PowerPoint 2019 (ตอนที่ 2): สร้างและเปิดงานนำเสนอ

ไฟล์ PowerPoint เรียกว่าการนำเสนอ เมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่มโครงการใหม่ใน PowerPoint คุณจะต้องสร้างงานนำเสนอใหม่ ไม่ว่าจะว่างเปล่าหรือจากเทมเพลต คุณจะต้องรู้วิธีเปิดงานนำเสนอที่มีอยู่ด้วย

วิธีสร้างงานนำเสนอใหม่

เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ใน PowerPoint คุณมักจะต้องการเริ่มต้นด้วยงานนำเสนอเปล่าใหม่

1. เลือก แท็บ ไฟล์เพื่อไปที่มุมมอง Backstage

2. เลือกใหม่ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง จากนั้นคลิกการนำเสนอเปล่า

3. การนำเสนอใหม่จะปรากฏขึ้น

วิธีสร้างงานนำเสนอใหม่จากเทมเพลต

เทมเพลตคืองานนำเสนอที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างสไลด์โชว์ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เทมเพลตมักจะมีการจัดรูปแบบและการออกแบบที่กำหนดเอง ดังนั้นจึงช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามได้มากเมื่อเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstageจากนั้นเลือกใหม่

2. คุณสามารถคลิกการค้นหาที่แนะนำเพื่อค้นหาเทมเพลต หรือใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่เจาะจงมากขึ้น ตัวอย่างจะค้นหาคำสำคัญกระดานดำ

3. เลือกเทมเพลตที่จะตรวจสอบ

4. ตัวอย่างเทมเพลตจะปรากฏขึ้น พร้อมด้วยข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้เทมเพลต

5. คลิกสร้างเพื่อใช้เทมเพลตที่เลือก

6. งานนำเสนอใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับเทมเพลตที่เลือก

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า Microsoft ไม่ได้สร้างเทมเพลตทั้งหมด เทมเพลตจำนวนมากสร้างขึ้นโดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สามและแม้แต่ผู้ใช้แต่ละราย ดังนั้นตัวเลือกบางอย่างอาจทำงานได้ดีกว่าตัวเลือกอื่น ๆ

วิธีเปิดงานนำเสนอที่มีอยู่

นอกจากการสร้างงานนำเสนอใหม่แล้ว คุณมักจะต้องเปิดงานนำเสนอที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ด้วย

1. เลือก แท็บ Fileเพื่อไปที่มุมมอง Backstage จากนั้นคลิกOpen

2. คลิกเรียกดู คุณยังสามารถเลือกOneDriveเพื่อเปิดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ

3. กล่องโต้ตอบเปิดจะปรากฏขึ้น ค้นหาและเลือกงานนำเสนอ จากนั้นคลิกเปิด

ฟีเจอร์ส่วนใหญ่ใน Microsoft Office รวมถึงPowerPointได้รับการออกแบบมาเพื่อการบันทึกและแบ่งปันเอกสารออนไลน์ ทำได้โดยใช้ OneDrive ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับเอกสารและไฟล์ของคุณ หากคุณต้องการใช้OneDriveตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้ PowerPoint ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ

วิธีปักหมุดการนำเสนอ

หากคุณมักจะทำงานกับงานนำเสนอเดียวกัน คุณสามารถปักหมุดงานนำเสนอนั้นไว้ที่มุมมอง Backstage เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

1. เลือก แท็บ Fileเพื่อไปที่มุมมอง Backstage จากนั้นคลิกOpen การนำเสนอล่าสุดของคุณจะปรากฏขึ้น

2. วางเมาส์เหนืองานนำเสนอที่คุณต้องการปักหมุด จากนั้นคลิกไอคอนหมุด

3. งานนำเสนอจะยังคงอยู่ในรายการงานนำเสนอล่าสุดจนกว่าจะเลิกปักหมุด หากต้องการเลิกปักหมุดการนำเสนอ ให้คลิกไอคอนปักหมุดอีกครั้ง

โหมดความเข้ากันได้

บางครั้งคุณอาจต้องทำงานกับงานนำเสนอที่สร้างขึ้นใน PowerPoint เวอร์ชันก่อนหน้า เช่น PowerPoint 2003 หรือ PowerPoint 2000 เมื่อคุณเปิดงานนำเสนอชนิดเหล่านี้ งานนำเสนอเหล่านั้นจะปรากฏในโหมดความเข้ากันได้

โหมดความเข้ากันได้จะปิดใช้งานคุณสมบัติบางอย่าง ดังนั้นคุณจะสามารถเข้าถึงเฉพาะคำสั่งที่อยู่ในโปรแกรมที่ใช้สร้างงานนำเสนอเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปิดงานนำเสนอที่สร้างใน PowerPoint 2003 คุณจะสามารถใช้ได้เฉพาะแท็บและคำสั่งที่พบใน PowerPoint 2003 เท่านั้น

ในภาพด้านล่าง คุณจะเห็นที่ด้านบนของหน้าต่างว่างานนำเสนออยู่ในโหมดที่เข้ากันได้ การดำเนินการนี้จะปิดใช้งานฟีเจอร์ PowerPoint บางอย่างในปัจจุบัน รวมถึงสไตล์การเปลี่ยนสไลด์ที่ใหม่กว่า

หากต้องการออกจากโหมดความเข้ากันได้ คุณจะต้องแปลงงานนำเสนอเป็นรูปแบบเวอร์ชันปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังทำงานร่วมกับผู้อื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึง PowerPoint เวอร์ชันเก่าเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือออกจากงานนำเสนอในโหมดความเข้ากันได้ เพื่อไม่ให้การจัดรูปแบบเปลี่ยนแปลง

วิธีแปลงการนำเสนอ

หากคุณต้องการเข้าถึงฟีเจอร์ใหม่ๆ คุณสามารถแปลงงานนำเสนอของคุณเป็นรูปแบบไฟล์ปัจจุบันได้

โปรดทราบว่าการแปลงไฟล์อาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงดั้งเดิมของงานนำเสนอ

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. ค้นหาและเลือกคำสั่ง Convert

3. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกงานนำเสนอ ป้อนชื่อไฟล์แล้วคลิกบันทึก

4. งานนำเสนอจะถูกแปลงเป็นไฟล์ประเภทล่าสุด