Outlook 2016 ve 2019 mesajlarında faydalı makrolar nasıl yazılır?

Microsoft Office'te, Office'in temel işlevlerini geliştiren ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmeye yardımcı olan özel programlar oluşturmak için Visual Basic for Applications (VBA) kullanıyoruz. Bu küçük VBA programlarını Makrolar olarak adlandırıyoruz .

Bu öğreticide, Outlook için web'in en eksiksiz Makro geliştirme kaynağını sağlamak istedik. Yeni başlayanlar için Outlook VBA'nın temellerini keşfetmeye odaklanacağız, makro yazmayı öğreneceğiz ve ardından daha gelişmiş bazı yararlı makro fikirlerine bakacağız. Aldığımız geri bildirimlere göre, bu öğreticiyi uyguladıktan sonra Outlook için basit VBA makroları geliştirip çalıştırabilmelisiniz.

• Önce temel bilgiler: Etkin bir Outlook Oturumuna basit bir özel VBA makrosunun nasıl ekleneceğini ve kaydedileceğini öğreneceğiz.
• Daha sonra bilgisayarımıza makro geliştirme ortamını kuracağız.
• Outlook VBA'nın en temel örneklerini inceleyeceğiz. Bu, Makro geliştirme temellerini kavramanıza ve basit makrolar yazmanıza yardımcı olacaktır.
• Ardından, Hızlı Erişim Araç Çubuğunda makromuz için bir kısayol simgesi tanımlayacağız. Bu, makroyu kolaylıkla çalıştırmamızı sağlayacaktır.
• Ayrıca, kodun bilgisayarlarımızda istendiğinde gerçekten çalışmasını sağlamak için Outlook makrolarını etkinleştirerek ve güvenlik ayarlarını işleyerek bitireceğiz.

Bir Outlook Makrosu kaydedebilir miyim?

Diğer Office uygulamalarından farklı olarak Outlook , kullanıcı eylemlerini yakalamak ve arka planda bizim için gerekli VBA kodunu otomatik olarak oluşturmak için basit bir Makro kaydedici sunmaz . Bu nedenle, Outlook'a kendi özel işlevselliğimizi eklemek istiyorsak, basit VBA programları yazmayı öğrenmemiz ve bunları Outlook oturumumuza dahil etmemiz gerekecek.

Not: Office makro kaydedicisinin gerçekte nasıl çalıştığını bilmek istiyorsanız, MS Word Makroları ve Excel VBA Makro eğitimlerine bakmanızı tavsiye ederim .

Outlook'ta VBA Makroları Yazma

1. İlk önce, Microsoft Outlook'u açın.
2. Şimdi devam edin ve Alt + F11 düğmesine basın .
3. VBA geliştiricisi Entegre Geliştirme Ortamı (IDE) açılacaktır.
4. Proje ağacını ThisOutlookSession düğümüne kadar genişletin .
5. ThisOutlookSession'a sağ tıklayın ve ardından Insert 'e basın .
6. Şimdi bir Visual Basic modülü yerleştireceksiniz. Bunu başarmak için devam edin ve Module öğesini seçin .
7. VBA kodunuzu Modül penceresine yapıştırın.
8. Dosya'ya basın ve ardından Kaydet'i seçin .
9. Devam edin ve Geliştirici ortamını kapatın. Bu sizi Outlook kullanıcı arayüzünüze geri getirecektir.

Not: VBA'yı kullanmaya başlamanız için bazı basit kod örnekleri için okumaya devam edin. VBA kodunu asla bilinmeyen kaynaklardan kopyalamayın.

Outlook'ta geliştirici sekmesi nasıl kurulur?

