Belge Kitaplıkları İçin SharePoint Şablonları

Şablonlar, belirli bir düzeni standart hale getirmek için kullanabileceğimiz önceden oluşturulmuş tasarımlardır. Bu öğreticide, belge kitaplıklarında özel SharePoint şablonlarının nasıl ekleneceği ve kullanılacağı hakkında konuşacağız . 

Belge şablonları, süreçleri standartlaştırmak ve bir kuruluş içinde tutarlılık sağlamak için saklanabilir ve yeniden kullanılabilir. Genellikle, belgenin kullanımını bildiren bir şekilde önceden biçimlendirilmişlerdir.

İçindekiler

• SharePoint'te Belge Şablonlarını Kullanmanın Önemi
• Belge Şablonlarını SharePoint'e Yükleme
• Belgeler İçin SharePoint Şablonlarını Kullanma
• Çözüm

SharePoint'te Belge Şablonlarını Kullanmanın Önemi

SharePoint'te bir belge şablonu kullanmanın ana nedeni, kullanıcılarına zaman kazandırmasıdır. Her kullandığımızda bir tür belgeyi biçimlendirmek için zaman harcamak yerine, bir belge şablonunu kaydedip yeniden kullanabiliriz. Ek olarak, şablon kullanmak, her şeyi düzgün bir şekilde biçimlendirdiği için tekdüzeliği sağlayabilir. 

Örneğin, bir otomobil firmasıysak, satış elemanları için genellikle bir fiyat teklifi Excel dosyamız olur. Bu örnekte, bir Alıntılar klasörümüz var.

Bu klasörün içinde, Honda ve Ford için bazı örnek Excel alıntı dosyalarımız var . 

Bu teklif dosyalarını açtığımızda, farklı formatlara sahip olduklarını görebiliriz, bu da onları kontrol etmek veya başka bir araba şirketi için yeni bir teklif dosyası oluşturmak isteyenler için kafa karıştırıcı olabilir. 

Ayrıca, başka bir kullanıcının bir fiyat teklifi dosyası oluşturması gerekirse, bunu yapmanın başka bir yolu olabilir. 

Satış kullanıcılarının her teklif oluşturmaları gerektiğinde kullanabilecekleri bir şablon sağlayabiliriz. Ardından, bunu SharePoint'imize yükleyebiliriz. 

Belge Şablonlarını SharePoint'e Yükleme

Bu eğitim için, kullanıcıların her teklif oluşturduklarında kullanmalarını istediğim örnek bir teklif şablonu oluşturdum. Bu şablonun üzerine firma adı, slogan, alıntı, tarih vb. ekledim. 

SharePoint'e bir şablon yüklemek için Yeni düğmesini ve ardından Şablon ekle'yi tıklamanız yeterlidir .

Bundan sonra, oluşturduğunuz şablonu seçin. Bu örnek için, Fiyat Teklifi Şablonu adlı bir şablon oluşturdum .

Şablonumuzun zaten yüklenmiş olduğuna dair bir bildirim göreceğiz.

Kullanıcılar artık bu şablonu kullanabilir. Yeni düğmesini tıklamaları yeterlidir .

Ardından yüklediğimiz teklif şablonunun listeye eklendiğini göreceğiz. Yine, bu yararlıdır, çünkü kullanıcılar alıntı ekliyorsa, onlara kendi yöntemleriyle bir alıntı Excel dosyası oluşturmamalarını ve bunun yerine sağladığımız bu şablonu kullanmalarını söyleyebiliriz. 

Bu örnek için, aynı biçime sahip olmayan bu iki örnek alıntı dosyasını sileceğim. 

Belgeler İçin SharePoint Şablonlarını Kullanma

Eklediğimiz şablonu kullanmak için, Yeni düğmesini ve ardından o şablonu tıklamanız yeterlidir. 

Gördüğümüz gibi, boş bir excel dosyasına sahip olmak ve sıfırdan bir teklif oluşturmak yerine, artık doldurmamız gereken bir teklif şablonumuz var.

Bu teklif için gerekli detayları girdikten sonra, artık onu yeniden adlandırabiliriz. Bu, Ford için örnek bir alıntıdır , bu yüzden ona Ford adını verdim .

Bir kullanıcının her fiyat teklifi oluşturması gerektiğinde, teklif şablonumuzu kullanması yeterlidir. Bununla, fiyat teklifleri, çağrı sayfaları, toplantı notları ve diğerleri için de şablonlarımız olabilir. Bunu Word veya PowerPoint dosyaları için de yapabileceğimizi unutmayın.

Peki ya kullanıcıların artık kendi Excel çalışma kitaplarını veya Word belgelerini oluşturmalarını istemiyorsak? Bunu da yapabiliriz. Önce Yeni düğmesini, ardından Yeniyi Düzenle menüsünü tıklayın . 

Kullanıcıların yeni bir dosya eklerken kullanabileceği seçeneklerin işaretini kaldırın. Örneğin, bir Excel çalışma kitabı için bir şablonumuz varsa, burada Excel çalışma kitabının işaretini kaldırabiliriz. 

Seçeneklerimizi de düzenleyebiliriz. Örneğin, istersek teklif şablonumuzu sürükleyip en üste koyabiliriz.

Değişiklikleri kaydetmek için Kaydet'i tıklamanız yeterlidir .

Daha sonra tekrar New butonuna basarsak Excel çalışma kitabının listede olmadığını ve artık alıntı şablonumuzun en üstte olduğunu görürüz. 

İstersek Excel çalışma kitabını kolayca geri getirebiliriz. Düzen menüsüne tekrar gidin ve Excel çalışma kitabı onay kutusunu işaretleyin. Her değişiklik yaptığınızda kaydettiğinizden emin olun.

Belirli bir şablonu kaldırmak istiyorsak, üç noktayı ve ardından Sil'i tıklamanız yeterlidir .

Bilgisayarınıza SharePoint Dosyaları Ekleme
SharePoint Siteleri: Kısa Bir Genel Bakış
SharePoint Sitesi | Düzen ve Menü İzlenecek Yol

Çözüm

Sonuç olarak, SharePoint şablonları, çalışmalarımızı, özellikle de belge oluşturma sürecini kolaylaştırmak için harika bir fırsat sunuyor. Bu eğitimde, SharePoint'te özel belge şablonlarını nasıl yükleyeceğinizi ve kullanacağınızı öğrenebildiniz.

SharePoint'te bu özelliğe sahip olmak, kullanıcılarımızı tutarlı belge biçimleri düzenlemeye ve oluşturmaya zorladığı için çok güçlüdür. Umarım, kullanımını ve önemini kavrayabilmişsinizdir.

Herşey gönlünce olsun,

Henry