ลบข้อความ

ต่อไปนี้เป็นวิธีลบข้อความ:

• หากต้องการลบข้อความทางด้านซ้ายของจุดแทรก ให้กด ปุ่ม Backspaceบนแป้นพิมพ์
• ในการลบข้อความทางด้านขวาของจุดแทรก ให้กด ปุ่ม Deleteบนคีย์บอร์ด
• เลือกข้อความที่คุณต้องการลบ จากนั้นกดปุ่มDelete

หากคุณเลือกข้อความที่จะลบและเริ่มพิมพ์ ข้อความที่เลือกจะถูกลบโดยอัตโนมัติและแทนที่ด้วยข้อความใหม่

สาม. คัดลอกและย้ายข้อความ

Word 2013 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถคัดลอกข้อความในเอกสารและวางลงในตำแหน่งอื่นเพื่อช่วยประหยัดเวลา หากคุณต้องการย้ายข้อความไปยังตำแหน่งอื่นในเอกสาร คุณสามารถตัดและวางหรือลากและวาง

คัดลอกและวางข้อความ

การคัดลอกข้อความจะสร้างสำเนาของข้อความ

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการคัดลอก

2. คลิก คำสั่งคัดลอกบนแท็ บ หน้าแรก นอกจาก นี้คุณยังสามารถคลิกขวาที่ข้อความที่เลือกและเลือกคัดลอกหรือดำเนินการอย่างรวดเร็วโดยกดคีย์ผสมCtrl + C

3. ย้ายจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการวางข้อความ

4. คลิกคำสั่งวางบนแท็บหน้าแรก หรือกดคีย์ผสมCtrl + V .

5. ข้อความจะปรากฏในตำแหน่งที่คุณวาง

ตัดและวางข้อความ

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการตัด

2. คลิก คำสั่งCutบนแท็บ Home หรือคลิกขวาที่ข้อความที่เลือกแล้วเลือกCutหรือกดCtrl + X

3. ย้ายจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการวางข้อความที่ตัด

4. คลิก คำสั่งวางบนแท็บหน้าแรก หรือกดคีย์ผสมCtrl + V . ข้อความนั้นก็จะปรากฏขึ้น

• คุณสามารถเข้าถึงคำสั่งตัด คัดลอก และวางได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด กดCtrl + Xเพื่อตัดCtrl + Cเพื่อคัดลอก และCtrl + Vเพื่อวาง
• นอกจากนี้คุณยังสามารถตัด คัดลอก และวางโดยคลิกขวาที่เอกสารและเลือกการกระทำที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง เมื่อใช้วิธีการวางนี้ คุณสามารถเลือก จาก 3 ตัวเลือกที่กำหนดวิธีจัดรูปแบบข้อความ ได้แก่Keep Source Formatting , Merge Formatting และKeep Text Only เก็บข้อความเท่านั้น ) คุณสามารถวางเมาส์เหนือแต่ละไอคอนเพื่อดูว่ามีลักษณะอย่างไรก่อนที่จะเลือก

ลากและวางข้อความ

ลากและวางข้อความทำให้คุณสามารถใช้เมาส์เพื่อย้ายข้อความได้

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการย้าย

2. คลิกและลากข้อความไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการวาง ไอคอนสี่เหลี่ยมเล็กๆ จะปรากฏขึ้นใต้ลูกศร เพื่อให้ผู้ใช้สามารถทราบได้ว่าข้อความกำลังถูกย้าย

3. ปล่อยเมาส์แล้วข้อความจะปรากฏขึ้นในตำแหน่งที่คุณวาง

ใช้ค้นหาและวาง

เมื่อทำงานกับเอกสารขนาดยาว การค้นหาคำหรือวลีที่เฉพาะเจาะจงจะเป็นเรื่องยากและใช้เวลานานอย่างแน่นอน Word สามารถค้นหาเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติโดยใช้คุณลักษณะ การค้นหาและช่วยให้คุณเปลี่ยนคำหรือวลีได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คุณลักษณะแทนที่

I. ค้นหาข้อความ

ในตัวอย่างด้านล่าง เราเขียนรายงานทางวิชาการและใช้ คำสั่ง Findเพื่อค้นหาตัวอย่างทั้งหมดของคำใดคำหนึ่งโดยเฉพาะ

