Outlook 2016 ve 2019da yinelenen e-posta mesajlarını durdurun ve kaldırın

Şunlar için geçerlidir: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 ve macOS (küçük ayarlamalarla).

Outlook'ta bir sürü fazla sayıda yinelenen e-posta öğeniz, irtibat kişiniz ve takvim girdiniz oldu mu ve gerçek şeylere odaklanabilmeniz için bu can sıkıcı yinelenenleri hızla temizlemek istediniz mi?

Öyleyse okumaya devam edin, çünkü bugün size bu mesajları almayı nasıl durdurabileceğinizi ve yinelenen e-postaları pahalı bir temizleme aracı satın almadan posta kutunuzdan nasıl kaldırabileceğinizi göstereceğiz.

İlk olarak, en yaygın e-posta çoğaltma vakalarının en yaygın nedenlerini açıklayacağız. Ardından, gereksiz konuşmaları, kişileri ve toplantıları e-posta gelen kutunuzdan kolaylıkla temizlemek için kolayca uygulayabileceğiniz bazı basit çözümler sunacağız.

Posta kutunuzdaki yinelenen e-postanın nedenleri

Geçmişte gördüklerime göre, Outlook kopyaları genellikle altı ana nedenden kaynaklanır :

1. Kurallar doğru yapılandırılmamış : E-posta alındığında iki veya daha fazla kuralın tetiklendiği ve aynı iletilerin birden çok örneğine neden olduğu durumlar olabilir.
2. Yanlış hesap kurulumu : Bazı durumlarda, kullanıcıların yanlışlıkla aynı e-posta hesabının birden çok örneğini tanımladığını ve bunun da her gelen e-postanın, kişilerin ve takvim girişlerinin birden çok örneğine neden olduğunu gördüm.
3. Gönderme/alma aralığı çok kısa . Gelen kutunuzun güncelleme sıklığı çok kısaysa; Outlook, iletiyi gelen kutunuza yükleyebilir, ancak ileti oluşumlarını senkronize/yüklenmiş olarak işaretleyemeyebilir. Bu, aynı mesajların birden fazla tekrarı ile sonuçlanır.
4. Senkronizasyon sorunları : Ayrıca, 3. taraf sağlayıcılarla olan senkronizasyon sorunlarından kaynaklanan yinelenen kişiler ve mesajlar gözlemledik.
5. Outlook Takviminde toplantıları ve randevuları manuel olarak kopyalayıp yapıştırırken kullanıcı hataları .
6. Birkaç Outlook kişisel klasörünün (PST dosyaları olarak da anılır) tek bir klasörde yanlış birleştirilmesi .

Yinelenen Outlook öğelerinin etkisi

1. Verimliliğinize zarar verirler.
2. Kafa karıştırırlar ve hatalara neden olurlar. Aynı nota birden fazla cevap verdiğinizi hayal edin :-(…
3. Outlook istemcinizin yükleme performansını etkileyebilirler. Bilgisayarınızda veya sunucunuzda ne kadar çok ileti depolanırsa, Outlook'un başlangıçta yüklenmesi gerekecek, performansı o kadar yavaş olacaktır.
4. Dups gelen kutunuzu doldurur. İş kullanıcılarının, BT departmanları tarafından sağlanan tahsis edilen e-posta depolama kapasitesine uymak için e-postayı silmeleri gerekir.

Artık temel nedenleri ve etkiyi anladığımıza göre, bazı olası çözümlere odaklanalım.

Outlook'ta yinelenen e-postayı kaldırın

Piyasada birkaç e-posta çoğaltmayı kaldıran yardımcı programlar ve eklentiler vardır, ancak kullanıma hazır Outlook işlevini kullanmanız gerektiğine inanıyor ve öneriyoruz. Tam prosedür için okumaya devam edin.

• Microsoft Outlook'u açın (bu işlem 2013 ve 2016 sürümlerinde çalışacaktır).
• Bir temizleme prosedürü uygulamadan önce her zaman e-postanızı yedeklemeniz önerilir. İşte Outlook e-postanızı, takviminizi ve kişilerinizi dışa aktarmak ve yedeklemek için adım adım bir prosedür .
• Bitirdikten sonra, yinelenen e-postaların bulunduğu klasörü seçin.
• Ana Sayfa altında , devam edin ve Şeritteki Temizle açılır kutusunu seçin.

• Konuşmadaki yinelenen e-postaları silmek ve Silinmiş Öğeler klasörüne taşımak için Konuşmayı temizle'yi seçin .
• Klasörü temizle , belirli bir klasördeki yinelenen e-postaları silecek ve Silinmiş Öğeler'e taşıyacaktır.
• Daha eski ve alt klasörleri temizleme , alt klasörleri de temizlemenize olanak tanır.
• İşiniz bittiğinde, yinelenen e-posta örneklerinizi tamamen silmek için Silinmiş Öğeler klasörüne sağ tıklayıp Boş Klasör'e basabilirsiniz .

Not: MAC için Microsoft Office kullanıcısıysanız, Ev Şeridi'nizde Temizleme seçeneğini bulacaksınız.

E-posta çoğaltma sorunlarını önleme

1. İlgiliyse, gelen her ileti için birden çok kuralın paralel olarak tetiklenmediğinden emin olmak için Outlook kurallarınızı kontrol edin .
2. 3. taraf web e-posta sağlayıcıları kullanıyorsanız,  GMail, Yahoo ve Outlook.com hesaplarınızın Outlook'ta doğru tanımlanıp tanımlanmadığını kontrol edin.
3. Şimdi, gelen kutusu güncellemenizin sıklığını artırın. İşte adım adım süreç:
   • Outlook'ta Gönder / Al'a basın
   • Gönder / Al Grupları'na basın
   • Şimdi devam edin ve Gönderme / Alma Gruplarını Tanımla'yı seçin
   • Şimdi zaman aralığını 15 ile 30 dakika arasında bir değere ayarlayın (Aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın)
   • Tamam'ı tıklayın.

Yinelenen kişileri temizleme

Kişiler sekmenizde yinelenen kişiler bulduysanız, bu öğreticiyi gereksiz kişileri kaldırmak için çok yararlı bulacaksınız. Outlook kişi listenizdeki yinelenen girişleri birleştirmek için belirtilen adımları izleyin.

Umarım yardımcı olur!