Sık sık Outlook Makroları geliştirecekseniz, Office geliştirme ortamınızı kurmak isteyebilirsiniz. Kulağa hoş geliyor değil mi? Aslında oldukça basit bir işlem. Ayrıntılar için okumaya devam edin:

1. Outlook'u açın , üst Şerit alanına sağ tıklayın ve Şeridi Özelleştir'i seçin .

1. Geliştirici girişini kontrol edin ve Tamam'a basın .

1. Şimdi Şeritte Geliştirici menüsünü bulacaksınız.

Faydalı Outlook VBA örnekleri

Bir e-posta mesajı oluştur

Bu basit pasaj, programlı olarak yeni bir e-posta mesajı öğesi oluşturur.

Komut dosyası bir Outlook posta öğesi oluşturarak başlar, ardından konu, gövde metni ve CC alanlarını ayarlar. Sonunda mesajı Outlook'ta görüntüler, böylece manuel olarak inceleyebilir ve gönderebilirsiniz.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Gelişmiş Not: VBA ile yeni e-postalar tanımlarken önceden tanımlanmış Outlook şablonlarını kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için CreateItemFromTemplate yönteminden yararlanmanız ve Outlook şablon dosyanızın (*.oft ) konumunu belirtmeniz gerekir .

Programlı olarak bir e-posta gönderin

Outlook'un yeni oluşturduğunuz e-postayı otomatik olarak göndermesini istiyorsanız, yukarıda yayınlanan koda aşağıdaki satırı ekleyebilirsiniz. Aşağıdaki satırı , önceki snippet'in End Sub ifadesinin önüne yapıştırın.

MyEmail.Send

E-postaya dosya ekleme

Çoğu durumda, ekli bir dosya ile bir e-posta göndermeyi otomatikleştirmek istersiniz. Bu bir Word belgesi, Excel elektronik tablosu, Powerpoint sunumu, PDF belgeleri vb. olabilir. Ekleri olan bir e-postayı programlı olarak göndermek istiyorsanız, bu kodu kullanın:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Notlar:

• Lütfen snippet'te doğru yolu ve ek dosya adını ayarladığınızdan emin olun.
• Bu örnekte, e-postaya birden fazla alıcı ayarladım , lütfen gerektiği gibi ayarlayın.

VBA ile bir görev oluşturun

Aşağıdaki kod parçası bir Outlook görevi oluşturur, onu başka bir kişiye atar ve görev konusunu ve gövde metnini ayarlar.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

HTML olarak kaydet

Birkaç okuyucu, e-postaları HTML'ye kaydetmenin nasıl otomatikleştirileceğini sordu. Aşağıdaki kod tam olarak bunu başarıyor.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Not: Bu kodu yalnızca Outlook'ta açık olan e-postalarda başlattığınızdan emin olun (Gelen Kutusu/Gezgin görünümünde değil).

Outlook Makroları ile ilgili sorular

Makrolar Outlook'ta nerede depolanır?

Kullandığınız Makro'nun tam olarak nerede saklandığını merak ediyor olabilirsiniz. Örneğin, makroları kişisel.xlb dosyasında veya belirli elektronik tablolarda saklamanıza izin veren Excel'den farklı olarak; tüm Microsoft Outlook makroları, dosya sisteminizde tek bir genel dosyada depolanır. Özellikle, tüm Makrolarınızı depolayan dosyanın adı VBAProject.otm'dir. Dosya şurada bulunabilir: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Outlook makroları için kısayol düğmesi

Bir sonraki adımımız, makroyu kolayca çalıştırmamızı sağlayacak küçük bir kısayol düğmesi eklemek. Basit olması için bu düğmeyi Hızlı Erişim araç çubuğuna ekleyeceğiz.

1. Henüz açılmadıysa Microsoft Outlook'u açın.
2. Üst Outlook Şeridi'ne sağ tıklayın ve Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir'i seçin .

       Not: Simgenizi Hızlı Erişim Araç Çubuğu yerine Şeridin kendisine yerleştirmek için benzer bir prosedür kullanabilirsiniz.

1. ' Komutları seçin ' birleşik giriş kutusuna basın ve Makrolar'ı seçin .

