MS Flow: E-posta Yoluyla SharePointe Nasıl Yüklenir

Bu blogda, kaynağı SharePoint olmayan bir MS Flow oluşturup analiz edeceğiz . Bu akışı, dosyaları e-posta yoluyla göndererek SharePoint'e yüklemek için kullanacağız.

İçindekiler

• genel bakış
• MS Flow İçin Yeni Bir Belge Kitaplığı Oluşturma
• Otomatik Bulut Akışı Kurma
  • 1. Akış Adını ve Tetikleyiciyi Ayarlama
  • 2. Bildirimler İçin Eylemi Ayarlama
  • 3. Dosya Yükleme Eylemini Ayarlama
• Otomatik MS Akışını Test Etme
• Çözüm

genel bakış

Bu örnek Power Automate akışında , insanların gider raporları, muhasebe raporları ve diğer dosyaları gönderebileceği bir posta kutusu ayarlamamız gerekiyor. Bu dosyalar, SharePoint'in alması ve SharePoint içindeki bir belge kitaplığına eklemesi gereken bu posta kutusuna gönderilecek .

Bir kullanıcının SharePoint içindeki bir belge kitaplığına gidip oraya dosya eklemesi yerine , dosyayı, konu satırı dosyanın adı olacak şekilde bir e-posta adresine e-postayla gönderir. Bundan sonra, otomatik olarak belge kitaplığına eklenmelidir.

Bunu öğrenerek, fotoğraflarınızı merkezi posta kutunuza gönderebileceğiniz ve bu fotoğrafları her zaman yedeklenen merkezi fotoğraf kitaplığınıza ekleyebileceğiniz bir sisteme sahip olabilirsiniz.

MS Flow İçin Yeni Bir Belge Kitaplığı Oluşturma

Öncelikle Yeni'ye tıklayarak yeni bir belge kitaplığı oluşturacağız .

Ardından, Belge Kitaplığı'nı tıklayın .

Ardından, Belge kitaplığı oluştur panelini görüntüler .

Ad metin alanına  “ Finansal Raporlar ” yazın.

Ardından, Oluştur'u tıklayın .

Şimdilik, yeni belge kitaplığı hala boş olmalıdır.

Otomatik Bulut Akışı Kurma

Otomatikleştir'i tıklayarak başlayın .

Ardından, Power Automate'i seçin .

Ardından, Akışlarınızı görün 'ü tıklayın .

Daha sonra sizi yeni bir sayfaya yönlendirecektir.

Ardından, Yeni akış 'ı tıklayın .

Ardından, Otomatik bulut akışı 'nı tıklayın .

Yeni bir iletişim kutusu açacaktır .

1. Akış Adını ve Tetikleyiciyi Ayarlama

Akış adı metin alanına " E-postadan DL'ye " yazın .

Akışınızın tetikleyicisini seçin metin kutusunda, Bir e-posta geldiğinde'yi seçin. Sadece " email " yazın ve aşağıdaki tetikleyicileri önerecektir.

Yeni bir e-posta geldiğinde (V3) öğesini seçin .

Ardından, Oluştur'u tıklayın .

Bunun genellikle merkezi bir e-posta olduğunu unutmayın, ancak bu örnek için kişisel bir e-posta kullanacağız.

Bundan sonra, Yeni bir e-posta geldiğinde açılır kutusu görünecektir.

Bunu yalnızca ekleri olan e-postalar için ayarlayacağız. Bu nedenle, Gelişmiş seçenekleri göster ' i tıklayın .

Ekleri Dahil Et alanı için Evet olarak ayarlayın .

Yalnızca Eklerle alanını da Evet olarak ayarlayın .

Ardından, + Yeni adım 'ı tıklayın .

Bu , Bir işlem alanı seçin kutusunu görüntüler .

2. Bildirimler İçin Eylemi Ayarlama

Kendimize bir ekip mesajı göndereceğiz, bu nedenle “team” yazın ve Microsoft Teams'i seçin .

