Excelde Tutarsızlıkları Bulma – Açıklanan 5 Kolay Teknik

Microsoft Excel'de büyük veri kümeleri ile çalışırken verilerde tutarsızlıklarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Bu tutarsızlıkların belirlenmesi ve düzeltilmesi, doğru raporlama ve analizin sağlanması için kritik öneme sahiptir.

Güzel haberler? Excel, bu sorunları bulmanıza ve çözmenize yardımcı olacak çeşitli araçlar ve tekniklerle birlikte gelir. Bu yazıda, en etkili yöntemlerden bazılarını öğreneceksiniz. Bu, filtrelemeyi, koşullu biçimlendirmeyi ve gelişmiş formülleri kullanmayı içerir.

Bu teknikleri günlük iş akışınıza dahil ederek, verilerinizi yönetme ve analiz etmede daha verimli hale geleceksiniz. Sonuç olarak, projeleriniz için daha iyi karar verme ve iyileştirilmiş sonuçlar sağlar.

İçindekiler

• Excel'deki Tutarsızlıkları Anlamak
• Excel'de Tutarsızlıkları Bulmanın 5 Yolu
• 1 – Excel'de Manuel İnceleme Yoluyla Tutarsızlıkları Bulma
• 2 – Tutarsız Verileri Algılamak ve Düzeltmek için Excel'de Filtre Kullanma
• 3# – Koşullu Biçimlendirme ile Tutarsızlıkları Vurgulama
• #4 – Gelişmiş Excel İşlevleriyle Tutarsızlıkları Bulma
  • IF ve IS İşlevleri
  • DÜŞEYARA, YATAYARA ve XLOOKUP
  • KİBRİT
• 5 – Tutarsızlık Tespiti için Excel Eklentilerini Kullanma
• Tutarsızlıkları Önlemek İçin Veri Doğrulama Kurallarını Nasıl Oluşturabilirsiniz?
• Son Sözümüz

Excel'deki Tutarsızlıkları Anlamak

Satır ve sütunlardaki tutarsızlıklar, insan girişi hatalarından, yinelenen girişlerden veya veri biçimlendirmesindeki düzensizliklerden kaynaklanabilir.

Aşağıdaki verilere bir göz atın. Walter White ve Wayne Cena'nın Cinsiyetinin yanlış yazıldığını fark edeceksiniz - Male yerine Mael. Gerçekten de, bu senaryodaki hataları fark etmek ve düzeltmek kolaydır. Ancak binlerce satır ve sütun içeren e-tablolarda durum böyle değildir.

Bu tutarsızlıkları bulmak ve yönetmek için aşağıdaki Excel özelliklerini kullanabilirsiniz :

• Filtreler: Benzersiz değerleri görüntülemek ve tutarsız verileri hızla tespit etmek için belirli sütunlara filtreler uygulayın.
• Koşullu Biçimlendirme: Belirli ölçütleri karşılayan hücreleri veya sütunlar arasında eşleşmeyen verileri vurgulamak için biçimlendirme kurallarını kullanın.
• Gelişmiş Excel İşlevleri: Veri kümelerini karşılaştırmak ve aralarındaki tutarsızlıkları belirlemek için KAÇINCI ve DÜŞEYARA gibi işlevleri kullanın .

Excel'de bu özelliklerin nasıl kullanılacağını anlayarak, veri kümelerinizdeki tutarsızlıkları verimli bir şekilde tespit edebilir ve düzeltebilirsiniz.

Excel'de Tutarsızlıkları Bulmanın 5 Yolu

Excel'deki tutarsızlıkların üstesinden gelmeyi sevdiğimiz 5 ana yol vardır:

1. Manuel İnceleme
2. Filtreleme
3. Koşullu biçimlendirme
4. Gelişmiş Excel İşlevleri
5. Excel Eklentileri

Size en uygun yolu bulabilmeniz için her birini inceleyelim.

1 – Excel'de Manuel İnceleme Yoluyla Tutarsızlıkları Bulma

Excel ile çalışırken manuel inceleme, verilerinizdeki tutarsızlıkları belirlemek için yararlı bir yöntem olabilir. Bu süreç, tutarsızlıkları veya hataları tespit etmek için veri setlerinin dikkatli bir şekilde incelenmesini gerektirir.

