PowerPoint 2019 (ตอนที่ 3): บันทึกงานนำเสนอ

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างงานนำเสนอใหม่ในPowerPointคุณจะต้องทราบวิธีบันทึกเพื่อเข้าถึงและแก้ไขในภายหลัง เช่นเดียวกับ PowerPoint เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ หากต้องการ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ไปยังระบบคลาวด์ด้วยOneDriveได้ คุณยังสามารถส่งออกและแชร์งานนำเสนอได้โดยตรงจาก PowerPoint

บันทึกและบันทึกเป็น

PowerPoint มีสองวิธีในการบันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น . ตัวเลือกเหล่านี้ทำงานในลักษณะเดียวกั โดยมีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการ

• บันทึก:เมื่อสร้างหรือแก้ไขงานนำเสนอ คุณจะใช้ คำสั่ง บันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะใช้คำสั่งนี้ในเกือบทุกสถานการณ์ เมื่อบันทึกไฟล์ คุณจะต้องเลือกชื่อไฟล์และตำแหน่งในครั้งแรกเท่านั้น จากนั้นคุณเพียงแค่คลิก คำสั่ง บันทึกเพื่อบันทึกไฟล์ด้วยชื่อและตำแหน่งเดียวกัน
• บันทึกเป็น:คุณจะใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนาของงานนำเสนอของคุณโดยยังคงรักษาต้นฉบับไว้ เมื่อใช้บันทึกเป็นคุณจะต้องเลือกชื่อและ/หรือตำแหน่งอื่นสำหรับเวอร์ชันที่คัดลอก

ขอแนะนำ OneDrive

ฟีเจอร์ส่วนใหญ่ใน Microsoft Office รวมถึง PowerPoint มุ่งเน้นไปที่การบันทึกและแบ่งปันเอกสารออนไลน์ ทำได้ด้วย OneDrive พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับเอกสารและไฟล์ ถ้าคุณต้องการใช้ OneDrive ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้ PowerPoint ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ

วิธีบันทึกงานนำเสนอ

สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกงานนำเสนอทุกครั้งที่คุณเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่หรือเปลี่ยนแปลงโปรเจ็กต์ที่มีอยู่ การออมตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้งสามารถช่วยให้งานของคุณไม่สูญหายหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น นอกจากนี้ คุณจะต้องใส่ใจด้วยว่าคุณบันทึกงานนำเสนอไว้ที่ใดเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

1. ค้นหาและเลือก คำสั่ง บันทึกบนแถบเครื่องมือด่วน

2. หากคุณบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก แผงบันทึกเป็นจะปรากฏในมุมมอง Backstage

3. จากนั้น คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ คลิกเบราว์เซอร์เพื่อเลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณยังสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์ไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกงานนำเสนอ

5. ป้อนชื่องานนำเสนอ จากนั้นคลิกบันทึก

6. การนำเสนอจะถูกบันทึก คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึก อีกครั้ง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณในขณะที่คุณแก้ไขงานนำเสนอ

คุณยังสามารถดำเนินการ คำสั่ง บันทึกได้โดยกดCtrl + Sบนแป้นพิมพ์

ใช้บันทึกเป็นเพื่อทำสำเนา

หากคุณต้องการบันทึกงานนำเสนอเวอร์ชันอื่นในขณะที่ยังคงรักษาต้นฉบับไว้ คุณสามารถสร้างสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีไฟล์ชื่อClient Presentationคุณสามารถบันทึกเป็นClient Presentation 2เพื่อให้แก้ไขไฟล์ใหม่และยังคงอ้างอิงกลับไปยังเวอร์ชันต้นฉบับได้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณจะต้องคลิก คำสั่ง บันทึกเป็นในมุมมอง Backstage เช่นเดียวกับเมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกและตั้งชื่อไฟล์ใหม่

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น

หากคุณไม่ต้องการใช้ OneDrive คุณอาจหงุดหงิดที่ OneDrive ถูกเลือกเป็นตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นเมื่อทำการบันทึก หากคุณพบว่าไม่สะดวก คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นได้ เพื่อเลือกพีซีเครื่องนี้แทน OneDrive