Microsoft Teams'e tıkladıktan sonra Actions'ı ayarlamamız gerekiyor . Örneğimizde, Mesaj gönder'i bir sohbette veya kanalda kullanacağız .

Ardından, Gönderiyi Kanal olarak ayarlayacağız .

Bundan sonra Ekibi TestSite olarak ayarlayın .

Ve Kanal, Hata Ayıklamaya ayarlanmalıdır çünkü bunu hata ayıklama amacıyla kullanacağız.

Ardından, “ Yeni bir dosya eklendi! ”.

Son olarak, Kaydet'i tıklayın .

+ Next Step diyerek bir sonraki adıma geçelim .

3. Dosya Yükleme Eylemini Ayarlama

Arama çubuğuna " sharepoint " yazarak SharePoint'e geri dönelim .

Ardından, sonuçlardan SharePoint'i seçin.

Eylemler için , arama çubuğuna “ dosya ” yazın.

Ardından Dosya oluştur'u tıklayın .

Bir dosya oluşturmak için Site Adresini ve Klasör Yolunu belirtmemiz gerekiyor .

Site Adresi TestSite'dir . _ Açılır menüyü tıklarsak, onu seçebileceksiniz.

Klasör Yolu için klasör simgesine tıklayın .

Ardından, metin kutusundan Mali Raporlar'ı seçin .

Ardından, Dosya Adını ayarlayacağız . Bunu farklı şekillerde ayarlayabiliriz, ancak bu örnek için onu Konu olarak ayarlayacağız . Bu, Dosya Adı'nın Konu ile aynı ada sahip olacağı anlamına gelir .

Ardından, Dosya İçeriği, Ek İçeriği olarak ayarlanmalıdır .

Son olarak, Kaydet'i tıklayın .

Otomatik MS Akışını Test Etme

Akışı test etmek için sağ üstteki Test'e tıklayalım .

Ardından, Manuel olarak öğesini tıklayın .

Ardından, Test düğmesine tıklayın.

Bundan sonra, bu adrese başka bir e-posta adresi kullanarak bir e-posta göndereceğiz. Bu örnekte, onu Henry'ye göndereceğiz, bu yüzden “ [email korumalı] ” yazacağız .

Konu “ Muhasebe_20210930 ” olacaktır .

Ardından, bir dosya eklememiz gerekiyor. Bu posta uygulamasında Ekle'yi tıklayacağız .

Ardından Dosyalar'ı tıklayın .

Rastgele bir dosya ekleyeceğiz. Bu örnek için “ Yemek Menüsü ” nü kullanacağız .

Ardından Gönder'i tıklayın .

Sonuç olarak, e-postayı almalıyız.

Akışımıza geri dönersek, sürecin her adımını görebileceğiz.

Yeni bir dosya eklendiğinde bir mesajı otomatikleştirdiğimiz için, MS Teams'imiz hakkında bir bildirim alacağız .

Mali Raporlar belge kitaplığına geri dönersek , önceki e-postamızın konusuyla aynı ada sahip bir dosya görürüz.

Microsoft Power Automate'te LuckyTemplates Automated Flow'da Verileri Yenilemek İçin Power Automate Nasıl Kullanılır
Microsoft Flows: Power Automate'te Düzenleme ve İzleme

Çözüm

Sonuç olarak, dosyaları e-posta yoluyla göndererek yaptığımız, SharePoint'te dosya yüklemek için başarılı bir şekilde bir MS akışı oluşturduk. Ayrıca, bu belirli akış için uygun tetikleyicileri ve eylemleri nasıl kuracağımızı da öğrendik. Akışı test edip izledik, ardından beklenen sonuçları aldık.

Bu akış, SharePoint Automate'i kullanmaktan farklıdır çünkü alınan e-postayı tetikleyici olarak ayarladık ve eylem, belge kitaplığınıza eklenen bir dosya ekidir. Bu, Power Automate akışlarını SharePoint içinde kullanmanın ve entegre etmenin mükemmel bir yoludur .

Herşey gönlünce olsun,

Henry Habib