Manuel inceleme yapmak için izleyebileceğiniz bazı adımlar şunlardır:

• Üzerinde çalıştığınız veri kümelerini açıkça anlayarak başlayın. Satırları, sütunları ve biçimlendirmeyi öğrenin.
• Veriler arasında gezinin ve her hücrede sunulan bilgilere çok dikkat edin. Verilerin daha kolay okunmasını sağlamak için dolgu rengiyle hücre vurgulama, metin biçimlendirme veya koşullu biçimlendirme gibi araçları kullanabilirsiniz.
• Bir satırı diğeriyle veya bir sütunu diğeriyle karşılaştırın. Excel sayfalarınızda yanlışlıklara neden olabilecek eşleşmeyen bilgileri, yinelenen girişleri vb. arayın.
• Tutarsızlıkları belirledikçe, bir liste oluşturun veya bunları belgelemek için yorumları kullanın. Daha sonra bunlar, sorunların düzeltilmesi için önemli referanslar olabilir.

Bir Excel elektronik tablosundaki tutarsızlıklar için verileri manuel olarak incelerken, anahtar sabırdır. Bu süreç zaman alıcıdır. Ancak olası hataları belirlemek için iyi bir başlangıç ​​noktasıdır.

2 – Tutarsız Verileri Algılamak ve Düzeltmek için Excel'de Filtre Kullanma

Tutarsız verileri algılamanın en kolay yollarından biri Excel'in Filtresini kullanmaktır .

Filtre ile aşağıdaki veri setinde Cinsiyet sütunundaki yanlış verileri izole edeceğiz :

1. Giriş sekmesinde Sırala ve Filtrele'yi seçin .

2. Filtre'yi seçin – imlecinizin veri aralığında olduğundan emin olun.

3. Tutarsız veriler içeren sütundaki açılır liste okuna tıklayın .

4. Şimdi, tüm doğru eşleşen verilerin seçimini kaldırın. Bizim durumumuzda, Erkek . Ardından, değişiklikleri kaydetmek için Tamam'ı tıklayın.

5. Excel çalışma sayfanız artık yalnızca yanlış değerlere sahip satırları gösterecek. Bunları düzeltmek için Ana Sayfa sekmesinde Bul ve Seç'i tıklayın .

6. Açılır liste göründüğünde Değiştir'e tıklayın.

7. Neyi bul'a yanlış değeri ve Şununla değiştir'e doğru değeri yazın . Ardından, Tümünü Değiştir'i tıklayın .

8. Değişiklikleri onaylayan bir iletişim kutusu görünecektir. Devam etmek için Tamam'ı tıklayın .

3# – Koşullu Biçimlendirme ile Tutarsızlıkları Vurgulama

Sütun ve satır farklılıklarını belirlemenin başka bir yolu da koşullu biçimlendirme kullanmaktır.

Vurgu Hücreleri, Üst/Alt, Veri Çubukları, Renk Ölçekleri ve Demir Setleri gibi kurallara erişebilirsiniz. Ayrıca, yeni bir kural oluşturabilir ve önceki kuralları yönetebilir veya temizleyebilirsiniz.

Size koşullu biçimlendirmenin gücünü göstermek için örnek bir tablo kullanacağız:

1. Tablonuzu veya tercih ettiğiniz satırları ve sütunları seçin. Sütun A (Şirket) ve Sütun B (Ülke) seçiyoruz. Ardından, Giriş sekmesinde Koşullu Biçimlendirme'yi seçin .

2. Bir kural türü ve ardından kuralı seçin. Vurgulu Hücre Kurallarını ve Yinelenen Değerleri seçiyoruz …

3. Şimdi, hücreleri biçimlendirmek için Yinelenen veya Benzersiz değerleri ve Dolgu Rengi ve Yazı Tipi'ni vurgulayıp vurgulamayacağımızı seçmeliyiz . Bittiğinde, Tamam'ı tıklayın .

4. Tüm yinelenen değerler artık Koyu Kırmızı Metinli Açık Kırmızı Dolgu ile vurgulanmıştır.

#4 – Gelişmiş Excel İşlevleriyle Tutarsızlıkları Bulma

IF ve IS İşlevleri

Hücreleri karşılaştırmak ve farklılıkları belirlemek için IF ve IS fonksiyonlarını kullanabilirsiniz.

