Outlook Şablonları: PC ve MAC için Office 365, 2019 ve 2016da e-posta ve toplantı şablonları oluşturun

Son güncelleme: Ekim 2019.

İşte bir okuyucu için az önce aldığımız bir soru:

Merhaba, ben bir seyahat acentesiyim ve müşterimin bana gönderdiği e-postaları yanıtlamak için özel bir e-posta şablonu tanımlamak istiyorum. Ayrıca randevu planlama sürecimi hızlandırmak ve hızlı bir şekilde randevu ve toplantı oluşturmak için kullanabileceğim bir şablona sahip olmak istiyorum. Yardımcı olursa, Outlook 365 kullanıyorum. Sunabileceğiniz her türlü yardım için şimdiden teşekkürler.

Sorunuz için teşekkürler. İşte başlıyoruz ;-):

Outlook e-posta şablonları

Önceden tanımlanmış e-posta mesajlarını ayarlamak oldukça basittir. Tek yapmanız gereken, bir e-posta mesajı yazıp biçimlendirmek ve daha sonra kullanmak üzere bir şablon olarak kaydetmek.

Not: Basitlik için, bu yazıda basit mesaj ve toplantı şablonu örneklerini kullanacağım, ancak Outlook için daha karmaşık kullanıcı doldurulabilir formları tanımlamaya bakmak isteyebilirsiniz .

Outlook e-posta şablonları oluşturmak için şu adımları izleyin :

1. Outlook'u açın.
2. Yeni E-posta'ya basın.
3. E-posta konunuzu yazın.
4. E-posta metninizi yazın. İşte basit bir örnek:

1. İmzanızı ekleyin (gerekirse).
2. Şimdi, daha sonra tekrar kullanmak için e-postanızı bir Outlook şablon dosyası (çoğunlukla uzantılı) olarak kaydetmeniz gerekecek.
3. Devam edin ve Dosya'ya basın.
4. Şimdi Farklı Kaydet'e basın ve bir dosya adı girin; basit örneğimizde şöyle olacaktır: “Konuşan Uygulama Onaylandı”.
5. E-postayı şablon olarak kaydedin, dosya türünü aşağıda gösterildiği gibi .oft olarak ayarlamayı unutmayın.

1. Kaydet'e basın.
2. Mesajı kapatın.
3. İstenirse, Tüm değişiklikleri kaydet'e basın.

Şablona dayalı bir e-posta gönderme

Mevcut şablonlarınızı yeniden kullanmak da oldukça basittir:

1. Outlook'u açın.
2. Yeni Öğeler'e basın.
3. Şimdi Daha Fazla Öğe'yi seçin.
4. Form Seç'i seçin.
5. Şimdi, önceki adımda oluşturduğunuz şablonun depolanacağı konumu seçmeniz gerekecek. Dosya Sistemi konumunda Kullanıcı Şablonlarını seçin ve aşağıda gösterildiği gibi “Konuşan Uygulama Onaylandı” girişini seçin

1. Aç'a basın.
2. Kime ve Bilgi kutularında e-posta alıcılarınızı tanımlayın; Gerekirse bir Siyah karbon kopya (BCC) tanımlayın.
3. E-postanızı gönderin.

Outlook toplantı davet şablonları

Aynı şekilde, toplantı ve randevularınız için önceden tanımlanmış biçimleri yeniden kullanabilirsiniz.

Sadece devam edin ve toplantı şablonunuzu tanımlayın ve onu bir .otf dosyası olarak kaydedin; ardından isteğinizi toplantı katılımcılarına gönderin.

Mesajınızı ve randevu şablonlarınızı düzenleme

Zaman zaman Outlook formunuzu / şablonunuzu değiştirmeniz gerekebilir.

Bunu yapmak için lütfen aşağıdaki gibi hareket edin:

1. Form dosyanızı yukarıda şablonları yeniden kullanma bölümünde gösterildiği gibi açın.
2. Gerekli değişiklikleri yapın.
3. Dosya'ya, ardından Farklı Kaydet'e basın ve ardından dosyanızı farklı bir ad kullanarak kaydedin.

Şablonlar nereye kaydedilir?

Birkaç okuyucu, Outlook'un genellikle tüm özel kalıpları hangi dosya yolunda sakladığını sordu.

Varsayılan olarak konum, kullanıcı hesabınızın altındadır. Windows 10/8 veya 7'de şu şekilde olacaktır: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Dosyalarınızı Windows PC işletim sisteminizde farklı konumlarda saklayabilirsiniz.

İpucu: Tam konumdan emin değilseniz, .oft dosyaları için bir Windows araması çalıştırabilirsiniz.

macOS için E-posta Şablonları

Özel biçiminizi tanımlama

macOS için Outlook kullanıyorsanız ve kendi özel şablon biçimlerinizi tanımlamak istiyorsanız, aşağıdakileri yapın:

1. Outlook'u açın
2. Yeni Posta'yı Vur
3. E-posta metninizi yazın.
4. Üst çubuktan Şablon Olarak Kaydet'e basın…
5. Ardından şablon klasörünüzü seçin ve Kaydet'e basın.

macOS'ta şablon tabanlı mesajlar gönderin

Özel e-postanızı sabit olarak kaydettikten sonra, işinizi hızlandırmak için başlayabilirsiniz ve yeniden kullanabilirsiniz. Lütfen şu talimatları izleyin:

1. Outlook'u açın.
2. Üst çubuktan Dosya'ya basın
3. Yeni'ye basın ve Şablondan Yeni'yi seçin
4. Şablonlar klasörünüz açılacak, Windows'un aksine macOS'un şablonlarınızı .emltpl dosyaları olarak sakladığını unutmayın.
5. E-posta şablonunuzu seçin ve Tamam'a basın .
6. E-posta alıcılarınızı gerektiği gibi tamamlayın.
7. Son fakat kesinlikle en az değil, devam edin ve mesajınızı gönderin.

Not: macOS'ta Outlook, randevu ve toplantı şablonlarını desteklemez