1. จาก แท็บ หน้าแรกคลิก คำสั่ง ค้นหา

2. ตอนนี้แผงการนำทางจะปรากฏบนหน้าจอทางด้านซ้ายของหน้าจอ

3. ป้อนข้อความ ( คำหรือวลี ) ที่คุณต้องการค้นหาในช่องที่มุมด้านบนของแผงการนำทาง ในตัวอย่างด้านล่าง คุณจะเห็นว่าคำสำคัญคือนามสกุลของผู้เขียนที่เราค้นหาในเอกสาร:

4. หากพบข้อความ ( คำหรือวลี ) ที่คุณค้นหาในเอกสาร ข้อความนั้นจะถูกเน้นด้วยสีเหลือง และตัวอย่างผลลัพธ์จะแสดงบนแผงนำทาง

5.หากข้อความปรากฏขึ้นหลายครั้ง ให้เลือกตัวเลือกการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบแต่ละกรณี เมื่อเลือกอินสแตนซ์ของข้อความ ข้อความจะเป็นสีเทา:

• ลูกศร : ใช้ลูกศรเพื่อเลื่อนดูผลลัพธ์
• การแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ : เลือกการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อข้ามไปยังตำแหน่งของผลลัพธ์ที่ต้องการในเอกสารโดยตรง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกผลการค้นหาแต่ละรายการในผลลัพธ์ด้านล่างลูกศรเพื่อข้ามไปยังคำหรือข้อความนั้นได้

6. เมื่อเสร็จแล้ว คลิก ไอคอน Xเพื่อปิดแผงการนำทาง ข้อความที่ไฮไลต์จะหายไป

• สามารถเข้าถึงคำสั่งFind ได้ โดยกดCtrl + Fบนแป้นพิมพ์
• หากต้องการแสดงตัวเลือกการค้นหาเพิ่มเติม ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากช่องค้นหา

ครั้งที่สอง แทนที่คำหรือวลี

บางครั้ง ในบางกรณี คุณสังเกตเห็นว่าคุณทำผิดพลาดซ้ำๆ ตลอดทั้งข้อความ เช่น คุณสะกดชื่อที่ถูกต้องด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ผิด หรือคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนคำหรือวลีบางคำด้วยคำหรือวลีอื่น จากนั้นคุณสามารถใช้ คุณลักษณะ ค้นหาและแทนที่ใน Word เพื่อให้ทำงานได้อย่างรวดเร็ว

ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้การค้นหาและแทนที่เพื่อเปลี่ยนชื่อวารสาร ดังนั้นจึงใช้ชื่อย่อ

1. จาก แท็บ หน้าแรกคลิก คำสั่ง แทนที่หรือกดคีย์ผสมCtrl + H

2. ตอนนี้กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ

3. ป้อนคำหรือวลีที่คุณต้องการค้นหาใน กล่อง ค้นหาอะไร :

4. ป้อนคำหรือวลีที่คุณต้องการแทนที่ใน กล่อง แทนที่ด้วย:จากนั้นคลิกค้นหาถัดไป

5. Word จะค้นหาคำหรือวลีที่คุณป้อนใน กล่อง ค้นหาอะไร:และไฮไลต์คำหรือวลีนั้นเป็นสีเทาบนเอกสาร

6. ตรวจทานคำหรือวลีที่คุณต้องการแทนที่ ในตัวอย่างด้านล่าง วลีที่เรากำลังค้นหาเป็นส่วนหนึ่งของชื่อบทความ ดังนั้นเราจึงไม่จำเป็นต้องแทนที่วลีนั้น คลิกค้นหาถัดไปอีกครั้งเพื่อย้ายไปยังวัตถุอื่น

7. หากคุณต้องการเปลี่ยนคำหรือวลี คุณสามารถคลิกแทนที่เพื่อเปลี่ยนแต่ละคำหรือวลีทีละคำ หรือคุณสามารถคลิกแทนที่ทั้งหมดเพื่อแทนที่วัตถุทั้งหมดของคำหรือวลีในข้อความทั้งหมดได้

8. คำหรือวลีเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วย

9. เมื่อเสร็จแล้ว คลิกXเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

• เมื่อต้องการแสดงตัวเลือกการค้นหาเพิ่มเติม ให้คลิกเพิ่มเติม ใน กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการ ค้นหาเพิ่มเติม เช่นMatch CaseหรือIgnore Punctuation

ดูเพิ่มเติม: Word 2013: คำแนะนำในการใช้บัญชี Microsoft และ OneDrive

ขอให้สนุก!