=IF(A2=B2,"MATCH","NOT MATCHED")Örneğin, A2 ve B2 hücrelerini karşılaştırmak için formülü kullandık . Ve diğer hücrelere uygulamak için formülü sürükledik. Bu nedenle, aynı hücreler MATCH döndürür, aksi takdirde MATCHED DEĞİLDİR .

Belirli veri türlerini kontrol etmek için EĞER'i ISNUMBER veya ISTEXT gibi IS işlevleriyle birleştirebilirsiniz. Örneğin, formül, B2 sayısal ise ve aksi takdirde NaN ise c sütununda Sayı=IF(ISNUMBER(B2), "Number", "NaN") döndürür .

DÜŞEYARA, YATAYARA ve XLOOKUP

DÜŞEYARA (Dikey) ve YATAYARA (Yatay) işlevleri, iki tablonun farklı sütunlarındaki veya satırlarındaki değerleri karşılaştırırken kullanışlıdır. Bunu yapmak için aşağıdaki formülü kullanın: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) veya =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]).

aranan_değeri diğer tabloda bulmak istediğiniz değerle, tablo_dizisini ikinci tablodaki hücre aralığıyla, col_index_num veya row_index_num'u değer döndürmek istediğiniz sütun veya satırın dizin numarasıyla ve [aralık_bak] ile değiştirin Tam eşleşmeler için YANLIŞ veya yaklaşık bir eşleşme için DOĞRU .

Aşağıdaki öğreticide, bir eşleşme bulunursa Sütun B'den Maaşlarını çekmek için Sütun A ve Sütun D'deki Çalışan Adlarını karşılaştırmak için Sütun E'deki DÜŞEYARA işlevini kullanıyoruz.

XLOOKUP, Excel 2021 ve Excel 365'te kullanılabilen DÜŞEYARA ve YATAYARA'nın yenilenmiş bir sürümüdür. XLOOKUP'a formül: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array,[if_not_found]).

aranan_değeri diğer tabloda bulmak istediğiniz değerle, aranan_diziyi ikinci tabloda aranacak hücre aralığıyla, dönüş_dizisi ile değer döndürmek istediğiniz diziyi ve [if_nout_found] ile eşleşen bir metin değeri değiştirin değerler bulunur.

İşte aynı tabloları içeren hızlı bir XLOOKUP örneği:

KİBRİT

MATCH işlevi, tutarsızlıklar için iki listeyi karşılaştırmak için de kullanılabilir.

KAÇINCI işlevi, =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])bir aralıkta belirtilen bir öğeyi arar ve bu aralıktaki öğenin göreli konumunu döndürür.

Burada Karpuzların A2:A8 dizisindeki konumunu MATCH kullanarak buluyoruz . Aranan_değere tam olarak eşit olan ilk değeri bulmak için eşleşme_türünü 0 olarak kullanıyoruz .

5 – Tutarsızlık Tespiti için Excel Eklentilerini Kullanma

Excel, tutarsızlıkları daha verimli bir şekilde saptamanıza ve çözümlemenize yardımcı olabilecek çeşitli eklentiler ve yerleşik araçlar sunar. Bu bölümde, bu yararlı eklentilerden bazılarını tartışacağız.

Öncelikle, Elektronik Tablo Sorgulama eklentisini kullanmayı düşünün. Bu, iki çalışma kitabını karşılaştırmanıza ve hücre hücre farklılıkları vurgulamanıza yardımcı olabilir. Elektronik Tablo Sorgulama eklentisini etkinleştirmek için:

1. Dosya sekmesine tıklayın.

2. Seçenekler'i seçin ve ardından Eklentiler kategorisine tıklayın.

3. Yönet kutusunda, COM Eklentileri'ni seçin ve Git'e tıklayın .

4. Elektronik Tablo Sorgula kutusunu işaretleyin ve Tamam'ı tıklayın .

5. Etkinleştirildiğinde, Dosyaları Karşılaştır komutunu kullanmak için Sorgula sekmesine gidin .

Tutarsızlık tespiti için başka bir kullanışlı araç da Analysis ToolPak'tir . Bu eklenti, tutarsızlıkları analiz ederken yararlı olabilecek gelişmiş istatistiksel işlevler ve veri analiz araçları sağlar.