1. Yeni oluşturduğunuz makroyu seçin ve Ekle'ye basın .

1. Hızlı erişim araç çubuğu düğmeniz için özel bir simge resmi tanımlamak için Değiştir'e basın.

1. Bittiğinde, Tamam'a basın.

Outlook'ta bir makro nasıl etkinleştirilir?

Bu adım isteğe bağlıdır ve yalnızca yeni oluşturduğunuz makroyu çalıştırırken bir hata mesajı alırsanız izlenmelidir.

1. Sonraki, Outlook'un VBA makromuzu çalıştırmasına izin vermektir. Varsayılan olarak, Microsoft Office makroları devre dışı bırakır ve bunlara izin vermez; bu nedenle, özel Outlook makronuzun çalışmasına izin vermek için uygun makro güvenliğini tanımlamamız gerekecek.
2. Outlook 2016'da, şeritte Geliştirici'ye tıklayın ve Makro güvenliği'ni seçin .

1. Makro güvenlik ayarlarınızı seçin.
   1. Outlook 2016'da: Yalnızca dijital olarak imzalanmış makrolar için Bildirimler, diğer tüm devre dışı bırakılmış olanlar veya Tüm makrolar için Bildirimler'i seçin .
   2. Outlook 2019'da: Tüm Makroları Bildirimle Devre Dışı Bırak'ı seçin . Bu, makronuz çalıştırılmadan önce kullanıcı onayı gerektiren bir uyarı mesajı gönderir.
2. Makro güvenlik ayarlarınızı yaptıktan sonra Tamam'a basın .

Not: Mevcut güvenlik ayarlarınız, Makroların Outlook'ta çalışmasını engelleyebilir. Burada , Outlook Makro projenizde Makrolar devre dışı bırakılırsa nasıl devam edeceğinize ilişkin bir eğitim bulunmaktadır .

Outlook makronuz nasıl kullanılır?

Son fakat kesinlikle en az değil, şimdi yeni oluşturduğunuz makroyu çalıştırma zamanı.

1. Hızlı Erişim araç çubuğuna gidin (ekranın sol üst tarafı - GİRİŞ menüsünün biraz üstünde).
2. Makronuza atadığınız simgeye basın.
3. Voi'la, (ilk) Outlook VBA makronuzu tamamladınız ve çalıştırdınız!

Ek Outlook Makroları fikirleri

Okurlarımızdan bazıları, Outlook Otomasyonu için başka fikirler belirleyip belirleyemeyeceğimizi sordu. İşte başlamak için birkaç tane.

1. Gelen iletilerdeki ekleri otomatik olarak belirli bir klasöre kaydedin.
2. Bir CSV dosyasındaki randevu girişlerinin listesini okuyun ve bir veya daha fazla takvimde otomatik olarak randevular oluşturun.
3. Gelen e-postalardan otomatik görev/toplantı/kişi oluşturma.
4. Katılımcıların durumunu bir dizi yinelenen toplantıya yanıt durumunu görselleştirin.
5. Excel, Word veya Access'ten Outlook e-postaları gönderin.
6. Belirli bir Outlook klasöründeki tüm ekleri bilgisayarınıza indirin. Outlook Hesabı alanınız sınırlıysa, bu makroyu Outlook'ta yönetmek yerine yalnızca büyük ekleri (örneğin 5 Mb'nin üzerinde) diskinize özel olarak indirmek için kullanabilirsiniz.
7. Outlook kişilerini doğrudan bir Access veritabanına aktarın. Üründe Kişileri CSV'ye aktar seçeneğinin mevcut olduğunu unutmayın.
8. Bireysel veya yinelenen randevular için toplantı bilgilerini otomatik olarak güncelleyin.

Sonraki adımlar

• Belirli bir VBA yardımına mı ihtiyacınız var? Özel bir teklif için bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin .