PowerPoint 2016: ทดสอบและป้องกันงานนำเสนอ

ก่อนที่จะแชร์งานนำเสนอ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าไม่มีข้อมูลใดๆ ที่ควรเก็บไว้เป็นส่วนตัว คุณยังสามารถกีดกันผู้อื่นจากการแก้ไขไฟล์ของคุณได้ โชคดีที่PowerPoint 2016มีเครื่องมือมากมายเพื่อช่วยทดสอบและปกป้องงานนำเสนอ

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสาร

เมื่อใดก็ตามที่มีการสร้างหรือแก้ไขงานนำเสนอ ข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่างอาจถูกเพิ่มลงในไฟล์โดยอัตโนมัติ (เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนเอกสาร) ผู้ใช้สามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลประเภทนี้ก่อนที่จะแชร์งานนำเสนอกับผู้อื่น

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงบางอย่างอาจเป็นแบบถาวร ให้ใช้บันทึกเป็นเพื่อสร้างสำเนาสำรองของงานนำเสนอของคุณก่อนที่จะใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

วิธีการใช้งานตัวตรวจสอบเอกสาร

1. คลิก แท็บ Fileเพื่อไปที่มุมมองBackstage

2. จาก แผงข้อมูลคลิกตรวจสอบปัญหาจากนั้นเลือกตรวจสอบเอกสารจากเมนูแบบเลื่อนลง

3. ตัวตรวจสอบเอกสารจะปรากฏขึ้น ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่อง ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิกตรวจสอบ ในตัวอย่างในบทความนี้ เราจะใช้ตัวเลือกเริ่มต้น

4. ผลการทดสอบจะแสดงเครื่องหมายอัศเจรีย์สำหรับหมวดหมู่ใดๆ ที่พบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และยังมี ปุ่ม Remove Allสำหรับแต่ละหมวดหมู่เหล่านี้ อีกด้วย คลิกลบทั้งหมดเพื่อลบข้อมูล

5. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปิด

ปกป้องการนำเสนอของคุณ

ตามค่าเริ่มต้น ใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงงานนำเสนอจะสามารถเปิด คัดลอก และแก้ไขเนื้อหาได้ เว้นแต่ผู้สร้างจะปกป้องเนื้อหานั้น มีหลายวิธีในการปกป้องงานนำเสนอ ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละคน

วิธีป้องกันเอกสาร

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อสลับไปที่มุมมองBackstage

2. จากแผงข้อมูลคลิกคำสั่งป้องกันการนำเสนอ

3. ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกMark as Final ตัวเลือกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเป็นวิธีที่ดีในการกีดกันผู้อื่นจากการแก้ไขไฟล์ ในขณะที่ตัวเลือกอื่นๆ จะช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมได้มากขึ้นหากจำเป็น

4. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณบันทึก คลิกตกลง

5. กล่องโต้ตอบอื่นจะปรากฏขึ้น คลิกตกลง

6. การนำเสนอจะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้าย เมื่อใดก็ตามที่บุคคลอื่นเปิดไฟล์ แถบจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนเพื่อกีดกันพวกเขาจากการแก้ไขเอกสาร

การทำเครื่องหมายงานนำเสนอเป็นขั้นสุดท้ายไม่ได้ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากพวกเขายังคงสามารถเลือกแก้ไขต่อไปได้ หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นแก้ไขงานนำเสนอของคุณโดยสิ้นเชิง คุณสามารถใช้ ตัวเลือก จำกัดการเข้าถึงแทนได้

หวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จ