Analysis ToolPak'i etkinleştirmek için, Elektronik Tablo Sorgulama eklentisini etkinleştirmekle aynı adımları izleyin. Ancak Yönet kutusunda Excel Eklentileri'ni seçin ve Araç Paketini Analiz Et kutusunu işaretleyin.

Özetle, Excel, verilerinizdeki tutarsızlıkları saptamanıza ve yönetmenize yardımcı olacak çeşitli eklentiler sunar. Bu araçlara ve formüllere aşina olarak veri doğruluğunuzu artırabilirsiniz.

Tutarsızlıkları Önlemek İçin Veri Doğrulama Kurallarını Nasıl Oluşturabilirsiniz?

Excel'de tutarsızlıkları önlemeye yardımcı olabilecek veri doğrulama kuralları oluşturmak için şu adımları izleyin:

1. Kısıtlamak istediğiniz hücreleri seçin. Bu, tek bir hücre, bir hücre aralığı veya tüm bir sütun olabilir.

2. Araç çubuğundaki Veri sekmesine gidin ve Veri Doğrulama düğmesine tıklayın (iki yatay kutu, bir yeşil onay işareti ve bir kırmızı çapraz daire ile işaretlenmiştir).

3. Veri Doğrulama penceresinde, Ayarlar sekmesinde olduğunuzdan emin olun. Burada, doğrulama kriterlerinizi ihtiyaçlarınıza göre tanımlama fırsatına sahip olacaksınız.

Excel'de çeşitli doğrulama ölçütleri vardır ve bunlardan bazıları şunlardır:

• Tam sayı – yalnızca belirli bir aralıktaki tam sayılara izin verir.
• Ondalık - yalnızca belirli bir aralıkta ondalık sayılara izin verir.
• Liste – girişi önceden tanımlanmış kabul edilebilir değerler listesiyle sınırlar.
• Tarih – belirli bir tarih aralığındaki tarihleri ​​gerektirir.
• Zaman – yalnızca belirli bir zaman aralığındaki süreleri kabul eder.
• Metin uzunluğu – girilen metnin uzunluğuna kısıtlamalar getirir.
• Özel – Excel formüllerini kullanarak özel doğrulama kuralları oluşturmanıza olanak sağlar.

Uygun doğrulama kriterlerini seçtikten sonra, gereken parametreleri belirtin. Örneğin, Tam Sayı'yı seçerseniz , Minimum ve Maksimum'u , arasında, eşittir, küçüktür, vb. gibi bir Veri aralığı doğrulayıcı ile ayarlamanız gerekir.

Doğrulama ölçütlerine ek olarak, kullanıcıların doğrulama kurallarınızı anlamasına ve bunlara uymasına yardımcı olmak için özel hata mesajları ve giriş ipuçları da ayarlayabilirsiniz. Bunu yapmak için, istediğiniz mesajları girmek için Giriş Mesajı ve Hata Uyarısı sekmelerine geçin .

Veri doğrulama kurallarını uygulayarak, veri tutarsızlıkları olasılığını önemli ölçüde azaltır ve Excel çalışma sayfalarınızın genel doğruluğunu artırırsınız.

Son Sözümüz

Bu makalede, Excel verilerinizdeki tutarsızlıkları bulmak ve gidermek için çeşitli yöntemler öğrendiniz. Bu temel stratejileri özetleyelim:

• Benzersiz değerleri ve tutarsız verileri belirlemek için sütunlardaki Filtre açılır menülerini kullanma .
• Bir grup kural şablonu kullanarak tutarsızlıkları vurgulamak için seçili hücrelerde Koşullu Biçimlendirmeyi kullanma .
• İki liste veya tablodaki verileri çapraz kontrol etmek için KAÇINCI , DÜŞEYARA , XLOOKUP vb. gibi gelişmiş Excel işlevlerini uygulama .
• Tutarsızlıkları tespit etmek için Excel eklentilerini kullanma .
• Verilerdeki hataları önlemek için Veri doğrulama kurallarını ayarlama

Excel beceri setinizdeki bu tekniklerle verileriniz daha doğru ve güvenilir olacaktır.

E-tablolarınızdaki tutarsızlıkları tespit etmede daha verimli olmak için bu yöntemleri düzenli olarak uygulamayı unutmayın.

kaydolarak becerilerinizi geliştirmeye devam edin ve Excel'de daha da yetkin hale gelmek için yeni özellikleri ve işlevleri keşfetmeye devam edin.