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกตัวเลือก

3. กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ PowerPointจะปรากฏขึ้น เลือกบันทึก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้นจากนั้นคลิกตกลง ตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

ใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

PowerPoint จะบันทึกงานนำเสนอของคุณลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือหาก PowerPoint ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

วิธีใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

1. เปิด PowerPoint หากพบไฟล์เวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ แผงการกู้คืนเอกสารจะปรากฏขึ้น

2. คลิกเพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ การนำเสนอจะถูกคืนค่า

ตามค่าเริ่มต้น PowerPoint จะบันทึกอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที หากคุณกำลังแก้ไขงานนำเสนอที่มีความยาวน้อยกว่า 10 นาที PowerPoint อาจไม่สร้างเวอร์ชันบันทึกอัตโนมัติ

หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จากมุมมอง Backstage เพียงเลือก แท็บ ไฟล์คลิกจัดการ งานนำเสนอจากนั้นเลือกกู้คืนงานนำเสนอที่ไม่ได้บันทึก

ส่งออกการนำเสนอ

ตามค่าเริ่มต้น งานนำเสนอ PowerPoint จะถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ .pptx อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์ประเภทอื่น เช่น งานนำเสนอ PDF หรือ PowerPoint 97-2003 การส่งออกงานนำเสนอจาก PowerPoint ไปยังไฟล์ประเภทต่างๆ เป็นเรื่องง่าย

• PDF:วิธีนี้จะบันทึกงานนำเสนอเป็นเอกสาร PDF แทนไฟล์ PowerPoint
• วิดีโอ:วิธีนี้จะบันทึกงานนำเสนอเป็นวิดีโอ
• แพคเกจสำหรับซีดี:คุณสมบัตินี้จะบันทึกงานนำเสนอในโฟลเดอร์ด้วย Microsoft PowerPoint Viewer ซึ่งเป็นเครื่องเล่นสไลด์โชว์พิเศษที่ใครๆ ก็สามารถดาวน์โหลดได้
• เอกสารประกอบคำบรรยาย:ตัวเลือกนี้จะพิมพ์เวอร์ชันของเอกสารที่มีสไลด์เพื่อให้ผู้ดูอ้างอิงถึง
• ไฟล์ประเภทอื่น:ตัวเลือกนี้จะบันทึกไฟล์ในรูปแบบไฟล์อื่น รวมถึงPNGและ PowerPoint 97-2003

วิธีส่งออกงานนำเสนอ

เช่น เราจะบันทึกงานนำเสนอเป็นไฟล์ PowerPoint 97-2003

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. คลิกส่งออก จากนั้นเลือกตัวเลือกที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

3. เลือกประเภทไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกงานนำเสนอ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึก

คุณยังสามารถใช้ เมนู ดรอปดาวน์ประเภทบันทึก เป็นใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกงานนำเสนอในไฟล์ประเภทต่างๆ มากมาย โปรดใช้ความระมัดระวังในการเลือกประเภทไฟล์ที่ถูกต้องที่ผู้อื่นสามารถเปิดได้

แบ่งปันการนำเสนอ

PowerPoint ทำให้การแชร์และทำงานร่วมกันในการนำเสนอโดยใช้ OneDrive เป็นเรื่องง่าย ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่น คุณสามารถส่งไฟล์เป็นไฟล์แนบในอีเมลได้ ถึงแม้จะสะดวก แต่ระบบนี้ยังสร้างไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน ทำให้จัดระเบียบได้ยาก

เมื่อคุณแชร์งานนำเสนอจาก PowerPoint คุณกำลังให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณและคนที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขงานนำเสนอเดียวกันได้โดยไม่ต้องติดตามหลายเวอร์ชัน

หากต้องการแชร์งานนำเสนอ จะต้องบันทึกลงใน OneDrive ก่อน หากต้องการแชร์งานนำเสนอ:

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จากนั้นคลิกแชร์

2. PowerPoint จะกลับสู่มุมมองปกติ และเปิด แผงแชร์ทางด้านขวาของหน้าต่าง จากที่นี่ คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นให้แชร์เอกสารของคุณ ดูรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และให้สิทธิ์ในการแก้ไขหรือเพียงแค่ดูเอกสารเท่านั้น